Jako zarządcy budynków stoimy dziś przed poważnym pytaniem: czy nasze obiekty to tylko zimne, betonowe konstrukcje, czy może coś więcej? Środowisko, w którym się znajdujemy, nigdy nie jest obojętne – albo sprzyja budowaniu więzi, albo sprzyja ich niszczeniu. Właśnie dlatego rola Facility Managementu zmienia się z samego „utrzymania sprawności” w kierunku kształtowania przestrzeni sprzyjającej dobrostanowi. Osamotnienie zwiększa ryzyko problemów zdrowotnych, np. chorób serca o prawie 30%, a udarów mózgu o ponad 30%. Naszym zadaniem jest zatem przekształcanie przestrzeni w swoistą bioinfrastrukturę, która pomaga chronić zdrowie psychiczne i fizyczne użytkowników. Brak kontaktów społecznych wpływa na mózg podobnie niekorzystnie, jak nieruchomość czy brak ruchu. Często właśnie interakcje są kluczem do utrzymania odporności kognitywnej i zdrowia.

Pułapki pracy zdalnej i siła modelu hybrydowego

Zmiana sposobu pracy w wielu firmach wprowadziła nas w nowy wymiar izolacji – cyfrowej i społecznej zarazem. Praca z domu może wydawać się wygodna i dająca wolność, ale dla wielu stała się źródłem stresu i poczucia osamotnienia. Prawie jedna czwarta pracowników zdalnych wskazuje właśnie samotność jako najczęstszy problem. Kiedy spędzamy cały czas w izolacji we własnym mieszkaniu, łatwo tracimy kontakt z zespołem: badania pokazują, że całkowita zdalna praca zwiększa poczucie osamotnienia aż o dwie trzecie. Tylko co trzeci pracownik na home office utrzymuje bliskie relacje z kolegami. To nie tylko kwestia samopoczucia, ale też straty ekonomiczne. Koszty związane z depresją i lękiem, które są powiązane z izolacją, sięgają ok. biliona dolarów rocznie z powodu spadku produktywności.

W Kaufland Polska od dłuższego czasu badamy te zależności, próbując znaleźć złoty środek między elastycznością a potrzebą bliskości. Obecnie w naszej firmie stosujemy model, w którym pracownicy spędzają trzy dni w domu, i faktycznie w naszym przypadku działa to dobrze. Potwierdzają to także dane z badań Household Pulse Survey z 2024 r. – praca hybrydowa, obejmująca jeden–dwa dni w biurze, nie podnosi znacząco ryzyka osamotnienia, podczas gdy pełna praca zdalna może zwiększyć je nawet o kilkanaście procent.

Biuro pełni wtedy bardzo ważną funkcję – staje się punktem odniesienia, miejscem budującym tożsamość i codzienne rytuały. Warto wspomnieć, że choć nowoczesne przestrzenie coworkingowe bywają atrakcyjne, nie zastąpią pracy z ludźmi, którzy faktycznie są częścią danej organizacji. Coworking to często po prostu przypadkowe grono osób, a tymczasem biuro firmowe to przestrzeń wspólnoty i wspólnego celu. Ta kultura jest tym, co naprawdę spaja – daje poczucie przynależności, którego nie znajdziemy w anonimowym otoczeniu obcych ludzi. Dla milionów osób to właśnie miejsce pracy jest podstawą takiego poczucia wspólnoty.

A jak w takim otoczeniu dbać o team building? Na bazie mojego doświadczenia z rozproszonymi zespołami mogę powiedzieć, że najlepiej działa zarządzanie oparte na zaufaniu i otwartej komunikacji. Po okresie pandemii ludzie chcą elastyczności – pracy hybrydowej, ale jednocześnie spotkań regionalnych i wspólnych szkoleń, które zmniejszają odległość między pracownikami a centralą. Osoby związane z FM chcą mieć poczucie, że ich wiedza terenowa jest naprawdę ceniona i wpływa na decyzje firmy.

Światło, powietrze, dźwięki: ciche czynniki dobrze funkcjonującej przestrzeni

Rola facility managera przestała ograniczać się do czysto administracyjnych obowiązków. Kształtowanie stanowisk w zespole opiera się na świadomości, że każdy – od osoby planującej strategie po technika – ma wpływ na zdrowie użytkowników. Z naszej strony potrzebne jest połączenie wiedzy technicznej z pewnym rodzajem empatii. Dobrym przykładem jest umiejętność przedstawienia danych dotyczących jakości powietrza w sposób, który przemówi do poczucia bezpieczeństwa psychicznego pracowników. Relacje w zespole opierają się na przekonaniu, że pełnimy funkcję „opiekunów codzienności”. Dzisiejszy Facility Management coraz bardziej zdaje sobie sprawę, że troska o dobrostan zaczyna się od technicznych detali, które oddziałują bezpośrednio na nasze ciało i umysł. Kreowanie przestrzeni sprzyjającej zdrowiu to świadome zarządzanie tym, co niewidoczne na pierwszy rzut oka:

