Rekomendacje projektowe, między teorią a praktyką 

Z perspektywy workplace designu liczba budek przypadających na zespół to wypadkowa stylu pracy, struktury organizacji oraz fizycznych możliwości przestrzeni. Istnieją jednak wytyczne, które pozwalają określić minimalne proporcje.

Polskie przepisy wymagają zapewnienia odpowiedniej ilości kubatury na pracownika, co przekłada się na około 5 m² powierzchni na osobę jako minimum. Dobre praktyki projektowe oraz dążenie do uzyskania komfortu pracy w biurze sugerują jednak zapewnienie większej przestrzeni. British Council for Offices (BCO) w swoim Specification Guide 2023 zaleca, aby zapewnić co najmniej 10 m² powierzchni biurowej na osobę w standardowych przestrzeniach roboczych, a liczba budek akustycznych powinna być dostosowana do specyfiki organizacji i jej potrzeb. 

Podobne wskazania formułują Gensler, CBRE czy Steelcase, które (na podstawie badań środowisk pracy) podkreślają, że rosnące znaczenie pracy koncepcyjnej i komunikacji zdalnej zwiększa potrzebę dostępu do prywatnych przestrzeni pracy, takich jak budki akustyczne.

Dane z raportu Leesman Index (2022–2024), obejmującego setki tysięcy użytkowników biur na całym świecie wskazują, że satysfakcja pracowników z przestrzeni biurowej wzrasta w organizacjach, w których przypada co najmniej jedna budka na 6 osób. Wyniki te podkreślają znaczenie zapewnienia odpowiedniej liczby prywatnych przestrzeni w biurze dla poprawy doświadczeń pracowników.

Typy organizacji a zapotrzebowanie na budki akustyczne

Liczba budek akustycznych powinna uwzględniać istniejące sale spotkań i focus roomy, mogą je uzupełniać lub częściowo zastępować. Budki modułowe zapewniają też elastyczność aranżacyjną, choć większe konstrukcje mogą wymagać specjalistycznego montażu. Ponadto liczba budek akustycznych w biurze powinna być dostosowana do specyfiki organizacji, modelu pracy oraz rodzaju wykonywanych zadań. Współczesne wytyczne projektowe wskazują na konieczność uwzględnienia tych czynników w procesie planowania przestrzeni biurowej.

• Firmy technologiczne i software’owe: W organizacjach opartych na pracy koncepcyjnej, rozproszonej oraz częstych spotkaniach online, rekomenduje się zapewnienie jednej budki akustycznej na 4-5 pracowników. Budki pełnią wówczas rolę mikropokoi do wideokonferencji, kreatywnej pracy czy pracy wymagającej koncentracji.
• Firmy konsultingowe i doradcze: Ze względu na tryb projektowy, mobilność zespołów i potrzebę dyskrecji, popularna jest proporcja 1:5/1:6. Kluczowe jest także zapewnienie budek różnego typu – od jednoosobowych po kabiny dla 2-4 osób, umożliwiające poufne rozmowy lub pracę nad projektem.
• Instytucje administracyjne i urzędy: W organizacjach opartych na pracy stacjonarnej i powtarzalnych zadaniach, gdzie dominuje model open space, wystarcza zwykle jedna budka na 8–10 osób, wykorzystywana głównie do rozmów telefonicznych i okazjonalnych spotkań online.

Układ budek na planie piętra, ergonomia, dostępność i prywatność

Warto podkreślić, że sama liczba budek nie zawsze odzwierciedla rzeczywiste potrzeby użytkowników. Badania wskazują, że równie ważne, jeśli nie ważniejsze, jest rozmieszczenie budek oraz jakość ich integracji z przestrzenią biura. Nawet przy odpowiedniej proporcji, niewłaściwe umiejscowienie, brak systemu rezerwacji, słaba akustyka czy niedostateczna wentylacja mogą skutkować tym, że pracownicy z nich nie korzystają.

Jak wskazuje Steelcase w raporcie Global Report on Workplace Satisfaction, użytkownicy często rezygnują z budki, jeśli jej znalezienie wymaga czasu, oczekiwania lub wiąże się z dyskomfortem. Dlatego w projektowaniu biur nie liczy się wyłącznie liczba budek, kluczowe są: lokalizacja, ergonomia i łatwość użycia, które w praktyce decydują o faktycznej dostępności i efektywności tych przestrzeni.

To, gdzie i jak zostaną umieszczone budki, wpływa nie tylko na komfort użytkowania, ale także na mikroklimat akustyczny i psychiczny całego biura.

Steelcase promuje koncepcję neighborhoods - stref biurowych łączących miejsca pracy indywidualnej, zespołowej, sale spotkań i przestrzenie prywatne. Rozwiązanie to ułatwia dostęp do odpowiednich środowisk pracy, zwiększa komfort i poczucie przynależności do zespołu, a tym samym poprawia satysfakcję pracowników.

Zasady ergonomii i dobre praktyki użytkowania

Podstawowa zasada brzmi: budka powinna znajdować się tam, gdzie realnie powstaje potrzeba cichej pracy lub poufnej rozmowy, lecz nie powinna ingerować w swobodę korzystania z przestrzeni. Budki warto lokalizować blisko stanowisk pracy, by ich użycie nie wiązało się z wyprawą przez biuro.

