KSeF jako katalizator zmian w branży nieruchomości

Krzysztof Kogut: Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian regulacyjnych ostatnich lat. Czy z perspektywy producenta oprogramowania dla rynku nieruchomości był to projekt technologiczny, czy organizacyjny?

Bartłomiej Piątek: Zdecydowanie organizacyjny, choć oparty na technologii. KSeF zmienia logikę obiegu dokumentów – faktura przestaje być wyłącznie dokumentem generowanym i wysyłanym do kontrahenta, a staje się elementem centralnego systemu państwowego. To oznacza konieczność uporządkowania danych źródłowych, odpowiedzialności procesowych oraz kontroli poprawności na etapie poprzedzającym wysyłkę.

KK: Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian regulacyjnych ostatnich lat. Czy z perspektywy producenta oprogramowania dla rynku nieruchomości był to projekt technologiczny, czy organizacyjny?

‍BP: Zdecydowanie organizacyjny, choć oparty na technologii. KSeF zmienia logikę obiegu dokumentów – faktura przestaje być wyłącznie dokumentem generowanym i wysyłanym do kontrahenta, a staje się elementem centralnego systemu państwowego. To oznacza konieczność uporządkowania danych źródłowych, odpowiedzialności procesowych oraz kontroli poprawności na etapie poprzedzającym wysyłkę.

KK: Jakie były najczęstsze obawy klientów NOVO przed wdrożeniem KSeF?

‍BP: Ryzyko operacyjne, podatkowe i reputacyjne. Klienci obawiali się m.in. odrzucania faktur przez system, przestojów w rozliczeniach z najemcami czy utraty płynności w przypadku opóźnień. W branży nieruchomości nawet jednodniowe przesunięcia mogą mieć konsekwencje finansowe.

KK: Czy różne segmenty rynku miały odmienne potrzeby?

‍BP: Tak. W centrach handlowych kluczowa była masowość i automatyzacja, w biurowcach – precyzja rozliczeń i raportowanie do właścicieli. W projektach mixed-use dochodziła jeszcze złożoność różnych typów umów. Integracja musiała uwzględniać te różnice.

KK: Jak wyglądał proces integracji systemu NOVO PM z KSeF?

‍BP: Opracowaliśmy mapę procesów, scenariusze użycia i mechanizmy walidacji danych. Zadbaliśmy o automatyczną komunikację z API KSeF, monitorowanie statusów dokumentów oraz rejestrowanie zdarzeń systemowych dla celów audytowych. Kluczowe było także środowisko testowe i szkolenia użytkowników.

KK: Czy KSeF może być postrzegany jako szansa biznesowa?

‍BP: Zdecydowanie. U wielu klientów projekt stał się impulsem do cyfryzacji i automatyzacji. Uporządkowanie danych kontrahentów, standaryzacja opisów usług czy eliminacja ręcznych korekt poprawią jakość raportowania i kontrolę kosztów.

KK: Jak integracja z KSeF wpłynęła na zarządzanie ryzykiem w organizacjach klientów?

‍BP: Wymusiła jego formalizację. W wielu przypadkach po raz pierwszy szczegółowo opisano odpowiedzialność za poprawność danych fakturowych. Wprowadzono dodatkowe mechanizmy kontroli przedwysyłkowej, a także raporty statusowe umożliwiające bieżące monitorowanie, czy faktura została przyjęta przez system centralny. To podniosło dojrzałość organizacyjną w obszarze compliance.

KK: Czy pojawiły się wyzwania związane z jakością danych?

‍BP: Bardzo często. KSeF nie toleruje niejednoznaczności – dane muszą być kompletne i zgodne ze strukturą logiczną. U części klientów projekt rozpoczął się od audytu baz kontrahentów i schematów rozliczeniowych. Bez uporządkowanych danych nawet najlepsza integracja techniczna nie zapewni bezpieczeństwa.

KK: Jak rozwiązali Państwo kwestię ciągłości działania w przypadku niedostępności systemów zewnętrznych?

‍BP: Zaprojektowaliśmy mechanizmy buforowania i ponawiania wysyłki oraz czytelne komunikaty dla użytkowników. Kluczowe było zapewnienie, że ewentualne przerwy techniczne nie dezorganizują pracy działu finansowego. Transparentność procesów była tu fundamentem.

KK: Czy integracja z KSeF wpłynęła na relacje z inwestorami i właścicielami nieruchomości?

‍BP: Tak, szczególnie w modelach asset management. Większa transparentność danych i możliwość precyzyjnego raportowania statusów faktur zwiększyły zaufanie inwestorów. W niektórych przypadkach klienci wykorzystali projekt KSeF do podniesienia standardów raportowania finansowego.

KK: Jakie wnioski z projektu KSeF są najważniejsze w kontekście przyszłych zmian regulacyjnych?

‍BP: Najważniejsza jest elastyczność systemu i partnerskie podejście producenta. Regulacje będą ewoluować. Organizacje, które mają stabilne, aktualizowane rozwiązanie oraz wsparcie eksperckie, mogą reagować szybciej i przy mniejszym ryzyku. My w NOVO traktujemy to jako element długofalowej odpowiedzialności wobec klientów.

KK: Czy można powiedzieć, że projekt KSeF był testem relacji producent–klient?

