Tak było, a jak jest dzisiaj? Czy te zadania i ludzi zastąpią aplikacje i sztuczna inteligencja? Czy zastąpią osoby odpowiedzialne za technikę w obiektach? Może kiedyś, w dalekiej przyszłości, ale jeszcze nie dziś. Dziś dobrze wykorzystane wsparcie dostępnych aplikacji i sztucznej inteligencji jest nieocenionym narzędziem wspierającym technicznych dyrektorów, managerów podczas wielu złożonych zadań związanych z technicznym utrzymaniem budynków. No to od początku – po co Wam dyrektor techniczny?

‍

Czym jest to techniczne utrzymanie budynków?

Zacznijmy od tego drugiego pytania. Techniczne utrzymanie budynku – to dość złożony zestaw czynności związanych z zapewnieniem działania wszystkich instalacji budynku spełniających oczekiwania użytkowników w zakresie komfortu przebywania w nich. Czy tylko? Zdecydowanie nie. To tylko jedno z zadań, jakie na zespole dyrektora technicznego spoczywa.

‍

Działanie instalacji zgodnie z wymaganiami prawa i przepisów to jeden z elementów, działanie w oparciu o planowane przeglądy, pomiary i naprawy to profilaktyka i prewencja. Działanie dostosowane do aktualnych wymagań, aktualnych w odniesieniu do warunków zewnętrznych i wewnętrznego zapotrzebowania to kolejne zadanie optymalizacji kosztów utrzymania. 

Koszty? Czy to też zadanie dyrektora technicznego? Tak, zdecydowanie dbałość o koszty utrzymania, czyli prewencji, napraw optymalnej pracy, doboru odpowiednich osób i firm do prowadzenia serwisu, to również jego zadanie. Tak samo jak trzymanie magazynu części zamiennych rezerwujących ciągłość pracy strategicznych urządzeń i instalacji.

‍

‍

Dobór kadry wykwalifikowanych techników z wymaganymi przepisami uprawnieniami do prowadzenia eksploatacji także, bo to już nie tylko zadanie działów HR. To bowiem ludzie dyrektora technicznego, za których odpowiada, których motywuje i rozwija, edukuje i rozlicza z wykonanych zadań. 

Skoro serwisy, przeglądy i naprawy, to również wsparcie firm FM i specjalistycznych serwisów. Kto ma te usługi zapewnić? Może to zrobić w dużej firmie dział zakupów. Tak, tylko czy ten uniwersalny dział przygotowany do prowadzenia negocjacji będzie wiedział, co ma kupić? Co zamówić? Czy odpowie na szczegółowe pytania dotyczące składanej oferty? Nie na wszystkie, te techniczne zawsze będą po stronie dyrektora technicznego. W mniejszych korporacjach czy mniej rozbudowanych strukturach nie będzie tych działów zakupów. I to przygotowanie od strony formalnej, prawnej, nie tylko technicznej, będzie zadaniem dyrektora technicznego. Musi przy tych czynnościach wykazać się dobrą organizacją, znajomością zasad przeprowadzania przetargów, negocjacji warunków płatności oraz podstawami prawa w zakresie zawierania umów na dane techniczne usługi. 

W obliczu decyzji

Podobnie będzie z zakupem mediów na potrzeby zasilania obiektu w energie elektryczną, ciepło czy gaz wodę, usługi telekomunikacyjne. Odpowiedni dobór parametrów technicznych to strona techniczna tego zadania. Rozpisanie przetargu, ocena warunków zawartych w ofertach i zawarcie umów to dalszy ciąg prawnych umiejętności oczekiwanych od dyrektora technicznego. 

Mamy bazę funkcjonowania działu zarządzanego przez dyrektora technicznego – podstawy. Teraz trzeba to wszystko rozliczyć, zarchiwizować całą dokumentację eksploatacji oraz zaraportować wyniki pracy. Ilość usterek, wskaźniki KPI dotyczące zużycia energii, koszty utrzymania działu. Krótko mówiąc: człowiek od raportowania, może trochę księgowy, archiwista? Trochę kontroler kosztów własnego działu, budynku?  

Mamy już dyrektora technicznego – technika, managera zespołu, zleceniodawcę, HR-owca, księgowego, prawnika, kontrolera, logistyka, kupca, szkoleniowca. Czy to wszystkie zadania wielozadaniowego dyrektora technicznego? Sprawdźmy, co jeszcze spoczywa na jego barkach.

