Biuro XXI wieku – więcej niż przestrzeń

Brian Chesky (CEO Airbnb) mówi, że „biuro nie jest już miejscem, do którego się przychodzi, by pracować. Jest miejscem, do którego się przychodzi, by współpracować, tworzyć i uczyć się”. Obecna zmiana modelu pracy pociąga za sobą gruntowną redefinicję biura. Od (tylko) fizycznej przestrzeni, służącej jedynie wykonywaniu obowiązków służbowych, po holistyczny ekosystem.

Oznacza to, że dzisiejsze biuro zmieniając swoją funkcję, dostosowuje się do zmieniających się potrzeb pracowników. Z miejsca zdominowanego przez rzędy biurek i sztywną hierarchię, ewoluuje w środowisko sprzyjające współpracy, kreatywności, budowaniu relacji i ogólnemu dobrostanowi pracowników. Bynajmniej nie oznacza to, że biuro przestało zobowiązywać pracowników do wykonywania zadanej pracy. Jednak w erze rosnącej presji na produktywność, samorozwój i sukces, zaczęto dostrzegać wpływ otoczenia na efektywność, aspekty kognitywne i samopoczucie pracowników. 

Ukryty wróg produktywności 

Polacy spędzają w pracy znaczną część swojego życia. Według badania NURTbooku (2024), w ciągu całego życia przyjdzie nam przepracować średnio 313 000 godzin, co daje w sumie około 35 lat! Jeśli jeszcze dodamy do tego, że około 70% ogłoszeń o prace na początku 2025 roku (zgodnie z No Fluff Jobs, 2025) wymaga od przyszłych pracowników wykonywania obowiązków w charakterze stacjonarnym i hybrydowym, to nazywanie biura jako drugiego domu, przestaje jawić się jako pusty frazes.

Mimo że na pracę każdego dnia przeznaczamy średnio około 8 godzin, to szacuje się, że w pełni efektywnie pracujemy jedynie przez 3 godziny. Ten drastyczny spadek efektywności i koncentracji wynika z szeregu aspektów, a większość z nich odnosi się do czynników środowiskowych. Powiadomienia cyfrowe, nieplanowane spotkania, niewłaściwe oświetlenie oraz (jak wskazują liczne badania) destrukcyjny charakter – mają tutaj wszelkie bodźce dźwiękowe i wywoływany przez nie stres akustyczny.

Według raportu przygotowanego przez Think Co, w warunkach hałasu 65 dB (poziom rozmowy dwóch osób) następuje spadek efektywności procesów poznawczych o 20%. Co więcej, biurowe pogaduszki (84%) oraz nadmierna liczba rozproszeń sensorycznych, jak rozmowy i powiadomienia telefoniczne (63%), są wskazywane przez badanych jako główne wyzwania dla koncentracji i efektywności w pracy (Nowy Styl, 2025).

Jaki jest tego skutek? Ponad 80% respondentów potrzebuje od 10-30 minut, aby odzyskać koncentrację po rozproszeniu. Osiągnięcie ponownego stanu skupienia wymaga natomiast około 20 minut, a każde rozproszenie resetuje ten proces (Think Co 2025). 

Przyszłość pracy jest nastawiona na człowieka

Pracownicy mają coraz większe oczekiwania wobec przestrzeni, w której spędzają znaczną część swojego życia. Ergonomiczne krzesło to już zdecydowanie za mało. Liczy się całościowe doświadczenie, które wspiera komfort fizyczny i psychiczny, a także inspiruje do działania. W tym nowym paradygmacie, wpływ otoczenia na zaangażowanie i efektywność stał się niepodważalny, a optymalizacja akustyczna staje się fundamentem projektowania nowoczesnych biur.

Czy zatem polski rynek biurowy jest gotowy na ten nowy paradygmat? Zdaniem badanych istotnymi czynnikami, zniechęcającym do wykonywania swojej pracy w biurze, są przede wszystkim: zbyt duża liczba „rozpraszaczy” (57%) oraz słaby komfort akustyczny (48%). W innym badaniu (Skanska & Colliers 2022) pracownicy wskazywali na brak poczucia prywatności (55%), a także na brak odpowiedniej przestrzeni do pracy w izolacji (55%).

