Emilia Kubiec: Moja rola polega na kompleksowym prowadzeniu projektów - to prawda. Kiedy zapadła decyzja, że jako Cavatina zaczynamy we własnym zakresie zarządzać naszymi budynkami biurowymi – a mamy w portfelu 7 kompleksów biurowych i w sumie 13 spółek – musieliśmy zbudować odpowiednie struktury. Do tej pory rozliczenia budynków realizowała dla nas firma zewnętrzna. Aby uzyskać lepszą kontrolę nad procesami, m.in. nad skomplikowanym rozliczaniem mediów, zaczęliśmy przejmować poszczególne segmenty zarządzania. Zbudowaliśmy zespół i w drodze przetargu wybraliśmy system NOVO. Zdecydowaliśmy się na nich m.in. dlatego, że to polska firma, która skupia się wyłącznie na technologii dla nieruchomości. To dawało nam gwarancję, że nie będą rozpraszać swoich zasobów, tylko rozwiną system dokładnie w tym kierunku, na którym nam zależy.

Emilia Kubiec: Szczerze mówiąc, nie da się tego łatwo ująć w sztywnych proporcjach, bo wszystko zależy od tego, jakich informacji szukamy. Z człowiekiem w obiekcie ustalam stan faktyczny: czy wszystko działa, czy nie ma wycieków, czy nie doszło do jakiejś awarii. Natomiast wszelkie dane i aspekty finansowe pochodzą już bezpośrednio z systemów. Człowiek jest tu jednak absolutnie niezbędny, bo to on na końcu te dane do systemu wprowadza.

Emilia Kubiec: Na pewno byłoby znacznie trudniej. Doskonałym przykładem jest rozliczanie mediów. Wcześniej opierało się ono na gigantycznych arkuszach Excel, które property managerowie musieli uzupełniać ręcznie. Choć były one w pewnym stopniu zautomatyzowane, wciąż generowały ryzyko błędów i opóźnienia w fakturowaniu. Wdrożenie NOVO wymusiło na nas uporządkowanie tych danych. Proces czyszczenia informacji i wyprowadzania wszystkiego do „statusu zero” był ogromnym wyzwaniem, ale dzięki temu system sam wystawia faktury, które pięknie się kompensują i wykazują np. konsumpcję budżetu w danym obiekcie. Managerowie wykonywali wcześniej tytaniczną, ręczną pracę. Dziś jest to zautomatyzowane.

Emilia Kubiec: Musimy rozgraniczyć dwie sfery. Raport wskazuje kwestie finansowe i liczbowe, a w obiekcie dzieją się rzeczy fizyczne. Raport nie pokaże mi bezpośrednio, że u najemcy doszło do awarii sprzętu, a w obiekcie z kolei nie dowiem się od razu, że ktoś miał w danym miesiącu drastycznie zwiększone zużycie prądu. Ale te dwa światy można połączyć. Mam tu ciekawe doświadczenie, ponieważ zanim dołączyłam do zespołu zarządzającego Cavatiny, byłam najemcą w ich budynku. Analizowałam wtedy raporty bardzo szczegółowo. Kiedy dostawaliśmy zestawienia z wyższym zużyciem chłodu, musieliśmy sprawdzić to fizycznie: czy pracownicy źle ustawili temperaturę na zadajnikach, czy może zepsuła się jednostka klimatyzacyjna na piętrze. Dopiero połączenie danych z systemu z weryfikacją człowieka na miejscu daje pełny obraz sytuacji.

Emilia Kubiec: To zależy w dużej mierze od naszych najemców i od tego, jak aktywnie pracują na udostępnianych przez nas danych. Dostarczamy im paczki informacji – dziś analizowane bardzo często pod kątem raportowania ESG – i jeśli najemca zauważy anomalię, np. wyższe rachunki za ciepło w letnich miesiącach, natychmiast wyłapuje, że coś jest nie tak. Wtedy wspólnie siadamy do analizy. Sprawdzamy, czy to kwestia stawki, wyższego zużycia, czy może problemu technicznego. Wymiana informacji na linii system–człowiek następuje więc dość szybko, gdy tylko widzimy nielogiczne odchylenia.

Emilia Kubiec: Raczej w drugą stronę – zaczęliśmy wyciągać z systemu znacznie więcej, niż początkowo zakładaliśmy. NOVO musiał odhaczyć wszystkie nasze procesy bazowe (to był warunek brzegowy przetargu), a teraz zaczynamy się nim „bawić”. Rozbudowujemy np. rent-roll, który wcześniej funkcjonował w prostym Excelu. Dodajemy do niego nowe funkcje, np. śledzenie różnic w rozliczeniu budżetu nie tylko procentowo, ale też kwotowo z miesiąca na miesiąc. Pozwala nam to jeszcze dokładniej kontrolować konsumpcję budżetu w trakcie roku i wprowadzać ewentualne korekty przed zamknięciem bilansu.

Emilia Kubiec: Zdecydowanie wymusiła. Przy KSeF nie ma już swobodnego „cofania” raz wystawionej faktury – każda zmiana wymaga oficjalnej korekty, co uczy ogromnej precyzji. U nas zbiegło się to idealnie w czasie. Właśnie rezygnowaliśmy z usług firmy outsourcingowej. Firma ta zaproponowała nam wdrożenie KSeF w tym ostatnim miesiącu współpracy za dodatkową opłatą. Stwierdziliśmy, że skoro NOVO jest już gotowe i przetestowane, zrobimy to sami. Przełączyliśmy fakturowanie najmów na nasz nowy system i wszystkie pierwsze dokumenty poszły do KSeF bezbłędnie. Co ważne, NOVO rozwiązuje nam też problem z załącznikami do faktur z rozliczeniem mediów (których KSeF wciąż nie „trawi”). System wysyła je teraz automatycznie z naszej skrzynki do odpowiednich najemców, oszczędzając czas.

