Nowa definicja pracy po pandemii

Podczas pandemii większość firm przerzuciła się na działania zdalne i wbrew wcześniejszym obawom potrafiła kontynuować pracę. Ten okres pokazał, że konieczna obecność w biurze to często mit. Pracownicy przewartościowali swoje priorytety: wellbeing, work-life balance i większa autonomia stały się ważniejsze niż kiedykolwiek. Dane tylko to potwierdzają. 87% pracowników preferuje model hybrydowy, a 77% deklaruje, że możliwość pracy z domu jest kluczowa przy wyborze nowej pracy (IWG Hybrid Works).

W praktyce widać to w sposobie korzystania z biura. Poniedziałki i piątki coraz częściej są dniami pracy zdalnej, łatwymi do połączenia z odpoczynkiem czy krótkimi wyjazdami. Środek tygodnia to czas największej frekwencji w biurze, spotkań i pracy zespołowej.

Barometr JLL 2025 Work-life balance  

Taka zmienność sprawia, że tradycyjny sposób myślenia o przestrzeni (stałe biurka, stałe zespoły, stałe obłożenie) po prostu przestał działać. Coraz więcej organizacji zaczyna więc traktować biuro jak dynamiczny system, którym trzeba zarządzać na podstawie danych, a nie intuicji.

Praca hybrydowa zmienia rolę biura

Firmy notujące najszybsze wzrosty już od kilku lat korzystają z modelu hybrydowego, a według danych aż 63% z nich wdrożyło go na stałe (IWG Hybrid Works). Hybryda poprawia produktywność, wspiera wellbeing i daje pracownikom elastyczność, której oczekują.

W tym modelu biuro przestaje być miejscem statycznym. Odchodzimy od schematu „1 pracownik = 1 biurko” na rzecz wyboru przestrzeni pod konkretne zadanie: jednego dnia cicha strefa do pracy w skupieniu, a innego sala konferencyjna do warsztatów. Zespoły pojawiają się w biurze wtedy, gdy praca naprawdę tego wymaga, a nie tylko dlatego, że tak wygląda grafik.

Dla organizacji to spore wyzwanie operacyjne. Biuro zaprojektowane pod stałą obecność szybko okazuje się na przemian zbyt puste i zbyt zatłoczone. Bez danych i odpowiednich narzędzi trudno nad tym zapanować.

Dane jako podstawa decyzji o przestrzeni

Optymalizacja powierzchni biurowej zaczyna się od odpowiedzi na proste pytanie: jak naprawdę wykorzystywana jest przestrzeń? Dane z raportu JLL 2025 pokazują, że globalne wykorzystanie biur zdążyło już wzrosnąć od końca pandemii do 54%, a organizacje liczą na wzrost tego wskaźnika nawet do 79%. Jednocześnie 73% firm wskazuje redukcję kosztu nieruchomości jako priorytet na najbliższe lata.

JLL 2025 wykorzystanie przestrzeni

Coraz wyraźniej widać, że liczba biurek nie ma znaczenia, jeśli realnie zajęta jest tylko część z nich. Kluczowym wskaźnikiem staje się utilization rate – faktyczne wykorzystanie przestrzeni. Problem w tym, że większość firm nie ma dobrych danych. Tylko 7% organizacji ocenia swoje możliwości w zakresie zbierania danych o wykorzystaniu biura jako „excellent”, co oznacza, że decyzje dotyczące biur nadal zbyt często zapadają na podstawie przeczucia.

Braki technologiczne blokują proces zbierania danych

Kolejną trudnością jest brak odpowiednich narzędzi do osiągnięcia wspomnianych celów. W Tidaro obserwujemy, że duża część firm, które się do nas zgłaszają, do tej pory zarządzała biurem przy pomocy arkusza Excel lub kilku mailowych wątków. To działa, dopóki biuro jest proste, a liczba pracowników niewielka. W realiach pracy hybrydowej, rotacji zespołów i dużych wahań frekwencji taki model bardzo szybko się sypie.

Inteligentne systemy rezerwacji to kręgosłup pracy hybrydowej

Tidaro Banner

W tym miejscu pojawiają się inteligentne systemy rezerwacji, które porządkują codzienne korzystanie z biura i dostarczają dane potrzebne do decyzji strategicznych.

Ich kluczowe funkcje to m.in.:

• rezerwacja biurek, sal i miejsc parkingowych,
• podgląd dostępności w czasie rzeczywistym,
• ograniczanie podwójnych rezerwacji i no-shows,
• raporty o obłożeniu stref, sal i pięter,
• analiza peak days i identyfikacja niewykorzystanych zasobów,
• przekazanie kwestii organizacji wizyt w biurze w ręce pracowników i ich managerów.

Jednym z takich narzędzi jest Tidaro – system rezerwacji i zarządzania, który:

• pozwala pracownikom samodzielnie rezerwować zasoby,
• pokazuje, kiedy w biurze pojawiają się członkowie zespołu, 
• dostarcza raporty o wykorzystaniu przestrzeni, 
• wspiera zarządzanie biurkami, salami spotkań i parkingiem w jednym miejscu, 
• skraca czas potrzebny na zarządzanie biurem. 

