Zestawienie fit-out
Czym jest RFI w procesie fit-out?
Planujesz aranżację lub przebudowęprzestrzeni biurowej? Zanim wybierzesz wykonawcę, projektanta czy dostawcęmebli — powinieneś przeprowadzić RFI. To pierwszy i najważniejszy krok wprofesjonalnym procesie zamawiania usług fit-out, który pozwala uniknąć błędówkosztownych na każdym późniejszym etapie budowlanym.
RFI
Request for Information — formalne zapytanie skierowane do potencjalnych dostawców w celu zebrania informacji o ich kompetencjach, zakresie usług, modelach działania i doświadczeniu. Nie jest wiążące — służy wstępnemu rozeznaniu rynku.
Poniższe definicje pomogą Ci sprawnie poruszać się w procesie zamawiania usług fit-out.
Pojęcie
Definicja
RFI (Request for Information)
Zapytanie o informację. Nieformalne, niewiążące pismo do wybranych dostawców, mające na celu zebranie danych o ich kompetencjach i ofercie. Punkt startowy każdego profesjonalnego przetargu.
RFP (Request for Proposal)
Zaproszenie do złożenia oferty. Wysyłane po RFI — do firm wybranych i wstępnie ocenionych. Zawiera pełen zakres wymagań i oczekiwania zamawiającego.
RFQ (Request for Quotation)
Zapytanie ofertowe dotyczące konkretnej ceny. Używane gdy zakres prac jest już jasno zdefiniowany i chcemy wyłącznie porównać ceny.
Fit-out
Kompleksowe prace aranżacyjne i wykończeniowe przestrzeni (biurowej, komercyjnej, usługowej). Obejmuje m.in. projektowanie wnętrz, prace budowlane, instalacje, dostawę mebli i wyposażenia.
DO (Demand Organisation)
Organizacja zamawiająca — klient, użytkownik końcowy przestrzeni. Może to być firma, landlord, deweloper lub inwestor.
TFM / IFM
Total / Integrated Facility Management — model outsourcingu wszystkich usług zarządzania obiektem do jednego operatora.
CAFM
Computer-Aided Facility Management — oprogramowanie do zarządzania przestrzenią, zleceniami i zasobami w obiekcie.
ESG
Environmental, Social, Governance — standardy zrównoważonego rozwoju, coraz częściej wymagane jako kryterium wyboru dostawcy.
Większość błędów w projektach fit-out popełnianych jest na początku — zanim ktokolwiek wbije gwóźdź. Brak wiedzy o rynku, zbyt wczesne zaangażowanie jednego dostawcy lub niedoprecyzowany zakres prac to najczęstsze przyczyny opóźnień i przekroczenia budżetu.
RFI pozwala:
• Poznać rynek i dostępne rozwiązania zanim podejmiesz jakiekolwiek zobowiązanie finansowe.
• Porównać modele działania różnych firm — projektantów, generalnych wykonawców, dostawców mebli i rozwiązań akustycznych.
• Ocenić doświadczenie i kompetencje potencjalnych partnerów w obszarze ESG, technologii i skali działania.
• Lepiej zaprojektować zapytanie ofertowe (RFP) — na podstawie rzeczywistych możliwości rynku.
• Zredukować ryzyko zakupowe dzięki wstępnej selekcji firm, które faktycznie odpowiadają Twoim potrzebom.
• Skrócić cały przetarg nawet o 3–4 miesiące, eliminując zbędne iteracje i nieporozumienia w późniejszych etapach.
Według danych IFMA (Facility Management Sourcing Guide, 2020), stosowanie RFI w procesach kontraktowania usług FM skraca czas przetargu średnio o 25% i zwiększa poziom satysfakcji użytkowników końcowych.
Profesjonalny proces zamawiania usług fit-out przebiega etapami. RFI to nie opcja — to fundament, od którego powinien zaczynać każdy projekt aranżacyjny lub budowlany w przestrzeniach komercyjnych.