• Najlepiej sprawdza się układ peryferyjny, przy ścianach, filarach, strefach przejściowych, z zachowaniem bufora (np. zieleni, paneli akustycznych).
• Ważne są także węzły komunikacyjne, budki powinny być dostępne z różnych części piętra, bez konieczności pokonywania dużych odległości.

Widoczna czy dyskretna?

Jednym z kluczowych dylematów w projektowaniu przestrzeni biurowych jest widoczność budek akustycznych. Budka może pełnić funkcję widocznego akcentu wizualnego, wprowadzając kolor i indywidualny charakter przestrzeni, sygnalizując kulturę organizacyjną sprzyjającą różnym stylom pracy. Z drugiej strony, zbyt ekspozycyjna lokalizacja (np. przy recepcji czy w głównym korytarzu czy w miejscach o dużym natężeniu ruchu) bywa kłopotliwa i może działać odwrotnie. Pracownicy mogą unikać korzystania z budki, jeśli czują się w niej obserwowani. 

Dlatego projektanci podkreślają, że optymalne umiejscowienie budki wymaga równowagi, powinna być łatwo dostępna i widoczna dla użytkowników, a jednocześnie subtelnie wpisana w przestrzeń, tak aby zapewniała prywatność i komfort psychiczny podczas pracy w skupieniu.

‍

Czego unikać?

Jednym z częstych błędów projektowych jest sytuowanie budek akustycznych w pobliżu sanitariatów czy kuchni. Z punktu widzenia ergonomii i psychologii środowiska pracy, to lokalizacje niekorzystne. Generują wysoki poziom bodźców: nieprzyjemne zapachy czy intensywny, rozpraszający ruch użytkowników. Takie otoczenie obniża komfort korzystania z budki, a w konsekwencji zniechęca pracowników do jej używania.

Dodatkowo, budki ustawione w takich strefach tracą na prestiżu - zamiast być postrzegane jako profesjonalne narzędzie do pracy w skupieniu, stają się elementem przypadkowym, upchniętym w resztkach dostępnej przestrzeni. Tymczasem badania (m.in. Leesman Index) wskazują, że postrzegana jakość przestrzeni pracy silnie koreluje z satysfakcją i efektywnością pracowników.

Dlatego eksperci rekomendują, aby traktować lokalizację budek jako świadomy element planu biura, a nie sposób na zagospodarowanie pustych metrów. Odpowiednio dobrane otoczenie: ciche, neutralne, zapewniające poczucie prywatności sprawia, że budka rzeczywiście spełnia swoją funkcję i buduje pozytywne doświadczenie użytkownika.

Wpływ na mikroklimat akustyczny i psychiczny

Budki akustyczne pełnią istotną rolę w kształtowaniu mikroklimatu biurowego. Ich odpowiednie rozmieszczenie:

• Wprowadza strefowość, dzięki czemu przestrzeń biurowa przestaje być jednolita i zyskuje naturalne podziały na strefy ciche i głośniejsze.
• Buduje komfort psychiczny. Świadomość, że w każdej chwili można zniknąć w budce, zmniejsza poziom stresu i poprawia koncentrację.

W praktyce oznacza to, że budki nie tylko odpowiadają na konkretne potrzeby (rozmowa telefoniczna, spotkanie online), ale też pośrednio poprawiają jakość pracy wszystkich pracowników, nawet tych, którzy z nich nie korzystają.

Budka jako część spójnej całości

Budki akustyczne, takie jak te oferowane przez Spoty Systems, traktowane są jako element architektury biura. Dzięki różnorodności form, kolorów i wykończenia mogą stanowić atrakcyjny akcent wizualny i funkcjonalny, a jednocześnie przełamywać monotonię open space’u.

Zarówno producenci kabin, jak i architekci, dążą dziś do tego, aby budki były integralnie powiązane z całością koncepcji biura. Oznacza to spójne wzornictwo, przemyślane materiały, ale także funkcjonalne detale: od odpowiedniego oświetlenia, przez systemy rezerwacji zintegrowane z Outlookiem czy Google Calendar, po wydajną wentylację i czujniki zajętości.

Dzięki temu budki stają się nie tylko miejscem ciszy, ale także pełnoprawnym narzędziem codziennego funkcjonowania biura, wspierającym efektywność, dobrostan i pozytywne doświadczenie użytkowników.

„Z perspektywy mojej praktyki projektowej mogę potwierdzić, że budki akustyczne są stałym elementem niemal każdego współczesnego biura. Ich liczba nie wynika jedynie z modnych trendów czy ogólnych wytycznych, lecz przede wszystkim z układu funkcjonalnego - liczby sal spotkań, focus roomów. Budki często stanowią ich uzupełnienie, a czasem pełnoprawną alternatywę, szczególnie w firmach, które rezygnują z rozbudowanej infrastruktury. 

Ważnym wątkiem jest integracja budek z podziałem przestrzeni na tzw. neighborhoods,. Każdy zespół powinien mieć równy dostęp do zasobów, od sal po budki, co buduje poczucie przynależności i sprzyja efektywności. Cenne jest też wskazanie, że sama liczba budek nie przesądza o ich skuteczności, równie istotne są lokalizacja, ergonomia i jakość wykonania.

Budki akustyczne zmieniły sposób myślenia o biurze. Stały się symbolem troski o komfort pracownika i elastyczności przestrzeni.” Łukasz Sztuka, Architekt, projektant wnętrz komercyjnych, lsatelier.pl