#1 Koordynacja międzybranżowa to złoty środek. Nie bój się pytać, rozmawiać i zapraszać do stołu specjalistów

‍

Dziś nie wystarczy już osobno zaprojektować przestrzeń, wyposażyć ją w meble i dobrać technologię. Skuteczne biuro powstaje wtedy, gdy decyzje podejmowane są w dialogu i przy udziale wszystkich kluczowych interesariuszy: architektów, integratorów technologii, HR, IT, działu administracji, najemców i użytkowników końcowych.

Z perspektywy integratora systemów audiowizualnych dostrzegamy, jak wiele trudności i nieefektywności wynika z braku odpowiednio wczesnej koordynacji międzybranżowej. Niedopasowane do funkcji przestrzeni technologie, niewystarczająca infrastruktura pod systemy AV, błędy akustyczne czy nadmiar kosztów wynikający z późnych zmian projektowych, to częste efekty pracy w silosach. A przecież chodzi o to, by ludzie chcieli tam pracować, z energią, koncentracją i poczuciem sensu.

Koordynacja międzybranżowa obejmuje wszystkie branże w biurze – od elektryki, przez BHP, aż po klimatyzację, łącząc wszystkie elementy w spójną i efektywną całość. Już na wczesnym etapie warto stworzyć interdyscyplinarny zespół roboczy lub radę doradców, złożoną z przedstawicieli kluczowych działów oraz zewnętrznych ekspertów. Takie podejście umożliwia szybsze podejmowanie trafnych decyzji, jak również pozwala uniknąć kosztownych błędów i przekształca projekt w realne wsparcie dla procesów biznesowych. Na przykładzie ostatnich projektów, wiemy, że odpowiednio prowadzona koordynacja międzybranżowa to dziś nie „nice to have”, lecz jeden z kluczowych czynników sukcesu.

#2 Akustyka to fundament, a nie detal. Zaplanuj ją na starcie, zanim Twoje biuro zacznie „brzmieć” źle

Biura przeszły w ostatnich latach ogromną transformację, z przestrzeni do codziennej pracy przekształciły się w showroomy, miejsca eventów, spotkań, współpracy i wymiany wiedzy. Jednak bez względu na to, jak zmienia się ich funkcja, jeden problem pozostaje niezmienny – hałas.

Z raportu przeprowadzonego przez markę Jabra wynika, że aż 74% pracowników wskazuje dźwięki otoczenia jako źródło dyskomfortu psychicznego, a 63% zauważa, że wpływa on również na ich fizyczne zmęczenie. Co więcej, największym problemem nie są dźwięki maszyn, lecz rozmowy współpracowników, zwłaszcza w strefach open space. Dodajmy do tego niską jakość dźwięku podczas spotkań online, która często prowadzi do nieporozumień, napięć oraz przeciągających się rozmów, i w ten sposób otrzymujemy gotowy przepis na utratę produktywności oraz niechęć do pracy w takim środowisku.

Dlatego akustyka nie może być traktowana jako coś, co „się dopracuje później”. Jej właściwe zaplanowanie już na etapie koncepcji architektonicznej to inwestycja, która procentuje na wielu poziomach: Od dobrostanu pracowników, przez uniknięcie dodatkowych kosztów, po jakość współpracy i skuteczność komunikacji. Biuro powinno oferować różnorodne strefy akustyczne: od przestrzeni do pracy w skupieniu, przez sale spotkań, po miejsca integracji, a każda z nich wymaga innego podejścia i innych parametrów pochłaniania dźwięku.

‍

Co ważne, technologia audio nie jest w stanie „naprawić” źle zaprojektowanej akustyki. Pogłos, nieodpowiednia izolacja ścian, nieszczelne drzwi czy niewystarczająca liczba paneli dźwiękochłonnych to problemy, których nie rozwiążą nawet najlepsze mikrofony. Właśnie dlatego współpraca architekta, integratora systemów AV i specjalistów akustycznych jest tak istotna już na samym początku procesu. Świadomie zaprojektowane środowisko akustyczne nie tylko podnosi komfort pracy, lecz także realnie wspiera koncentrację, ogranicza stres i zwiększa zaangażowanie. A to wszystko przekłada się na lepsze wyniki biznesowe.

#3 Zarząd kocha liczby. Daj mu powód, żeby Cię słuchał i koniecznie zbieraj dane z użytkowania biura

Mierz, mierz, i jeszcze raz mierz. Zbieraj twarde dane dla zarządu.  Niezależnie od tego, czy biuro dopiero co przeszło modernizację, czy właśnie planujesz zmiany, warto wiedzieć, jak naprawdę funkcjonuje. Dane możesz pozyskiwać na różne sposoby. Według naszej wiedzy, wykorzystanie w tym celu systemów audiowizualnych, jak i wsparcia AI będzie opcją najbardziej efektywną. Z ich pomocą możesz monitorować wykorzystanie przestrzeni w czasie rzeczywistym. Zamiast mówić: „Pracownicy narzekają na brak salek”, możesz pokazać dane, które uwzględnią:

• sposób wykorzystywania sal (typy spotkań),
• pomieszczenia cieszące się największą popularnością (przeciążone), a także te, których unikają Twoi pracownicy,
• liczbę organizowanych spotkań w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
• czas trwania spotkań,
• statystykę rzeczywistych uczestników (weryfikacja frekwencji pod kątem tego, czy rezerwowane miejsca są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem),
• niedostępność sal, ponieważ są zablokowane na cykliczne spotkania bez uczestników (ilość spotkań widmo),
• dane dotyczące temperatury, wilgotności i jakości powietrza czy poziomu hałasu.

Z pomocą systemów AV sprawdzisz, jak faktycznie „żyje Twoje biuro”, dokąd migrują ludzie między poszczególnymi przestrzeniami, które dni to „office days”, a w których „wieje pustką”. Wszystkie te informacje uzyskasz w przystępnej formie z możliwością generowania zróżnicowanych raportów i wykresów, całkowicie anonimowo, bez ingerencji w prywatność użytkowników.

Dzięki takim informacjom możesz nie tylko lepiej zrozumieć potrzeby użytkowników, lecz także zbudować przekonujący business case dla Zarządu. Dane z systemów AV uwzględniają informacje, które zmieniają zasady gry. Zamiast zgadywać, dlaczego ludzie nie korzystają z niektórych przestrzeni, możesz to sprawdzić i zareagować – zmienić ich funkcję, doświetlić je, dołożyć niezbędny sprzęt, poprawić akustykę albo ułatwić rezerwację.

Mierząc i analizując realne wykorzystanie biura, przygotujesz się na przyszłe zmiany, jak również odzyskasz kontrolę nad przestrzenią, która powinna działać na rzecz ludzi i organizacji.

‍