KSeF jako katalizator zmian w branży nieruchomości

Krzysztof Kogut: Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian regulacyjnych ostatnich lat. Czy z perspektywy producenta oprogramowania dla rynku nieruchomości był to projekt technologiczny, czy organizacyjny?

Bartłomiej Piątek: Zdecydowanie organizacyjny, choć oparty na technologii. KSeF zmienia logikę obiegu dokumentów – faktura przestaje być wyłącznie dokumentem generowanym i wysyłanym do kontrahenta, a staje się elementem centralnego systemu państwowego. To oznacza konieczność uporządkowania danych źródłowych, odpowiedzialności procesowych oraz kontroli poprawności na etapie poprzedzającym wysyłkę.

Krzysztof Kogut: Jakie były najczęstsze obawy klientów NOVO przed wdrożeniem KSeF?

Bartłomiej Piątek: Ryzyko operacyjne, podatkowe i reputacyjne. Klienci obawiali się m.in. odrzucania faktur przez system, przestojów w rozliczeniach z najemcami czy utraty płynności w przypadku opóźnień. W branży nieruchomości nawet jednodniowe przesunięcia mogą mieć konsekwencje finansowe.

Krzysztof Kogut: Czy różne segmenty rynku miały odmienne potrzeby?

Bartłomiej Piątek: Tak. W centrach handlowych kluczowa była masowość i automatyzacja, w biurowcach – precyzja rozliczeń i raportowanie do właścicieli. W projektach mixed-use dochodziła jeszcze złożoność różnych typów umów. Integracja musiała uwzględniać te różnice.

Krzysztof Kogut: Jak wyglądał proces integracji systemu NOVO PM z KSeF?

Bartłomiej Piątek: Opracowaliśmy mapę procesów, scenariusze użycia i mechanizmy walidacji danych. Zadbaliśmy o automatyczną komunikację z API KSeF, monitorowanie statusów dokumentów oraz rejestrowanie zdarzeń systemowych dla celów audytowych. Kluczowe było także środowisko testowe i szkolenia użytkowników.

Krzysztof Kogut: Czy KSeF może być postrzegany jako szansa biznesowa?

Bartłomiej Piątek: Zdecydowanie. U wielu klientów projekt stał się impulsem do cyfryzacji i automatyzacji. Uporządkowanie danych kontrahentów, standaryzacja opisów usług czy eliminacja ręcznych korekt poprawią jakość raportowania i kontrolę kosztów.

Krzysztof Kogut: Jak integracja z KSeF wpłynęła na zarządzanie ryzykiem w organizacjach klientów?

Bartłomiej Piątek: Wymusiła jego formalizację. W wielu przypadkach po raz pierwszy szczegółowo opisano odpowiedzialność za poprawność danych fakturowych. Wprowadzono dodatkowe mechanizmy kontroli przedwysyłkowej, a także raporty statusowe umożliwiające bieżące monitorowanie, czy faktura została przyjęta przez system centralny. To podniosło dojrzałość organizacyjną w obszarze compliance.

Krzysztof Kogut: Czy pojawiły się wyzwania związane z jakością danych?

Bartłomiej Piątek: Bardzo często. KSeF nie toleruje niejednoznaczności – dane muszą być kompletne i zgodne ze strukturą logiczną. U części klientów projekt rozpoczął się od audytu baz kontrahentów i schematów rozliczeniowych. Bez uporządkowanych danych nawet najlepsza integracja techniczna nie zapewni bezpieczeństwa.

Krzysztof Kogut: Jak rozwiązali Państwo kwestię ciągłości działania w przypadku niedostępności systemów zewnętrznych?

Bartłomiej Piątek: Zaprojektowaliśmy mechanizmy buforowania i ponawiania wysyłki oraz czytelne komunikaty dla użytkowników. Kluczowe było zapewnienie, że ewentualne przerwy techniczne nie dezorganizują pracy działu finansowego. Transparentność procesów była tu fundamentem.

Krzysztof Kogut: Czy integracja z KSeF wpłynęła na relacje z inwestorami i właścicielami nieruchomości?

Bartłomiej Piątek: Tak, szczególnie w modelach asset management. Większa transparentność danych i możliwość precyzyjnego raportowania statusów faktur zwiększyły zaufanie inwestorów. W niektórych przypadkach klienci wykorzystali projekt KSeF do podniesienia standardów raportowania finansowego.

Krzysztof Kogut: Jakie wnioski z projektu KSeF są najważniejsze w kontekście przyszłych zmian regulacyjnych?

Bartłomiej Piątek: Najważniejsza jest elastyczność systemu i partnerskie podejście producenta. Regulacje będą ewoluować. Organizacje, które mają stabilne, aktualizowane rozwiązanie oraz wsparcie eksperckie, mogą reagować szybciej i przy mniejszym ryzyku. My w NOVO traktujemy to jako element długofalowej odpowiedzialności wobec klientów.

Krzysztof Kogut: Czy można powiedzieć, że projekt KSeF był testem relacji producent–klient?

Bartłomiej Piątek: Zdecydowanie tak. W momentach zmian regulacyjnych weryfikuje się jakość partnerstwa. Cieszy nas, że dla wielu klientów NOVO stało się nie tylko dostawcą systemu, ale realnym partnerem wspierającym transformację procesów finansowych.

‍

Novo Technologies – ekosystem, któremu zaufali najwięksi. 