‍BP: Zdecydowanie tak. W momentach zmian regulacyjnych weryfikuje się jakość partnerstwa. Cieszy nas, że dla wielu klientów NOVO stało się nie tylko dostawcą systemu, ale realnym partnerem wspierającym transformację procesów finansowych.

‍

Novo Technologies – ekosystem, któremu zaufali najwięksi. 

TECHNOLOGIE W CORPORATE REAL ESTATE

Cyfrowa rewolucja w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi

Dlaczego zintegrowane platformy IT stają się dziś standardem w asset, property i facility management

Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce i Europie Środkowej dojrzewa w rekordowym tempie. Rosnące portfele aktywów, coraz bardziej złożone relacje z najemcami oraz presja inwestorów instytucjonalnych na dostęp do danych w czasie rzeczywistym powodują, że tradycyjne podejście oparte na rozproszonych systemach – arkuszach kalkulacyjnych, modułach ERP czy punktowych aplikacjach – przestaje być efektywne. Dziś staje się wręcz barierą rozwoju i źródłem ryzyka operacyjnego.

W odpowiedzi na te wyzwania rynek wyraźnie przesuwa się w stronę zintegrowanych platform PropTech, które obejmują cały cykl życia nieruchomości – od poziomu inwestora, przez zarządzanie aktywem i najemcami, aż po obsługę techniczną obiektu. To właśnie integracja, a nie pojedyncze funkcjonalności, staje się dziś kluczowym kryterium wyboru technologii.

Jednym z niewielu rozwiązań na rynku, które odpowiadają na tę potrzebę w sposób kompleksowy, jest NOVO Property Management – platforma zaprojektowana wyłącznie dla sektora nieruchomości komercyjnych i PRS, łącząca wszystkie kluczowe obszary zarządzania w jednym środowisku.

Platforma składa się z czterech w pełni zintegrowanych modułów, które eliminują silosy danych i procesów:

• Asset Management – zaawansowane narzędzie Business Intelligence, zapewniające pełną kontrolę nad portfelem dzięki raportom typu rent-roll, NOI, WAULT czy analizom vacancy, z możliwością tworzenia własnych zestawień w formule drag&drop, bez wsparcia IT,
• Property Management – kompleksowa obsługa procesów komercyjnych i finansowych, obejmująca m.in. zarządzanie umowami najmu, fakturowanie, indeksacje, windykację, rozliczenia mediów i service charges,
• Property CRM – zarządzanie relacjami z najemcami i procesem komercjalizacji,
• Facility Management (NOVO FM) – zarządzanie infrastrukturą techniczną, przeglądami, zgłoszeniami serwisowymi i utrzymaniem obiektu.

W przeciwieństwie do rozwiązań punktowych – np. wyłącznie systemów FM czy narzędzi wspierających pojedyncze obszary PM – NOVO zapewnia jeden spójny ekosystem, w którym wszystkie dane i procesy są ze sobą powiązane. To oznacza brak konieczności integracji wielu narzędzi, eliminację niespójności danych oraz pełną transparentność operacyjną i finansową.

W środowisku, gdzie portfele obejmują setki lub tysiące umów najmu – często wielowalutowych i opartych o złożone mechanizmy indeksacji – ręczne procesy generują błędy i koszty. NOVO automatyzuje kluczowe obszary, takie jak:

• generowanie i wysyłka faktur,
• automatyczna indeksacja czynszów (CPI, HICP),
• zarządzanie windykacją,
• rozliczanie mediów i service charges,
• obsługa zabezpieczeń umów najmu.

Efekt to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim zmiana roli property managera – z operacyjnej na strategiczną.

Z perspektywy inwestora kluczowa jest natomiast dostępność wiarygodnych danych w czasie rzeczywistym. Dzięki centralnemu repozytorium i pełnej integracji modułów, NOVO eliminuje problem rozbieżności między danymi operacyjnymi a finansowymi. Wbudowane narzędzia raportowe pozwalają na natychmiastowy dostęp do informacji bez konieczności konsolidacji danych z wielu systemów.

Co istotne, platforma pozostaje elastyczna – może być dopasowana zarówno do dużych funduszy zarządzających portfelami logistycznymi, jak i do lokalnych property managerów. Jednocześnie integruje się z istniejącą infrastrukturą IT klienta (ERP, FK, BI), chroniąc dotychczasowe inwestycje technologiczne.

NOVO Property Management jest obecne na rynku od lat i należy do najczęściej wdrażanych rozwiązań w Polsce. Z platformy korzystają m.in. Savills, Knight Frank, Auchan, Cavatina Group, DL Invest, Hines, Metro Properties czy AXI IMMO. System działa również na rynkach zagranicznych, m.in. w Niemczech, Estonii i Ukrainie, wspierając rozwój regionalnych platform inwestycyjnych.

Digitalizacja w sektorze nieruchomości to już nie wybór, lecz konieczność. Jednak dziś przewagę budują nie pojedyncze narzędzia, lecz zintegrowane platformy, które łączą wszystkie obszary zarządzania w jeden spójny model operacyjny.

NOVO Property Management pokazuje, że taki model jest możliwy – i dostępny – bez kompromisów pomiędzy funkcjonalnością, skalowalnością a lokalnym dopasowaniem do specyfiki rynku.

Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających zarządzanie nieruchomościami znajdziesz na: https://novo-property.com/

‍

‍

‍