Po pierwsze, coraz większą rolę odgrywają dane gromadzone przez strony umowy najmu dotyczące np. zużycia energii, wody, poziomu emisji czy ilości wytwarzanych odpadów. Dane te nie tylko służą zarządzaniu budynkiem, ale również celom raportowania, na co wpływ mają ramy regulacyjne kształtowane na poziomie unijnym. Po drugie, wielu inwestorów i instytucji finansujących ocenia nieruchomość nie tylko przez pryzmat lokalizacji, najemców i przepływów pieniężnych, lecz także z perspektywy zarządzania budynkiem w kontekście kryteriów ESG. Po trzecie, zarówno wynajmujący, jak i najemcy realizują własne strategie zrównoważonego rozwoju i poszukują powierzchni, które będą z nimi spójne. Zielone umowy najmu stają się w tym kontekście narzędziem pozwalającym przełożyć ogólne deklaracje korporacyjne na konkretne zasady współpracy między stronami, służące osiągnięciu mierzalnych celów.

Czym jest zielona umowa najmu?

Zielona umowa najmu to w istocie klasyczna umowa rozszerzona o dodatkowe klauzule lub załączniki regulujące współpracę stron w zakresie zrównoważonego użytkowania i zarządzania budynkiem. Celem tych postanowień jest zapewnienie, aby zarówno budynek, jak i wynajmowana w nim powierzchnia, już na etapie realizacji prac aranżacyjnych, późniejszej eksploatacji czy następnie bieżącego zarządzania nieruchomością, były wykorzystywane w sposób zgodny z zasadami zrównoważonego rozwoju.

Zielone klauzule mogą mieć zróżnicowany charakter. W uproszczeniu wyróżnia się trzy kategorie takich postanowień:

• Pierwsza kategoria to tzw. light green clauses – ogólne deklaracje współpracy i podejmowania określonych starań, które nie nakładają na strony mierzalnych obowiązków. Tego rodzaju zobowiązania mogą być ujęte np. w liście intencyjnym.
• Druga kategoria to tzw. medium green clauses – rozwiązania pośrednie, przewidujące mocniejsze zobowiązania stron, które jednak nie pociągają za sobą znacznych kosztów.
• Trzecia kategoria to tzw. dark green clauses – klauzule nakładające jasno określone zobowiązania na strony umowy najmu, często powiązane z istotnymi konsekwencjami ich niewykonania. Są to egzekwowalne obowiązki nałożone zarówno na wynajmującego, jak i na najemcę. Wiążą się one często z większymi nakładami finansowymi, w tym np. obowiązkiem przeprowadzenia określonych modernizacji w celu poprawy klasy energetycznej budynku czy redukcji emisji do ustalonego poziomu.

Obecny stan prawny w Polsce

Na gruncie polskiego prawa aktualnie nie ma obowiązku wprowadzania zielonych klauzul do umów najmu. Ponadto, w przeciwieństwie do niektórych państw Europy Zachodniej, w Polsce nie wykształcił się jeszcze ujednolicony standard rynkowy takich zapisów.

Zainteresowanie takimi klauzulami jednak wyraźnie rośnie. Na polskim rynku nieruchomości można zaobserwować coraz większą liczbę podmiotów, które nie tylko akceptują, ale wprost oczekują uwzględnienia ekologicznych postanowień w kontraktach.

W praktyce na polskim rynku dominują klauzule light green. Z jednej strony pozwalają one wprowadzić kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem do umowy, z drugiej jednak mają ograniczoną egzekwowalność, ponieważ często są redagowane w sposób stosunkowo ogólny i ostrożny. Opierają się na deklaracjach współpracy, wymianie informacji przez strony i podejmowaniu „uzasadnionych starań” (reasonable efforts), a znacznie rzadziej przewidują precyzyjne obowiązki z jasno określonymi konsekwencjami ich naruszenia.

Z perspektywy prawnej można oczywiście wprowadzić do umowy klauzule o charakterze medium albo dark green, które nakładałyby zobowiązania obwarowane np. karami umownymi za niewykonanie, a nawet prawem do wypowiedzenia umowy w przypadku naruszenia, jednak takie podejście nie jest jeszcze powszechne. Dodatkowo często restrykcyjne zapisy bywają łagodzone w toku negocjacji. Gdy strony decydują się na ostrzejsze mechanizmy prawne, dotyczy to zazwyczaj większych podmiotów, dla których kwestie ESG mają znaczenie operacyjne, wynikające np. z polityki całej grupy kapitałowej, wymogów inwestorów czy względów reputacyjnych. W Polsce zielone klauzule spotyka się głównie w najmie komercyjnym, szczególnie w umowach, w których skala powierzchni, czas trwania najmu i profil stron sprzyjają wdrażaniu złożonych rozwiązań.