Etap procesu
Cel i zakres
1. RFI (Request for Information)
Zebranie informacji o rynku i dostawcach. Niewiążące, bez zobowiązania zakupowego. Pozwala ocenić kompetencje, modele działania i zakres usług.
2. RFP (Request for Proposal)
Zaproszenie do złożenia oferty z pełnym zakresem wymagań. Wysyłane do firm wybranych na podstawie RFI.
3. RFQ (Request for Quotation)
Zapytanie o cenę – stosowane po wstępnej selekcji, gdy zakres jest jasno zdefiniowany.
4. Wybór i negocjacje
Ocena ofert, due diligence, negocjacje warunków i podpisanie umowy.
Podejście etapowe, zgodne z wytycznymi RICS (Procurement of Facility Management, 2020), chroni zamawiającego przed ryzykiem związanym z niedopasowaniem dostawcy, niezdefiniowanym zakresem lub brakiem możliwości porównania alternatyw rynkowych.
Dobrze skonstruowane RFI jest zwięzłe, konkretne i daje rynkowi przestrzeń do pokazania kompetencji. Na podstawie standardów RICS i IFMA, skuteczne RFI w obszarze fit-out powinno zawierać:
1. Opis celów projektu — typ przestrzeni, lokalizacja, szacunkowy metraż, planowany termin realizacji.
2. Zakres oczekiwanych informacji — doświadczenie w fit-out biur/powierzchni komercyjnych, lista referencji, model finansowania i wyceny.
3. Pytania jakościowe — np. "Jak zarządzają Państwo projektem budowlanym i podwykonawcami?", "Jakie mają Państwo doświadczenie w projektach ESG?"
4. Informacje o harmonogramie i dalszych krokach — kiedy nastąpi ocena odpowiedzi i zaproszenie do RFP.
5. Pytania o podejście do technologii i cyfryzacji — np. stosowanie BIM, narzędzi CAFM, platform do zarządzania projektem.
6. Klauzula poufności — RFI nie jest dokumentem prawnie wiążącym, ale dobrą praktyką jest zastosowanie NDA.
Pamiętaj: RFI nie zobowiązuje żadnej ze stron do zawarcia umowy. Jego jedynym celem jest zebranie informacji i selekcja firm wartych zaproszenia do kolejnego etapu.
🏢Z perspektywy zamawiającego (inwestor, landlord, office manager)
RFI to narzędzie, które daje Ci pełną kontrolę nad procesem, zanim cokolwiek zostanie podpisane. Pozwala zidentyfikować dostawców, którzy naprawdę rozumieją Twoje potrzeby — zanim zaangażujesz zasoby finansowe i organizacyjne firmy. Dobrze przeprowadzone RFI buduje też pozycję negocjacyjną: wchodzisz do rozmów z realną wiedzą o rynku.
🔨Z perspektywy wykonawcy i projektanta
RFI wysłane przez profesjonalnego zamawiającego to sygnał, że masz do czynienia z dobrze przygotowanym partnerem. Możesz wstępnie ocenić zakres i zasoby potrzebne do realizacji, zanim poniesiesz koszty pełnego ofertowania. To oszczędność czasu i budżetu — po obu stronach.
📊Z perspektywy doradcy i konsultanta FM
RFI to narzędzie audytu założeń zamawiającego. Pozwala wskazać rozbieżności między oczekiwaniami klienta a realiami rynkowymi — zanim przetarg ruszy. Profesjonalny doradca używa odpowiedzi na RFI do zaprojektowania optymalnej strategii zakupowej: wyboru modelu (design&build, bundled, wyspecjalizowani podwykonawcy) i kryteriów oceny.
Zestawienie fit-out magazynu Obiekty to nie tylko lista firm — to platforma RFI Book umożliwiająca wysłanie jednego zapytania do wielu dostawców jednocześnie, bez żmudnego szukania kontaktów i tworzenia osobnych wiadomości.
• Wybierz kategorie firm, które Cię interesują: Projektanci, Generalni Wykonawcy, Dostawcy mebli i produktów, Doradcy, Remonty.