W praktyce oznacza to mniej ręcznego „gaszenia pożarów” i więcej czasu na realne zarządzanie przestrzenią.

Technologia, która przekłada się na konkretne oszczędności

Model hybrydowy połączony z odpowiednią technologią generuje wymierne oszczędności. Według IWG każdy pracownik pracujący hybrydowo może zmniejszyć koszty firmy nawet o 11 000 dol. rocznie, choć tak duże kwoty dotyczą przede wszystkim największych organizacji, działających w wielu lokalizacjach i na dużych portfelach nieruchomości. Nie zmienia to faktu, że hybryda potrafi przynieść korzyść także mniejszym firmom.

Źródła oszczędności są jasne, ale dopiero systemowe podejście pozwala je w pełni wykorzystać:

• mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową,
• podwyższona produktywność dzięki lepiej skoordynowanym pracownikom,
• niższe zużycie energii,
• łatwiejsza koordynacja dodatkowych prac w biurze, jak np. sprzątanie, naprawy, remonty,
• niższa rotacja pracowników dzięki lepszemu dopasowaniu biura do ich potrzeb.

IoT i rozwiązania oparte na AI dodatkowo wzmacniają ten efekt: czujniki obecności, inteligentne sterowanie światłem i temperaturą czy predykcja obłożenia pozwalają ograniczać koszty operacyjne bez pogarszania komfortu pracy.

JLL 2025 Założenia programu redukcji kosztów

ABW i rezerwacje, czyli przestrzeń wspierająca współpracę

Activity-Based Working (ABW) to sposób organizacji biura, w którym pracownicy wybierają przestrzeń do pracy w zależności od zadania: ciche miejsce do skupienia, strefę projektową, przestrzeń do współpracy. To odejście od stałego biurka na rzecz biura dopasowanego do różnych stylów pracy.

Badania Tomoko Tokumury pokazują, że po wdrożeniu ABW pracownicy częściej rozmawiają z osobami spoza swojego zespołu, co poprawia przepływ wiedzy. Eismann i Uniwersytet Oksfordzki wskazują dodatkowo na wyższą autonomię, efektywność i lepszy wellbeing pracowników.

ABW Takemura

ABW stawia jednak jeden warunek: musi być dobrze zorganizowane. Sama zmiana układu biura nie wystarczy. Pracownicy muszą wiedzieć jakie strefy są wolne i gdzie mogą pracować z zespołem.

Dlatego tak ważne jest, by ABW szło w parze z systemem rezerwacji. Dzięki rezerwacjom biurek, sal i stref biuro działa płynnie. Pracownicy wiedzą, gdzie pojawi się zespół, i mogą łatwo zaplanować współpracę, a administratorzy widzą realne wykorzystanie przestrzeni i szybciej dostosowują układ biura do realnych potrzeb.

Attedance rate ABW Takemura

Najczęstsze błędy reorganizacji przestrzeni

Reorganizacja biura w kierunku pracy hybrydowej może przynieść świetne efekty, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowana. W praktyce wiele organizacji popełnia te same błędy:

• brak jasnych zasad korzystania z biura,
• za mało komunikacji i edukacji pracowników,
• wdrażanie zbyt wielu zmian naraz,
• ignorowanie realnych potrzeb zespołów.

Badania Tokumury pokazują, że źle zaplanowana implementacja ABW może, paradoksalnie, pogorszyć komunikację, szczególnie wewnątrz zespołów. Dzieje się tak, gdy pracownicy nie wiedzą, gdzie pracują inni członkowie ich zespołu albo gdy brakuje jasnego sposobu planowania dnia w biurze.

Biura sterowane danymi – co dalej?

Biura przyszłości będą działały jak inteligentny system, który potrafi reagować na zmienność i potrzeby pracowników. AI i narzędzia do automatyzacji będą przewidywać obłożenie biura, rekomendować zmiany w układzie przestrzeni, sugerować redukcję niewykorzystanej powierzchni oraz współtworzyć biura modułowe, gotowe do zmian z tygodnia na tydzień.

Systemy rezerwacji już dziś pełnią kluczową funkcję w zarządzaniu pracą hybrydową, a ich rola będzie rosła. Stopniowo przekształcają się w centralne platformy, które pozwalają planować, analizować i koordynować całe życie biura.

Podsumowanie

Optymalizacja biura i wprowadzenie pracy hybrydowej to jedne z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy. Gdy organizacje zaczynają mierzyć faktyczne wykorzystanie przestrzeni, szybko zauważają, które strefy są potrzebne, a które generują koszty bez żadnej wartości. To prowadzi do realnych oszczędności i niższych kosztów operacyjnych.

Kluczową rolę odgrywają tu systemy rezerwacji, bo dostarczają dane, których wcześniej brakowało do podejmowania precyzyjnych działań. Dzięki nim decyzje o reorganizacji są oparte na faktach, a nie intuicji. Systemy te dodatkowo porządkują codzienną pracę i skracają czas potrzebny na zarządzanie biurem, co samo w sobie przynosi firmie oszczędności.

W efekcie reorganizacja przestrzeni wsparta technologią nie jest tylko zmianą layoutu, ale decyzją, która może szybko się zwrócić i na trwałe obniżyć koszty funkcjonowania biura.