‍

TECHNOLOGIE W CORPORATE REAL ESTATE

Cyfrowa rewolucja w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi

Jak zintegrowane systemy IT zmieniają oblicze asset, property i facility management w Polsce i Europie Środkowej

Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce i krajach sąsiednich dojrzewa w błyskawicznym tempie. Portfele aktywów rosną, relacje z najemcami stają się wielopoziomowe, a inwestorzy instytucjonalni wymagają danych finansowych w czasie rzeczywistym. Wszystko to sprawia, że zarządzanie obiektami przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych czy systemów klasy ERP nieprzystosowanych do specyfiki real estate przestaje być opcją – staje się ryzykiem operacyjnym. Odpowiedzią na te wyzwania jest NOVO Property Management: kompleksowa platforma informatyczna zaprojektowana wyłącznie z myślą o sektorze nieruchomości komercyjnych.

Jeden ekosystem, cztery filary zarządzania

NOVO PM oferuje cztery zintegrowane moduły, które tworzą spójny łańcuch wartości dla każdego uczestnika rynku – od funduszu inwestycyjnego, przez property managera, aż po dział techniczno-eksploatacyjny.

• Asset Management – wsparcie decyzji inwestycyjnych, budżetowanie, monitoring wartości portfela i raportowanie dla inwestorów.
• Property Management – kompleksowa obsługa umów najmu, fakturowanie, indeksacja, windykacja i rozliczenia service charges.
• Property CRM – zarządzanie relacjami z najemcami, pipelinem komercjalizacji i historią komunikacji.
• Facility Management – planowanie i realizacja zleceń serwisowych, obsługa gwarancji, harmonogramy przeglądów technicznych.

Automatyzacja jako odpowiedź na presję operacyjną

W środowisku, gdzie portfele liczyć mogą setki umów najmu denominowanych w różnych walutach i podlegających różnym klauzulom indeksacyjnym, ręczne procesy generują koszty i błędy. NOVO PM automatyzuje kluczowe przepływy pracy:

• automatyczne generowanie i wysyłka faktur zgodnie z harmonogramem płatności,
• indeksacja czynszów (CPI, HICP, indeksy krajowe) bez manualnej interwencji,
• windykacja należności według zdefiniowanych scenariuszy eskalacji,
• rozliczanie mediów oraz refakturowanie zaliczek na service charges,
• automatyzacja zarządzania zabezpieczeniami umów najmu (kaucje, gwarancje bankowe).

Wynik? Property managerowie przesuwają czas z operacji na zarządzanie relacjami i tworzenie wartości, a zarządy funduszy otrzymują wiarygodne dane finansowe bez konieczności konsolidacji spreadsheetów.

Raportowanie w czasie rzeczywistym – przewaga decyzyjna

Instytucjonalni właściciele nieruchomości i ich asset managerowie potrzebują dostępu do danych aktywów w trybie on-demand. NOVO PM dostarcza bogaty ekosystem raportów dla sektora – od raportów WAULT (Weighted Average Unexpired Lease Term) i vacancy analysis po zestawienia cashflow i budżetów OPEX/CAPEX. Wbudowany kreator raportów w technologii drag&drop pozwala na budowanie własnych zestawień bez udziału działów IT. Integralność danych zapewnia jedno, centralnie zarządzane repozytorium, eliminując rozbieżności między systemami finansowymi a operational data.

Elastyczność i integracja – system rośnie razem z organizacją

Żaden portfel nieruchomości nie jest identyczny. NOVO PM jest zaprojektowany tak, aby dostosować się do unikalnych procesów każdej organizacji – zarówno dużego funduszu zarządzającego parkami logistycznymi, jak i regionalnego property managera obsługującego centra handlowe i biurowce. System integruje się z istniejącymi narzędziami IT klienta (ERP, systemy FK, platformy BI), co chroni dotychczasowe inwestycje technologiczne i zapewnia ciągłość danych.

Ugruntowana pozycja rynkowa – nie tylko obietnica

NOVO SA działa z powodzeniem w sektorze nieruchomości komercyjnych od lat, notując najwyższą liczbę wdrożeń w Polsce. Klientami platformy są uznane marki z branży: Cromwell Property Group, Knight Frank, Auchan, Cavatina Group, DL Invest, AXI IMMO oraz sieci centrów outletowych Designers Outlet. System funkcjonuje już nie tylko w Polsce, lecz także w innych krajach europejskich, w tym na Litwie i w Niemczech, co czyni go rozwiązaniem gotowym na potrzeby regionalnych platform inwestycyjnych.

Perspektywa redakcji: co to oznacza dla rynku?

Digitalizacja zarządzania nieruchomościami to nie trend – to konieczność konkurencyjna. Fundusze i property managerowie, którzy wdrażają zintegrowane platformy klasy PropTech, uzyskują wymierne przewagi: niższe koszty operacyjne, krótszy czas komercjalizacji wolnej powierzchni oraz wyższe standardy raportowania wymagane przez inwestorów ESG. Rozwiązania takie jak NOVO PM pokazują, że ten standard jest dostępny bez kompromisu między funkcjonalnością a lokalnym zrozumieniem rynku. W polskich warunkach – z uwzględnieniem specyfiki prawa najmu komercyjnego, wielowalutowości i wymogów podatkowych – to ostatnie jest argumentem nie do przecenienia.

‍

Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających zarządzanie nieruchomościami znajdziesz na: https://novo-property.com/

‍