• Powietrze i odporność: izolacja społeczna wyraźnie obniża odporność organizmu. Osoby samotne mają słabszą reakcję na szczepionki i zazwyczaj wolniej wracają do zdrowia. Dlatego nowoczesne systemy wentylacyjne z filtrami HEPA, jonizatorami i światłem UV stają się standardem, który pomaga chronić zdrowie użytkowników.
• Światło i nastrój: oświetlenie nie służy już wyłącznie oszczędności energii. Musi również pomagać w regulowaniu rytmu dobowego, wspierać odpowiedni nastrój w zależności od funkcji pomieszczenia – czy to miejsce pracy, czy sklep. Na rynku można już dzisiaj znaleźć lampy imitujące światło dzienne, które w ponure miesiące roku kompensują niedobór światła słonecznego. Są bardzo popularnym rozwiązaniem w Skandynawii, a w Polsce, np. na oddziałach psychiatrycznych, pomagają pacjentom z depresją.
• Akustyka i mózg: samotność często wyostrza naszą czujność na sygnały świadczące o niebezpieczeństwie społecznym. W takim stanie mózg łatwiej interpretuje neutralne dźwięki jako coś groźnego. Zła akustyka, brak cichych stref w biurach, potęguje uczucie izolacji, tworząc pewnego rodzaju błędne koło.
• Biofilia: wprowadzenie elementów natury do wnętrz, jak w projekcie Bosco Verticale, poprawia estetykę i sprzyja nawiązywaniu rozmów. Badania pokazują, że spotkania w zieleni trwają dłużej i są bardziej treściwe niż w powierzchniach całkowicie sztucznych.

W naszych obiektach korzystamy z zaawansowanych systemów BMS, które monitorują te parametry na bieżąco. Dzięki temu budynki niejako „uczą się” zwyczajów swoich użytkowników, co pozwala zaproponować poprawki, które zwiększają komfort przy jednoczesnym ograniczeniu zużycia energii i obniżeniu emisji CO₂.

PANACHE – zasady projektowania przeciwdziałające samotności

Projektanci i zarządcy FM wykorzystują zestaw reguł pod nazwą PANACHE, który pomaga tworzyć przestrzenie zdrowe społecznie. To jak fundament, na którym opiera się nowoczesne podejście do projektowania miejsc pracy i spotkań:

• P – Place (miejsce): tworzenie silnej tożsamości lokalnej i poczucia przynależności. Przestrzeń powinna opowiadać jakąś historię, z którą użytkownicy będą się mogli utożsamić.
• A – Accessibility (dostępność): projektowanie przestrzeni bez barier, z myślą o łatwym dostępie – zarówno fizycznym, jak i wizualnym – tak, aby każdy czuł się zaproszony.
• N – Nature (natura): wprowadzanie elementów zieleni i naturalnych materiałów, które wpływają kojąco na stres i integrują wszystkich użytkowników.
• A – Activation (aktywizacja): dodawanie do przestrzeni funkcji, które zachęcają do spotkań – np. kawiarnie, małe rynki czy sklepy.
• C – Choice of seating (wybór miejsc siedzących): różnorodność miejsc do siedzenia – od cichych, kameralnych kącików po otwarte ławy – daje wolność wyboru poziomu interakcji społecznej.
• H – Human scale (ludzka skala): konstruowanie przestrzeni z myślą o proporcjach przyjaznych człowiekowi, co zmniejsza uczucie przytłoczenia i izolacji.
• E – Engagement (dopasowanie do kontekstu): uwzględnianie lokalnych potrzeb i charakterystyki społeczności, dla której tworzy się przestrzeń.

Inspiracją dla tego podejścia są m.in. włoskie piazze – otwarte, przyjazne, projektowane w wymiarze, który sprzyja spotkaniom, ponieważ tworzą domkniętą, „salonową” przestrzeń, gdzie centralne punkty przyciągające wzrok, łącząc się z kawiarniami na parterze budynków, zachęcając do naturalnego zatrzymania się i obserwacji innych. W takich miejscach wskaźniki samotności są zdecydowanie niższe niż w bardziej formalnych miastach północnej Europy. W naszych biurach staramy się to odzwierciedlać, tworząc tzw. infrastrukturę społeczną – czyli wspólne kuchnie, ogrody czy pralnie, które sprzyjają spontanicznym kontaktom. Z badań wynika, że pozostawienie nawet ok. 40% powierzchni jako otwartej, niezdefiniowanej przestrzeni może zwiększyć liczbę takich spotkań o niemal tyle samo.

Nie da się ukryć, że nasza branża mierzy się z pewnym paradoksem. Choć pracujemy, by przeciwdziałać samotności innych, tworząc przyjazne integracji biura, sami często wykonujemy swoje zadania w naturalnej izolacji. Technik serwisu działa zazwyczaj sam w maszynowniach lub na dachach, ochrona spędza wiele godzin przed ekranami monitorów, a osoby odpowiedzialne za czystość często pracują po godzinach, samotnie w pustych biurach. Ci ludzie to cisi bohaterowie tej całej układanki. Ich obowiązki są z definicji rozproszone i samotne. Warto ich „odczarować”, ponieważ te codzienne czynności nie dzieją się „same”, ale jako użytkownicy końcowi, widzimy jedynie ich efekty. 