Deficyt prywatności oraz brak odpowiednich warunków akustycznych, to czynniki prowadzące do powstawania tzw. „stresu akustycznego”. Owe zjawisko przekłada się na gorszą produktywność, niski poziom satysfakcji z pracy, wysoką rotację pracowników czy wreszcie konsekwencje zdrowotne (fizyczne i psychiczne). Pracodawca natomiast, ponosi wymierne straty finansowe związane z utraconą produktywnością, absencją pracowników oraz rekrutacją nowych osób. Ponadto warto zwrócić uwagę na straty wynikające z błędów komunikacyjnych, bowiem aż 88% badanych odczuwa, że przestrzeń biurowa ma wpływ na komunikację w zespole (NURTBook 2024). Zarówno pozytywny, jak i negatywny.

Jak należy projektować biura, które słuchają? 

Jaki jest klucz do stworzenia efektywnego i funkcjonalnego środowiska pracy? Projektowanie przestrzeni skoncentrowane na człowieku (Human-Centered Design). Jest to podejście, które patrzy na przestrzeń w sposób holistyczny i stawia pracownika w centrum całego procesu projektowego. 

Jakie są zatem opinie pracowników? Ich opinie wyraźnie wskazują, iż idealne biuro musi opierać się o zróżnicowane przestrzenne, takie jak social zones (81%) czy meeting rooms (55%). Podział, ze względu na strefy o różnym poziomie głośności i funkcji, jest zatem fundamentalny (Nowy Styl 2025). Rodzaj wykonywanych przez nas zadań oraz nasze potrzeby wpływają na wybór właściwej przestrzeni. W tym sensie, tworzenie stref redukujących zbędne bodźce, ma na celu maksymalizację potencjału pracowniczego, przez zwiększenie ich komfortu (quiet zones) i koncentracji (focus rooms) – co w prostej linii przekłada się na korzyści biznesowe.

Human-Centered Design w praktyce – kabiny akustyczne jako wyznacznik nowoczesności

Jeżeli jednak szukamy rozwiązań nieingerujących w konstrukcję biura, odpowiedzią stają się kabiny akustyczne. Są to gotowe, funkcjonalne pomieszczenia, które mogą być ustawione w dowolnym miejscu biura. Są mobilne, a także redukują hałas, zapewniając komfort pracy w skupieniu.

Kabiny akustyczne niewątpliwie wpisują się w filozofię Human-Centered Design. Przykładem jest polska marka Spoty Systems. Ich akustyczne boksy oferują przestrzeń do pracy w skupieniu tzw. deep worku, poufnych rozmów telefonicznych, spotkań zespołowych (nawet do 8-9 osób), ale i relaksu i wyciszenia.

Kabiny Spoty zapewniają przede wszystkim satysfakcjonującą izolację dźwiękową (klasa A według międzynarodowych norm), co pozwala na umieszczenie ich nawet w centralnych częściach biura, swobodnie sąsiadujących z „głośnymi” strefami pracy. Oferują one wysoki poziom personalizacji i konfigurowalności, świetnie tym samym współgrając z designem przestrzeni.

Multifunkcjonalność i łatwość instalacji kabin w dowolnym miejscu biura sprawiają, że dostęp do miejsc skupienia staje się niezwykle przystępny. Odpowiada to modelowemu przykładowi nowoczesnego środowiska pracy. Potwierdzają to badania Genslera, w których aż 96% respondentów wskazuje na dostęp do stref pracy w skupieniu, jako główny czynnik wysokowydajnego środowiska pracy (Global Workplace Survey 2024).

Design i technologia w służbie komfortu akustycznego

Odpowiednie warunki akustycznie, to nie tylko dedykowane miejsca w przestrzeni, lecz także względny komfort w obrębie całego biura. Dlatego też właściwym uzupełnieniem kabin akustycznych i stref ciszy stają się wszelkie rozwiązania materiałowe i meblarskie. Przykładem są wykładziny dywanowe, panele, ścianki i przegrody akustyczne (tapicerowane lub filcowe) redukujące pogłos, pochłaniając fale dźwiękowe oraz poprawiające poczucie prywatności.

