Odpowiedź na realne potrzeby rynku

POTOB odpowiada na najważniejsze pytania stawiane dziś przez organizacje odbiorcze, dostawców usług oraz zarządców nieruchomości – a odpowiedzi, które daje, nie mają charakteru teoretycznego. POTOB nie jest zbiorem dobrych rad. To przewodnik, który krok po kroku przeprowadza przez cały cykl życia usług Facility Management – od strategii, przez planowanie, wdrożenie, aż po rozliczenie i zakończenie współpracy.

Silną stroną POTOB-u jest oparcie treści na rzeczywistości rynkowej, co zwiększa jego użyteczność w codziennej praktyce. Było to możliwe, dzięki doświadczeniu ekspertów, którzy stoją za powstaniem książki. Publikacja nie narzuca rozwiązań, lecz oferuje ramy, które można elastycznie dostosować do różnych scenariuszy działania – od pojedynczych budynków po złożone portfele nieruchomości.

‍

Wspólna terminologia to podstawa

Autorzy opracowania postawili sobie cel pozornie prosty: uporządkować słownictwo, którym posługują się uczestnicy rynku nieruchomości. I właśnie od tego zaczyna się POTOB – od definicji, od próby uzgodnienia pojęć, takich jak: Awaria, Usterka, SLA, FM,Inspekcja, Przegląd Planowany itd.  .

Dlaczego to takie istotne? W świecie, w którym każdy podmiot (a czasem i każdy dział w jednej organizacji) interpretuje te terminy nieco inaczej, standaryzacja języka staje się kluczem do skutecznej współpracy. Przez lata w branży Facility Management to właśnie różnice interpretacyjne stanowiły jedną z głównych barier we wdrażaniu nowych kontraktów, ocenie jakości usług i rozwiązywaniu sporów. Jasne definicje to mniej nieporozumień, szybsze decyzje, bardziej przejrzyste umowy i realne oszczędności.

POTOB to proces

Rdzeniem książki jest opis procesu obsługi technicznej obiektu – rozpisany na etapy, decyzje, dokumenty i dobre praktyki. Całość opiera się na perspektywie organizacji odbiorczej, która podejmuje decyzję o outsourcingu lub organizacji usług we własnym zakresie.

POTOB prowadzi czytelnika przez następujące etapy:

1. Identyfikacja i analiza potrzeb – organizacja odbiorcza określa swoje obecne i przyszłe potrzeby techniczne oraz oczekiwania względem usług;
2. Przedmiot usług obsługi technicznej – szczegółowe wskazanie, czego mają dotyczyć usługi – czy mówimy o instalacjach, systemach, urządzeniach, czy może o całościowej infrastrukturze technicznej;
3. Zakres usług obsługi technicznej – określenie, jakie działania będą wykonywane: przeglądy, naprawy, reakcje na zgłoszenia, raportowanie, zarządzanie dokumentacją itp.;
4. Polityki i poziom jakości usług – ustalenie, jak mierzymy jakość i jakie standardy obowiązują. Definiujemy wskaźniki (np. KPI), SLA oraz oczekiwaną częstotliwość i formę kontroli;
5. Wybór opcji świadczenia usług – podejmujemy decyzję: zewnętrzny dostawca, własne siły czy model mieszany? A jeśli wybór pada na outsourcing, to wybieramy również konkretnego wykonawcę;
6. Organizacja i zasady świadczenia usług – przygotowanie do uruchomienia usługi – umowy, role, komunikacja, harmonogramy, przekazanie informacji technicznych;
7. Realizacja usług obsługi technicznej – faktyczne wykonywanie działań przez usługodawcę zgodnie z ustaleniami, wraz z bieżącym monitorowaniem, oceną i korektami.

Każdy z etapów opisanych w POTOB nie tylko porządkuje działanie, lecz także wskazuje możliwe punkty krytyczne – momenty, w których najczęściej dochodzi do niedopasowań oczekiwań. Dzięki temu organizacje mogą wcześniej identyfikować ryzyka i lepiej je adresować. Taki praktyczny wymiar podejścia procesowego czyni książkę nie tylko narzędziem wdrożeniowym, ale też wsparciem w podejmowaniu świadomych decyzji strategicznych.

Całość uzupełniona jest o liczne przykłady, wskazówki i wzory dokumentów, które można łatwo dostosować do własnych realiów. To nie tylko teoria, ale materiał gotowy do wdrożenia „od zaraz”.

‍

Zespół z doświadczeniem – dla praktyków

Za opracowaniem POTOB stoi Grupa ds. Techniki przy Polskiej Radzie Facility Management – eksperci z wieloletnim doświadczeniem operacyjnym i akademickim: Zbigniew Mazurek, Radosław Drążkiewicz, Marek Krauze, Karolina Piątek-Suwała i redaktor Krzysztof Ratyński.

Podczas swojego wystąpienia na Kongresie Obiektów 2024 Krzysztof Ratyński przyznał, że proces pisania tej książki był prawdziwą pracą zespołową – wymagającą, ale pełną merytorycznych dyskusji. Jak powiedział: „Najtrudniejsze? Praca z ludźmi. Ale tylko dlatego, że każdy z nich wnosił coś istotnego, coś unikalnego. Połączenie tej wiedzy w spójny tekst było wyzwaniem – i największą wartością tej publikacji”. Wysiłki się opłaciły, a efektem dwóch lat pracy zespołu jest materiał, który w realny sposób pomaga sprofesjonalizować działania w branży Facility Management. 