Jakich kwestii dotyczą zielone klauzule?

Dla właściwego rozumienia zielonych umów najmu warto odnieść się do trzech filarów ESG i ich przełożenia na konkretne postanowienia umowne.

Aspekt środowiskowy (Environmental) obejmuje przede wszystkim efektywność energetyczną, poziom emisji, gospodarowanie odpadami oraz zrównoważone wykorzystanie zasobów. W obszarze operacyjnym klauzule te koncentrują się na zużyciu mediów i związanych z tym kosztach. Przykłady rynkowe to m.in. zobowiązania do stosowania energooszczędnego oświetlenia, ograniczania pracy instalacji poza godzinami funkcjonowania budynku, korzystania z urządzeń o określonej klasie efektywności, reagowania na wycieki czy porządkowania gospodarki odpadami. Coraz częściej pojawia się również wątek energii odnawialnej (szczególnie w sektorze logistycznym), gdzie zapisy regulują instalację paneli fotowoltaicznych na dachach i zasady korzystania z wytworzonej z nich energii.

Istotną grupę postanowień stanowią klauzule dotyczące prac aranżacyjnych (fit-out). Spotyka się tu m.in. obowiązek prowadzenia prac w sposób przyjazny środowisku: dobór certyfikowanych materiałów, wykorzystywanie rozwiązań energooszczędnych czy konieczność uzgadniania technologii z wynajmującym. Wątek ten jest kluczowy, ponieważ nieodpowiednie prace aranżacyjne mogą pogorszyć parametry energetyczne budynku. Dlatego postanowienia coraz sprawniej łączą zasady aranżacji, bieżącej eksploatacji i późniejszego przywrócenia powierzchni do pierwotnego stanu.

Aspekt społeczny (Social) koncentruje się na zdrowiu i komforcie użytkowników budynku oraz wpływie samego obiektu na otoczenie. Obejmuje to m.in. zapewnienie dostępu do światła dziennego, kontrolę poziomu hałasu czy dostępność przestrzeni wspólnych sprzyjających dobrostanowi. Coraz większe znaczenie mają tu również kwestie związane z inkluzywnością i dostępnością dla różnych grup użytkowników.

Aspekt zarządczy (Governance) dotyczy przejrzystości działań stron, odpowiedzialności oraz zgodności z regulacjami i przyjętymi strategiami. W kontekście umów najmu szczególnego znaczenia nabierają mechanizmy umożliwiające monitorowanie i raportowanie danych w zakresie ESG: precyzyjne obowiązki informacyjne, procedury wymiany danych czy wyznaczenie osób odpowiedzialnych po obu stronach kontraktu. Nie bez powodu mówi się, że nie można poprawić tego, czego nie da się zmierzyć. Zbieranie rzetelnych danych stanowi absolutny fundament realnych usprawnień.

Współpraca stron jako fundament

Niezależnie od charakteru klauzul jeden wniosek pozostaje niezmienny: ich skuteczność zależy przede wszystkim od współpracy między stronami.

Tradycyjna umowa najmu dość wyraźnie rozdziela role: wynajmujący odpowiada co do zasady za budynek i części wspólne, najemca – za wynajmowaną powierzchnię. Zielone klauzule tego podziału nie znoszą, ale nadają mu znacznie bardziej partnerski charakter, tworząc przestrzeń do wspólnego działania w obszarach, które bezpośrednio dotyczą obu stron.

Wprowadzanie do umowy najmu ekologicznych postanowień ma sens wyłącznie wtedy, gdy po złożeniu podpisów strony rzeczywiście współdziałają. Nawet najnowocześniejszy, świetnie zaprojektowany budynek nie osiągnie zakładanych rezultatów środowiskowych bez aktywnego zaangażowania właściciela i najemców. Skuteczność klauzul zaczyna się w kancelarii prawniczej od dobrze przygotowanych postanowień umownych, ale ostatecznie i tak weryfikują je codzienne, faktyczne działania stron.

