Na ulicach azjatyckich metropolii możemy spotkać hologramy 3D wchodzące w interakcję z publiką dzięki zaawansowanym mechanizmom AI. W mediach społecznościowych znajdziemy influencerów wygenerowanych w pełni przez algorytmy – postaci takie jak Lu do Magalu śledzą dziesiątki milionów ludzi. Jake Moore, brytyjski ekspert od cyberbezpieczeństwa, przy użyciu ogólnodostępnych narzędzi AI stworzył awatar kobiety, który w procesie rekrutacyjnym pokonał 261 żywych kandydatów i otrzymał ofertę pracy.

Przenieśmy teraz wszystkie te rozwiązania do środowiska biurowego i wyobraźmy sobie, co to może oznaczać za 5–7 lat. Załóżmy pozytywny scenariusz: AI nie zastąpi ludzi, a większość organizacji nadal będzie opierać się na pracy w biurach. Mimo to możemy spokojnie założyć, że wkrótce będziemy na co dzień obcować z awatarami, inteligentnymi asystentami i autonomicznymi maszynami. Powstanie prawdziwie hybrydowe środowisko pracy, w którym maszyny i ludzie będą blisko współpracować.

Możemy sobie wyobrazić budynek jako wielkiego, mało mobilnego robota. Wszystkie systemy w budynku i w przestrzeni biurowej będą ze sobą sprawnie współdziałać i autonomicznie optymalizować jego funkcjonowanie. W biurze naszpikowanym czujnikami IoT i systemami analitycznymi zyskamy pełną kontrolę nad operacjami. Asystent cyfrowy w dowolnym momencie pomoże rozwiązać każdy problem logistyczny czy techniczny – a my, jako „human in the loop”, zweryfikujemy rozwiązanie i zaakceptujemy plan działania. Zespoły zarządzające budynkiem i przestrzenią biurową nie będą skupiać się na ręcznym wyciąganiu raportów z systemów, żmudnej analityce i doraźnych działaniach – zyskają czas, by podejmować kluczowe decyzje i wdrażać strategie.

Niezależnie od ostatecznego kształtu tego scenariusza czeka nas zmiana głębsza niż kiedykolwiek wcześniej. Zespoły Facility czy Workplace Managementu będą musiały działać na styku maszyn i ludzi – pod warunkiem, że zbudują autentyczny dialog i efektywną współpracę z obydwoma tymi światami.

Współczesny workplace manager nie może być już wyłącznie administratorem powierzchni i nadzorcą umów najmu. Nawet jeśli dzisiaj często boryka się jeszcze z brakiem dobrych danych i narzędzi, wkrótce może się to zmienić. Nowa rzeczywistość wymaga solidnego zaplecza cyfrowego.

Kluczowa staje się umiejętność płynnej pracy z danymi pochodzącymi z wielu źródeł. Managerowie muszą rozumieć architekturę systemów BMS, umieć analizować użytkowanie przestrzeni oraz wyciągać wnioski biznesowe z liczb, zamiast polegać wyłącznie na intuicji. Myślenie systemowe i umiejętność zadawania kluczowych pytań otworzy możliwość wykorzystania pełnego potencjału danych, które wkrótce będą dla nas dostępne.

Zrozumienie infrastruktury biurowej opartej na wirtualnych modelach obiektów (digital twins) staje się fundamentem optymalizacji kosztów i śladu węglowego. Cyfrowy bliźniak pozwala symulować zmiany aranżacyjne, testować obciążenie klimatyzacji czy przewidywać awarie techniczne, zanim wpłyną one na komfort pracowników. W dzisiejszych realiach najemcy rzadko mają jednak możliwość skorzystania z potencjału tych systemów. Jednym z czynników, które mogą to zmienić, są świadomi technicznie najemcy. Mając wiedzę na temat możliwości optymalizacyjnych systemów czy dostępnych danych, mogą lepiej wywierać presję na wynajmującym i stać się beneficjentami optymalizacji. W połączeniu z umiejętnością wykorzystania sztucznej inteligencji do tworzenia integracji pomiędzy systemami i automatyzacji procesów zespół Workplace Management może sprawnie łączyć dane budynkowe (np. zużycie energii na poszczególnych piętrach) z własnej przestrzeni (np. wykorzystanie systemów AV) do optymalnego wykorzystania powierzchni. W ten sposób tworzy się w zespole potężny zestaw kompetencji, który pozwala kreować nowe narzędzia i osiągać mierzalne rezultaty.