Innym, popularnym i coraz bardziej skutecznym rozwiązaniem, stają się szklane ściany działowe (szczególnie w systemie tzw. ultra silence). Dzielą one biuro na boksy, zachowując jednocześnie efekt otwartej przestrzeni. Jest to rozwiązanie, które może zostać użyte także do strefowania przestrzeni, jednak jest ono bardziej inwazyjne niż kabiny akustyczne. 

Jeżeli mowa o nowoczesnych biurach, to ciekawych rozwiązań może dostarczyć nam technologia. Sound masking, czyli maskowanie dźwięku, to inteligentne systemy, które wykorzystują czujniki i głośniki do optymalizacji szumów, poprawiając prywatność mowy i umożliwiając koncentrację. W istocie polega to na wprowadzaniu przez głośniki (rozmieszczone w biurze) spójnego tła dźwiękowego (cichy szum), które w zasadzie nie wycisza przestrzeni, a maskuje niechciane rozmowy i hałas otoczenia. Dobrze zaprojektowany system maskujący może skutecznie poprawić prywatność rozmów i zredukować tzw. dystans rozpraszania (distraction distance). Ważne jest jego precyzyjne skalibrowanie, dlatego używany jest zazwyczaj tam, gdzie hałas jest nieregularny i trudny do kontrolowania fizycznie (np. w biurach elastycznych, co-workach).

Warto zaznaczyć, iż skuteczność redukcji hałasu, to nie wybranie jednego z powyższych rozwiązań, ale racjonalne łączenie każdego z powyższych. Kabiny akustyczne, nowe technologie, rozwiązania meblarskie oraz tworzenie funkcjonalnych pomieszczeń, mogą stanowić świetne uzupełnienie, tworząc spokojniejsze środowisko pracy.

Dobre praktyki projektowe – badania opinii i pomiary akustyczne

Dobór rozwiązań powinien być skrojony na potrzeby ludzi i biznesu. Obserwacje i wywiady, mające na celu badanie potrzeb i oczekiwań (pracowników i decydentów), są istotną częścią podejścia Human-Centered Design i warto je prowadzić, jeżeli myślimy o biurach, jako zrównoważonych, funkcjonalnych środowiskach. Badane są tutaj subiektywne odczucia, wpływ akustyki na koncentrację, stres czy efektywność wykonywanych zadań.

Natomiast równie ważne są także same pomiary akustyczne. Warto przeprowadzić je jeszcze na etapie projektowym, bowiem odpowiednio wykonana na starcie diagnostyka pozwala uniknąć kosztownych poprawek i daje przewagę w planowaniu funkcji akustycznych przestrzeni. Z pomocą przychodzą tutaj symulacje 3D, które pozwalają szczegółowo odwzorować geometrię i układ biura, w celu ustalenia precyzyjnych warunków akustycznych, jeszcze przed rozpoczęciem prac.

Analizie podlegają także realne warunki pracy w już istniejących biurach. Mierzone są tutaj poziomy hałasu tła czas pogłosu i przecieki dźwięku między pomieszczeniami. Daje to możliwość weryfikacji zastanych solucji, a dzięki aktualnym metodom, można w praktyce usłyszeć, jak zmieni się akustyka przestrzeni po zastosowaniu konkretnych rozwiązań (tzw. odsłuch efektów). Natomiast po zakończeniu wdrożenia warto zainstalować inteligentny system monitoringu akustycznego – niewielkie stacje zbierające dane o poziomie hałasu w czasie rzeczywistym. Taki system identyfikuje strefy przeciążone akustycznie i wskazuje miejsca sprzyjające ciszy. Następnie dane udostępniane są decydentom (HR, Office Managerom czy Facility Managerom) wspierając efektywne zarządzanie przestrzenią.

W erze dynamicznych zmian, biuro przestaje być jedynie miejscem wykonywania obowiązków. Staje się strategicznym narzędziem, które wspomaga efektywną pracę, buduje relacje oraz wspiera ogólny dobrostan pracowników. Inwestycja w przemyślane rozwiązania akustyczne, w tym sensie, to nie tylko kwestia redukcji hałasu jako takiego. To przede wszystkim świadome tworzenie środowiska, w którym każdy pracownik może osiągnąć swój pełen potencjał.