Praktyczne wskazówki dotyczące kształtowania klauzul

Przygotowanie zielonych klauzul wymaga świadomego i uporządkowanego podejścia już na wczesnym etapie negocjacji. Na szczególną uwagę zasługuje kilka kluczowych kroków:

• Wczesne wprowadzenie tematu do negocjacji
  Warto rozważyć uwzględnienie klauzul już na etapie listu intencyjnego (heads of terms). Pozwoli to odpowiednio kształtować oczekiwania stron, uniknąć późniejszych sporów i traktować kwestie zrównoważonego rozwoju jako integralny element całościowej struktury kontraktu, a nie jako niewygodny „dodatek” wrzucany na koniec rozmów.
• Dopasowanie klauzul do specyfiki nieruchomości
  Inne rozwiązania będą właściwe dla nowych inwestycji realizowanych w najwyższych standardach, a inne dla istniejących budynków, gdzie możliwości techniczne bywają ograniczone. Fundamentalne staje się wczesne ustalenie zakresu obowiązków stron oraz zasad ponoszenia związanych z nimi kosztów.
• Spójność ze strategią ESG
  Postanowienia umowne powinny pozostawać w pełni spójne ze strategiami zrównoważonego rozwoju zarówno wynajmującego, jak i najemcy. W praktyce oznacza to konieczność dopasowania ich w taki sposób, aby realnie wspierały przyjęte cele, a jednocześnie były fizycznie możliwe do wdrożenia operacyjnego.
• Precyzja redakcyjna
  Zielone klauzule wymagają starannego, precyzyjnego redagowania, dostosowanego do konkretnej, indywidualnej sytuacji między stronami, a nie posługiwania się ogólnymi, rynkowymi szablonami. Tylko rzetelnie sporządzone zapisy zwiększą przejrzystość kontraktu i umożliwią realne egzekwowanie zobowiązań.
• Monitorowanie zmian regulacyjnych
  Ze względu na niezwykle dynamiczne zmiany w prawodawstwie krajowym i unijnym podmioty działające na rynku muszą na bieżąco analizować otoczenie legislacyjne i adekwatnie dostosowywać do niego treść nowo zawieranych umów.

Perspektywa europejska

W szerszej perspektywie europejskiej można mówić o dość jednolitym rozumieniu zielonej umowy najmu jako narzędzia wspierającego zrównoważone korzystanie z nieruchomości poprzez wzajemne zobowiązania stron. Jednocześnie prawny punkt wyjścia w poszczególnych państwach wciąż pozostaje różny.

W większości krajów europejskich, podobnie jak w Polsce, umowy te nie są jeszcze uregulowane ustawowo. Wyjątkiem pozostają niektóre kraje zachodnioeuropejskie (m.in. Niemcy), gdzie prawo nakłada już obowiązek dołączania do określonych kontraktów dodatkowych załączników środowiskowych lub stałej wymiany informacji związanych z funkcjonowaniem budynku.

W zagranicznych standardach rynkowych najczęściej pojawiają się kwestie związane z odnawialnymi źródłami energii, rygorystyczne wymogi co do energooszczędnego oświetlenia i wyposażenia, a także gospodarka odpadami, ekologiczne sprzątanie nieruchomości oraz regularna wymiana danych o zużyciu mediów. W umowach zawieranych w innych krajach często spotyka się zarówno klauzule nastawione na usprawnienia operacyjne niewymagające dużych nakładów finansowych, jak i postanowienia wprost powiązane z głębokimi modernizacjami. W tym drugim przypadku najbardziej istotną kwestią staje się poprawne wprowadzenie mechanizmów rozliczeń, pozwalających właścicielowi nieruchomości ponosić koszty działań wspierających zrównoważony rozwój, a następnie w uczciwy, uzgodniony sposób przenosić je na najemców.

Podsumowanie: gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy?

Zielone umowy najmu z pewnością z nami zostaną. Ich dalszy rozwój będzie jednak bezwzględnie wymagał wyższej standaryzacji. Doświadczenia innych krajów europejskich pokazują dobitnie, że nawet w przypadku braku odgórnego, ustawowego wymogu wprowadzania takich klauzul rynek ostatecznie sam wypracowuje standardy, które odpowiadają na presję kapitałową i potrzeby jego uczestników.

Dla polskiego rynku nieruchomości kluczowe w najbliższym czasie będzie stopniowe przechodzenie w zawieranych kontraktach od ogólnych, trudnych do wyegzekwowania deklaracji do postanowień wprowadzających wymierne obowiązki. Obowiązki, które można bez problemu wdrożyć i na bieżąco monitorować – ze sztywnym podziałem ról między stronami, jasno uzgodnionymi zasadami współpracy i w pełni przejrzystymi regułami rozliczeń finansowych.

Wszystko wskazuje na to, że wraz z dojrzewaniem polskiego rynku zielone postanowienia będą stopniowo tracić swój dobrowolny charakter dodatku do umowy, stając się jej nierozerwalnym fundamentem. W dłuższej perspektywie niemal na pewno zaczną funkcjonować jako domyślny, obligatoryjny standard kontraktowy, bezpośrednio odzwierciedlający sposób, w jaki nowoczesne nieruchomości są projektowane i zarządzane w rygorystycznym duchu ESG.