Mój apel jest dość prosty: zacznijmy naprawdę widzieć człowieka w uniformie. Facility Management to ta branża, o której przypominamy sobie dopiero wtedy, gdy coś się popsuje lub występuje awaria. Tymczasem to właśnie my – od technika po pracowników back office – dbamy o ciągłość biznesu i bezpieczeństwo organizacji. Docenienie tego, co zespoły FM robią na co dzień, powinno zostać wpisane w kulturę firmy. Zauważenie ich wysiłku przy utrzymaniu standardów to chyba najprostsza metoda, by budować odporność psychiczną i poczucie sensu w pracy, która często bywa mało doceniana, pomimo odpowiedzialności, którą ze sobą niesie.

Odporność i certyfikaty jako gwarancja jakości

W dobie wyzwań związanych ze zmianami klimatu FM to już nie tylko troska o czystość i funkcjonowanie budynków, ale także strategiczne zarządzanie energią i przygotowanie na różne kryzysy społeczne. Standardy takie jak BREEAM czy WELL oceniają, jak budynek wpływa na zdrowie i środowisko.

Dobrym przykładem jest Centrum Usług Wspólnych Kaufland Polska we Wrocławiu, które w marcu 2023 r. otrzymało certyfikat BREEAM In-Use z bardzo wysokimi ocenami:

• Excellent (75,8%) w zakresie efektywności energetycznej budynku (Asset Performance).
• Very Good (61,2%) w kategorii zarządzania (Management Performance).

Te wyniki świadczą o tym, że nasza przestrzeń jest zaprojektowana tak, by łączyć oszczędność energii z komfortem i bezpieczeństwem użytkowników. To nie tylko korzyść dla środowiska, ale i dla biznesu, bo coraz więcej firm i pracowników wybiera budynki z zielonym certyfikatem jako element swojej strategii. W Kauflandzie dodatkowo stosujemy system certyfikacji EDGE dla naszych marketów, co podtrzymuje najwyższe standardy w zakresie efektywności.

Nowoczesne technologie: drony i sztuczna inteligencja na pomoc Facility Managementowi

Facility Management idzie z duchem czasu i wykorzystuje nowinki techniczne, które ułatwiają pracę i poprawiają bezpieczeństwo. W naszej firmie wykorzystujemy drony do inspekcji dachów, elewacji czy instalacji fotowoltaicznych. Eliminuje to niebezpieczeństwo pracy na wysokości i znacznie skraca czas kontroli. Co ciekawe, sięgamy też po drony podwodne do badań zbiorników bez konieczności ich opróżniania.

Oczywiście technologia musi zawsze służyć człowiekowi, poprawiać jego zdrowie i relacje z innymi. Nasze systemy BMS, połączone z zaawansowanymi modelami językowymi, są w stanie analizować zachowanie budynku i przewidywać najlepsze momenty na uruchamianie poszczególnych urządzeń, biorąc pod uwagę ceny energii czy prognozy pogody. Dzięki temu ograniczamy emisję CO₂, a jednocześnie możemy inwestować zaoszczędzone środki w jeszcze lepszą jakość przestrzeni wspólnych.

Podsumowując: czy potrafimy zaprojektować miejsce spotkania?

Architektura nie da nam gwarancji, że ludzie na pewno się ze sobą spotkają. Możemy jedynie tworzyć miejsca, które ułatwią takie spotkania, eliminując przeszkody i sprawiając, że przestrzeń stanie się bardziej przyjazna i funkcjonalna. Facility Management przyszłości to nie tylko kwestia biznesowa, ale też społeczna i etyczna. Traktujmy nasze budynki jako narzędzia troski o zdrowie psychiczne i fizyczne – od jakości powietrza po rozmieszczenie ławek w firmowej kawiarni.

To oczywiste, że paradygmat ulega zmianie. Budynek to tylko przedmiot, natomiast podmiotem jest człowiek. Dawny, tradycyjny Facility Management skoncentrowany głównie na „betonie” powoli odchodzi w cień. Obecnie rola FM to coś w rodzaju Workplace Well-being, czyli kompleksowej usługi wspierającej życie organizacji. Nawet najbardziej techniczni specjaliści muszą zrozumieć, że ich zadaniem nie jest jedynie „pilnowanie pompy”, ale zapewnienie komfortu oraz zdrowia osobom, dla których ta pompa pracuje. Budynek to zasób, który trzeba tak zagospodarować, by firma mogła się rozwijać i prosperować. Jest środkiem do osiągnięcia celu, którym jest bezpieczeństwo i dobre samopoczucie jego użytkowników.

Dane jasno pokazują, że przestrzeń sprzyjająca kontaktom w ramach modeli hybrydowych to podstawa dobrostanu. Teraz od nas zależy, czy będziemy zarządzać martwą powierzchnią, która generuje koszty i poczucie izolacji, czy żywym ekosystemem, który pomoże złagodzić współczesne poczucie samotności, wzmocni lojalność zespołów i podniesie wartość organizacji.

‍