‍

Wartość naukowa 

POTOB to nie tylko praktyczny przewodnik, ale pełnoprawna publikacja naukowa, która została poddana recenzji przez profesora Piotra Kwiatkiewicza z Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. To wyróżnienie świadczy o jej wysokiej jakości merytorycznej oraz znaczeniu zarówno w kontekście branżowym, jak i akademickim. Książka łączy praktyczne doświadczenia z teoretycznymi fundamentami, co sprawia, że jest cenna nie tylko dla profesjonalistów, ale także dla środowiska naukowego.

Książka została również poddana ocenie recenzentów Polskiej Rady Facility Management. To wszystko sprawia, że może ona służyć jako fundament do budowania wspólnego języka i systemu odniesień, który w przyszłości może zostać rozwinięty –zarówno w pracach akademickich, jak i w kształceniu kolejnych pokoleń specjalistów i praktyków w zakresie FM.

‍

Dla kogo jest POTOB?

To nie jest książka tylko dla inżynierów. Adresowana jest do całego środowiska zaangażowanego w obsługę techniczną obiektów budowlanych, czyli:

• Osób odpowiedzialnych za organizację usług – w ramach własnych struktur lub w imieniu właścicieli nieruchomości,
• Dostawców usług Facility Management – planujących kontrakty i ich realizację,
• Zarządców i administratorów – szukających praktycznych wskazówek i dokumentów referencyjnych,
• Prawników, doradców, projektantów umów – którym zależy na spójnej, zrozumiałej terminologii,
• Studentów i wykładowców – dla których POTOB może stać się punktem odniesienia przy badaniach i analizach w obszarze FM.

POTOB w naturalny sposób odnosi się do potrzeb zarówno organizacji odbiorczych, jak i dostawców usług – dwóch kluczowych grup, które współpracują, ale nierzadko posługują się różnym językiem. Uporządkowanie tej komunikacji to jeden z ważniejszych efektów opracowania. To właśnie tu znajduje się jeden z największych potencjałów tej publikacji: stworzenie wspólnej płaszczyzny do rozmowy, negocjacji i partnerstwa.

‍

Jak korzystać z POTOB?

Największą siłą książki jest jej modularna struktura. Nie trzeba jej czytać od deski do deski. Można sięgnąć do konkretnego rozdziału – np. o inwentaryzacji technicznej, o systemach raportowania – i wykorzystać go jako gotowe narzędzie w codziennej pracy.

Dzięki wielopoziomowemu układowi informacji – od ogólnych zasad po praktyczne checklisty – książka spełnia potrzeby różnych odbiorców: od dyrektora operacyjnego po technika terenowego. To podręcznik, nie esej – wszystko po to, by usprawnić działanie, a nie komplikować rzeczywistość.

W praktyce POTOB może również służyć jako punkt odniesienia w procesach przetargowych czy audytowych. Jasno zdefiniowane standardy i zakresy usług pozwalają budować przejrzyste zapisy umowne, które minimalizują ryzyko nieporozumień. Dzięki klarownej strukturze i jasnym definicjom POTOB wspiera procesy przygotowania umów i procedur wewnętrznych, sprzyjając przejrzystości i ograniczaniu ryzyka nieporozumień.

‍

Gdzie można zamówić POTOB?

Książkę w wersji drukowanej można zamówić poprzez kontakt z Karoliną Wielądek, Dyrektor Biura PRFM – karolina.wieladek@prfm.pl. Oficjalna premiera opracowania miała miejsce podczas Kongresu Obiektów 2024, gdzie zostało ono zaprezentowane jako kluczowy krok w stronę profesjonalizacji rynku Facility Management w Polsce.

‍

Podsumowanie

POTOB to narzędzie, którego brakowało. Uporządkowane, zrozumiałe i praktyczne źródło wiedzy dla każdego, kto zawodowo zajmuje się obsługą techniczną budynków. W czasach, gdy jakość usług FM decyduje o bezpieczeństwie, efektywności i komforcie pracy w nieruchomościach, nasza publikacja staje się inwestycją w jakość i spójność działania. Jak podkreślił Krzysztof Ratyński podczas Kongresu Obiektów 2024: „POTOB to jest proces i tego nikt nie zmieni. Tutaj niczego nie wymyślimy na nowo”. Autorzy opracowania przygotowali zatem kompendium, które pomaga nie tylko lepiej zrozumieć i uporządkować dotychczasowe działania, lecz także wdrożyć profesjonalne standardy w codziennej pracy.

Nie warto czekać. Warto wdrożyć. POTOB już teraz staje się standardem – do którego inni z branży będą się odnosić.

‍

GDZIE ZAMÓWIĆ?

Aby zamówić swój egzemplarz  w cenie 249,00 zł, skontaktuj się z:

Karoliną Wielądek

Dyrektor Biura 

Polskiej Rady Facility Management 

tel.: +48 533 550 259

email: karolina.wieladek@prfm.pl

‍

‍