Utrzymanie budynku to jedno, a utrzymanie jego wartości pomimo starzenia się, idźmy dalej – podnoszenie wartości pomimo upływającego czasu przy jednoczesnym dostosowaniu do nowowprowadzanych przepisów prawa budowlanego, ppoż. i jakże dziś dużo ważącego w całym procesie zarządzania budynkiem szerokorozumianego ESG. Czy to też zadania dyrektora technicznego, czy innych stanowisk? Znajdziemy w dużych organizacjach ESG managera, ale czy sam bez wsparcia technicznego ogarnie wszystkie techniczne aspekty wymogów obniżania zapotrzebowania na energię dla obiektów? Czy wdroży wnioski i zalecenia z audytów energetycznych, odpowie na pytania z ankiet audytów certyfikacji ekologicznej? Przeprowadzi modernizację instalacji, których celem będzie spełnienie wymogów dekarbonizacji i osiągnięcie celów zero emisyjności? Niezbędne w tych czynnościach jest działanie dyrektora technicznego przy wsparciu ESG managera. 

‍

Wiedza historyczna 

Często historyczna wiedza o instalacjach i budynku, jego słabych stronach i potrzebach będzie nieocenioną bazą do wdrożeń rozwiązań optymalizacji operacyjnej i inwestycyjnej. Często aby przekonać fundusz czy właściciela obiektu do wdrożenia konkretnych inwestycji, potrzebna jest dobra nie tylko technicznie i finansowo, ale też i marketingowo przygotowania rekomendacja, prezentacja, na podstawie której podejmowane będą decyzje o przyszłości obiektów, o finansowaniu konkretnych rozwiązań. Marketingowa i graficzna sprawność w głowie i rękach dyrektora technicznego to kolejne przydatne umiejętności na tym stanowisku.

‍

W całym tym szeregu zadań i obowiązków dyrektora technicznego nie znajdziecie sztywnego podziału czasowego tych zadań. Nie znajdziecie w jego notesie przydziału na styczeń – rekrutacja i szkolenia, luty – przetarg na nowe usługi, marzec – wsparcie audytora BREEAM itd. Z dużą pewnością znajdziecie kilka zadań na każdy dzień, zadań każdego z obszarów, a często też takie, w których płynne przejście z jednej sprawności w inną jest codzienną rutyną. 

W całym tym wielozadaniowym świecie dyrektora technicznego musi znaleźć się czas na to, co nieprzewidziane – awarie i stany krytyczne, kontrole organów administracji budowlanej, wydziałów prewencji straży pożarnej, Sanepidu czy audytorów podmiotów finansujących, refinansujących obiekt, audytorów ubezpieczycieli. Rzadko będą występowały równocześnie, ale są codziennością w pracy dyrektora technicznego. 

Umiejętności miękkie czy potrzebne? 

Przydatne zdecydowanie. Dyrektor techniczny nie pracuje sam, jego praca związana jest z kontaktem z przełożonym, często dyrektorami obiektu, z działem marketingu stawiającym wyzwania związane z obsługą eventów, najemcami powierzchni komercyjnych, służbami ochrony i utrzymania czystości budynków, których oczekiwania techniczne również musi spełnić, a jednocześnie dbać, aby zachować ciągłość pracy tych instalacji z których korzystają. Umiejętne zarządzane własnymi pracownikami technicznymi, ich motywacja do pracy, dostrzeżenie potrzeb. Niby niewiele, ale jakże ważne do zapewnienia dialogu, zrozumienia potrzeb i przekazania własnych argumentów. 

Dobrze, aby w tej swojej multizadaniowości czuł się pewnie. Będzie tak, gdy za działaniem stoją wiedza i doświadczenie. Wiedza w świecie rozwijającym nowoczesne technologie, aplikacje, produkty wymaga ciągłej edukacji, śledzenia prasy branżowej, udziału w konferencjach i wymiany poglądów i doświadczeń. Na to też dyrektor techniczny musi znaleźć czas w ramach swoje pracy. Przyznacie – sporo tego, ale do ogarnięcia.

Czy już znacie odpowiedź na pytanie: „Po co Wam dyrektor techniczny?”?

‍

Nie jest to mój pierwszy artykuł o pracy zespołów technicznych i osób zarządzających tymi zespołami. Nie jest też ostatni. W kolejnych wydaniach „Obiektów” postaram się kontynuować tematykę, którą znam, z którą jestem od 27 lat związany, opisywać świat, w którym czuję się dobrze i pewnie, ale nigdy nie odważę się powiedzieć, że wiem wszystko. Dlatego też zachęcam Was do dialogu, wymiany doświadczeń, zadawania pytań i komentowania tego, o czym piszę. Wasze opinie są dla mnie bardzo ważne i z ciekawością czekam na nie.

Dyrektor techniczny rzadko kiedy jest sam. Ale czy jest osamotniony? Doceniony i zrozumiany? Te pytania pozostawię każdemu z nas, dyrektorów technicznych, do oceny we własnym zakresie.

‍

‍