Jednocześnie w budynku i biurze naszpikowanym czujnikami monitorującymi obecność, nawyki i preferencje pracowników pojawia się wiele nowych ryzyk. Workplace manager musi mieć świadomość konieczności ochrony danych osobowych (RODO), dbać o prywatność użytkowników i rozumieć mechanizmy zabezpieczania systemów przed cyberzagrożeniami. Jeśli nie zadbamy o właściwe zabezpieczenia i dobrą komunikację, to tworząc własne rozwiązania do zarządzania workplace’em, możemy nieświadomie zwiększyć ryzyko dla całej organizacji lub napotkać na opór przed zmianą.

Paradoksalnie, im więcej technologii wprowadzamy do biura, tym ważniejsze stają się czysto ludzkie kompetencje. Zespoły workplace od lat wyróżniają się wysokimi umiejętnościami komunikacyjnymi, jednak praca w zorganizowanych ekosystemach hybrydowych – gdzie cyfrowi asystenci staną się częścią zespołu – postawi przed nimi zupełnie nowe wyzwania.

Algorytmy i technologie dadzą nam odpowiedzi na nurtujące pytania – nie tylko które biurka są zajęte, ale również dlaczego i jak to wpływa na organizację i operacje. Dadzą nam gotowe decyzje do akceptacji. Ale tu kluczowa będzie umiejętność głębokiego wsłuchiwania się w potrzeby ludzi, uwzględniającego różnice pokoleniowe (np. odmienne podejście do biura generacji Z i pracowników starszych) oraz międzykulturowe. Wysokiej jakości dialog z kierownictwem będzie jeszcze bardziej istotny niż obecnie – dane z systemów mogą odsłaniać prawdę niewygodną dla wielu liderów.

Dużym wyzwaniem będzie na pewno konieczność godzenia sprzecznych priorytetów. To, co jest optymalne dla maszyn i bilansu energetycznego budynku (np. wyłączanie stref klimatyzacji po godzinie 17:00), nie musi być dobre dla zespołu, który akurat zostaje dłużej pracując nad ważnym projektem. Algorytmy uśredniają i sprowadzają ludzi do wspólnego mianownika. Rolą zespołu workplace'owego będzie z jednej strony znalezienie mądrego kompromisu pomiędzy wydajnością algorytmów a komfortem człowieka, a z drugiej edukowanie systemów, aby te specyficzne potrzeby ludzkie były lepiej uwzględniane w przyszłości.

Workplace managerowie będą musieli uwzględnić pierwiastek technologiczny, dbając jednocześnie o aspekty społeczne i wellbeing pracowników. Technologie tworzą niesamowite możliwości, ale jednocześnie przyczyniają się do przebodźcowania i mogą powodować dyskomfort. Znalezienie balansu będzie coraz trudniejsze.

Kluczem do sukcesu jest oswojenie się ze zmianą i aktywne wspieranie wdrażania nowoczesnych technologii. Nie powstrzymamy sztucznej inteligencji i automatyzacji w obszarze nieruchomości komercyjnych – znacznie lepiej jest nimi efektywnie zarządzać, zyskując przy tym kontrolę nad zmianą.

Już teraz warto zapewnić stałe wsparcie technologiczne dla zespołu i kreować praktyczne możliwości pracy nad rozwiązaniami. Zbierajmy i analizujmy dane – analityka jeszcze nigdy nie była tak łatwo dostępna. Musimy przy tym nauczyć się, co nasza organizacja potrzebuje mierzyć. Budując zespół workplace’owy stawiajmy na odwagę, innowacyjność i obycie technologiczne, stałą chęć nauki oraz otwartość – zarówno na nowe narzędzia, jak i, przede wszystkim, na drugiego człowieka. Bez względu na to, jak zaawansowany system BMS i jakie inteligentne algorytmy zagoszczą w murach nowoczesnego biurowca, to właśnie ludzie pozostają tym jedynym, niezastąpionym „duchem w maszynie”.