• Wypełnij jednolity formularz RFI — opisz projekt, zakres, termin i oczekiwania.
• Wyślij zapytanie do wszystkich wybranych firm jednocześnie.
• Firmy odpowiadają bezpośrednio do Ciebie — z propozycją rozmowy lub oferty wstępnej.
• Zarządzaj historią zapytań i odpowiedzi przez swój panel użytkownika.
To podejście jest w pełni zgodne z dobrymi praktykami sourcingowymi promowanymi przez IFMA i pozwala przeprowadzić nieformalny benchmark rynku bez angażowania formalnych procedur przetargowych.
WEBINAR:
Sztuka zamawiania w tandemie z AI
część 1 - RFI w fitout bazą dobrego workplace
Project management procesu budowlanego - jak nie spalić się na starcie?
RFI to dokument skierowany do potencjalnych dostawców, mający na celu zebranie informacji niezbędnych do oceny rynku i doprecyzowania zakresu przyszłego postępowania przetargowego.
Problem w tym, że niewiele osób wie jak prowadzić ten proces sprawnie i skutecznie, aby pozyskać dostawcę, który spełni oczekiwania.
Strategiczne dopasowanie zamawiającego i dostawcy jest jednym z głównych czynników sukcesu i o tym chcemy porozmawiać podczas webinaru, który odbędzie się już 24 lutego.
RFI Book by Obiekty teraz na sterydach AI
Jeśli chcesz nauczyć się jak prowadzić zaawansowane postępowania ofertowe z wykorzystaniem bazy danych Obiektów oraz narzędzi AI - zdecydowanie powinieneś się u nas pojawić.
Dlaczego warto?
- Wygenerujesz swoje pierwsze TESTOWE RFI z narzędziem AI w zaledwie 15 minut…
- Wyślesz je w ramach sandboxa do dostawców i dowiesz się jak na nie zareagują - bez ryzyka angażowania czasu, środków i potencjału intelektualnego organizacji
- Rozpoznasz problem i reakcje rynku na Twoje pytanie
- Poznasz standard zamawiania usług w oparciu o RFI
- RICS: "Procurement of Facility Management" (2020), https://www.rics.org
- IFMA: "FM Sourcing Guide" (2020), https://www.ifma.org
- Dowiedz się jak skrócić cały przetarg do minimum i zbudować świadomy dialog pomiędzy dostawcą a zamawiającym, skracając proces o 3-4 miesięcy
Co najważniejsze - nie zaczynamy od przetargu od razu – pokażemy w praktyce, jak na warsztacie wykorzystać zapytania RFI i benchmark, by sprawdzić rynek, zebrać informacje i przygotować się do decyzji bez formalnych procedur
Webinar poprowadzą:
Jan Pawlik - architekt, ekspert obszaru fit-out FM i workplace
Andrzej Poradzisz - ekspert AI, twórca AI Instytut
Agenda:
START: 10:00 KONIEC 11:30
- Powitanie zebranych. O celu stosowania RFI - omówienie problemu, Krzysiek Kogut
- Po co workplace, facility i office manager ma robić RFI w procesie budowlanym? - Jan Pawlik
- Prezentacja problematyki AI w postępowaniach FM-owych i AI Act - dlaczego warto dbać o bezpieczeństwo danych - Andrzej Poradzisz
- Prezentacja case study do kreowania przykładowego RFI - na jego podstawie nauczysz się formułować własne RFI - Jan Pawlik
- Warsztaty - wspólne stworzenie i generacja RFI
- Przesłanie jej na platformę, Obiekty RFI BOOK za pomocą listy RFI
- Sesja pytań i odpowiedzi - pomiędzy dostawcami a zamawiającymi
- Zakończenie
Lista firm z usługami fit-out podzielona według kategorii: Doradcy, Projektanci, Generalni Wykonawcy, Remonty oraz Produkty (meble, wykładziny, rozwiązania akustyczne, oświetlenie itp.):
.avif){kind=logo}
%20(1)%20(1).avif){kind=logo}
.avif)
.avif){kind=logo}