Emilia Kubiec: Udział człowieka jest na początku i na końcu. Proces wygląda tak, że property manager musi najpierw ręcznie wprowadzić fakturę zakupową od dostawcy. Dlaczego? Bo nie wszystkie jej składniki wchodzą do refaktur dla najemców – część to koszty wspólne, które rozlicza się inaczej na każdym budynku. Kiedy PM wprowadzi fakturę i zaciągnie plik z odczytami z systemu BMS, cała reszta dzieje się automatycznie, w oparciu o ustalone wcześniej w systemie algorytmy (np. proporcjonalny podział kosztów z centrali wentylacyjnej według zajmowanej powierzchni). Ostatnim krokiem jest weryfikacja i akceptacja wygenerowanych faktur przez nasz dział finansowy.

Emilia Kubiec: Taki wirtualny agent mógłby być niezwykle przydatny, np. dla działu komercjalizacji, podpowiadając, na ile dany układ i najemca jest dla nas opłacalny. Jednak ostateczna decyzja biznesowa zawsze pozostanie po stronie zarządu. AI nie wyznaczy nam kierunku rozwoju ani nie zbuduje relacji z najemcą. Biznes to nie tylko liczby w tabelach – to przede wszystkim relacje z człowiekiem po drugiej stronie. Chętnie zobaczę sugestie od AI, ale proces decyzyjny musi zostać w gestii człowieka.

Emilia Kubiec: Na ten moment operujemy w sferze automatyzacji. NOVO wdraża powtarzalne reguły, które automatyzują procesy zdefiniowane wcześniej przez człowieka. Wirtualnych agentów (AI) jeszcze w systemie nie mamy, ale wiem, że NOVO planuje takie rozwiązania i bardzo na nie czekamy. Liczymy, że podsuną nam nowe pomysły na przejrzystsze układanie danych. Na ten moment jednak po prostu uczymy się nowego narzędzia i automatyzujemy procesy, żeby zyskać przestrzeń do głębszej analityki.

Emilia Kubiec: Wysłanie samego wezwania – jak najbardziej. Kończymy właśnie konfigurowanie w NOVO zautomatyzowanego modułu windykacyjnego. System może samodzielnie wysłać pierwsze i kolejne wezwania, powiadamiając, że brak wpłaty poskutkuje np. wpisem do KRD. To są formalności narzucone ustawowo, które muszą zostać dopełnione wobec każdego. Granica leży krok dalej. O tym, czy faktycznie dokonamy wpisu do rejestru dłużników, uruchomimy zabezpieczenia umowne czy skierujemy sprawę na ścieżkę sądową – decyduje już człowiek i zarząd. To decyzje wymagające wyczucia biznesowego danej sytuacji, których nie da się w pełni oprogramować.

Emilia Kubiec: Właśnie tych finalnych decyzji biznesowych. Chcę automatyzować uciążliwe formalności, żeby system pilnował terminów i wysyłał wezwania, ale to my musimy decydować, jak daleko posuniemy się w windykacji i w zarządzaniu relacjami. Maszyna nie czuje kontekstu rynku.

Emilia Kubiec: U nas osób wręcz przybyło, bo zespół tworzyliśmy od zera po odejściu od outsourcingu. Jeśli pyta Pani o kompetencje, to dziś zdecydowanie patrzymy w kierunku analityki danych. Widzimy z koleżanką, która dowodzi zespołem finansowym, że nie potrzebujemy już tylko kogoś od „klepania tabelek” i wystawiania faktur, ale osoby umiejącej obsługiwać narzędzia typu Power BI. Szukamy chęci do nauki, predyspozycji analitycznych i umiejętności odpowiedniego filtrowania ogromnych zbiorów danych, tak by system robił analizę za nas. To kompetencja, o której trzy lata temu przy zwykłych zadaniach finansowych w ogóle byśmy nie pomyślały.

Emilia Kubiec: Nie uważam, żeby jakikolwiek proces zniknął całkowicie. Technologia zmodyfikuje nasze zadania i przyspieszy pracę, ale na końcu każdego z tych procesów musi siedzieć człowiek, który podejmie ostateczną decyzję. W poprzedniej firmie – branża gamingowa – w dziale zajmującym się tłumaczeniami mieliśmy pewien stopień automatyzacji, ale na końcu i tak to człowiek musiał zweryfikować to, czy maszyna przeprowadziła tłumaczenie prawidłowo, z ujęciem kontekstu itd. To samo mamy w przypadku testowania funkcjonalnego - AI świetnie radzi sobie z tym, co już wcześniej istniało w bazach danych, ale przy testowaniu innowacji, „czegoś czego nie było”, zawsze musiał wkroczyć człowiek Maszyna przygotowuje doskonały wsad, analizuje liczby, ostrzega przed zwiększonym zużyciem wody – ale to człowiek idzie na piętro upewnić się, czy to pękła rura, czy ktoś zostawił odkręcony kran. I tak pozostanie.