Bartłomiej Jęchorek: Dlaczego nie można dziś realizować usług sprzątania w taki sam sposób jak jeszcze 10 lat temu?

Maksym Kaplanskyy: Z bardzo wielu powodów. Przede wszystkim zmienia się intensywność użytkowania przestrzeni, sposób organizacji pracy w budynkach, wykorzystywane w nich technologie, a także wymagania dotyczące standardów higieny i bezpieczeństwa. W wielu obiektach mamy dziś do czynienia z większą rotacją użytkowników, inną organizacją przestrzeni czy czasem funkcjonowania budynków. To bezpośrednio wpływa na sposób planowania prac porządkowych i ich częstotliwość.

Równolegle rozwijają się technologie wykorzystywane w usługach. Coraz większą rolę odgrywają automatyzacja, nowoczesne maszyny czy bardziej specjalistyczne środki czyszczące, które pozwalają realizować zadania w sposób bardziej efektywny i bezpieczny dla użytkowników obiektów. Rośnie także znaczenie norm i standardów jakościowych, które określają sposób realizacji usług.

Wszystko to sprawia, że model usługi sprzątania nie może być traktowany jako stały schemat, powielany przez lata bez zmian. 

BJ: A czy stworzenie uniwersalnego modelu usługi sprzątania dla wszystkich typów obiektów jest możliwe?

MK: W praktyce nie. Nie ma jednego uniwersalnego modelu usługi, który można byłoby zastosować w każdym obiekcie. Już na etapie przygotowania oferty widać, jak duże znaczenie ma specyfika miejsca, w którym usługa będzie realizowana.

Każdy budynek funkcjonuje przecież w określonym kontekście – jest różnie użytkowany, ma różne wymagania technologiczne czy organizacyjne. Przykładowo w obiektach logistycznych istotne znaczenie ma utrzymanie czystości na bardzo dużych powierzchniach oraz praca w środowisku intensywnego ruchu transportowego. W biurowcach z kolei kładzie się nacisk na komfort użytkowników i estetykę przestrzeni. Różne obiekty mogą wymagać zupełnie innego podejścia do organizacji pracy, technologii czy harmonogramów działań. W centrach logistycznych prace często muszą być prowadzone w rytmie pracy magazynu i przy dużym natężeniu ruchu, natomiast w obiektach przemysłowych konieczne jest uwzględnienie dodatkowych procedur bezpieczeństwa lub standardów jakościowych obowiązujących w danej branży.

Dlatego coraz większe znaczenie ma specjalizacja usług utrzymania czystości, czyli odejście od schematu polegającego na powielaniu tych samych rozwiązań w różnych obiektach, a skupieniu się na projektowaniu usług dopasowanych do sposobu funkcjonowania konkretnej przestrzeni.

Z naszej perspektywy, jako dostawcy usług działającego na rynku od ponad 35 lat, kluczowe znaczenie mają dialog z klientem oraz analiza rzeczywistych potrzeb obiektu. Dopiero na tej podstawie można zaprojektować usługę dopasowaną do sposobu funkcjonowania danej przestrzeni.

BJ: Jak wygląda sam proces projektowania usługi utrzymania czystości w Grupie Impel i kto bierze w nim udział?

MK: Projektowanie usługi zaczyna się od bardzo dokładnego poznania obiektu i sposobu jego funkcjonowania. Pierwszym etapem jest wizja lokalna oraz audyt, w którym uczestniczą nie tylko handlowcy, ale również technolodzy odpowiedzialni za projektowanie usług.

Ich udział jest niezwykle istotny, ponieważ pozwala wychwycić elementy związane z organizacją pracy w obiekcie, sposobem użytkowania przestrzeni czy potencjalnymi ryzykami operacyjnymi.

Na tej podstawie powstaje koncepcja realizacji usługi, obejmująca dobór technologii pracy, urządzeń, środków chemicznych, organizację zespołu oraz harmonogramy działań. Dopiero w kolejnym kroku określany jest model operacyjny i koszty realizacji usługi.

BJ: Czy wszystkie działania związane z utrzymaniem czystości w obiekcie powinny być planowane w ten sam sposób?

MK: Bieżące utrzymanie czystości wewnątrz budynku wynika z rytmu funkcjonowania obiektu, liczby użytkowników czy organizacji pracy. Dane z audytu wstępnego pozwalają zaprojektować stabilny model realizacji usługi, wraz z określeniem harmonogramu prac, sposobu organizacji zespołu czy dobraniem technologii i sprzętu.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku działań o charakterze sezonowym lub interwencyjnym. Ich zakres i częstotliwość mogą znacząco zmieniać się w zależności np. od warunków pogodowych czy innych czynników zewnętrznych. Dobrym przykładem jest odśnieżanie terenów zewnętrznych. W jednym sezonie zimowym interwencji może być niewiele, w kolejnym konieczne jest znacznie częstsze odśnieżanie przy większym zaangażowaniu zespołu i sprzętu.

W dobrze zaprojektowanym modelu współpracy te dwa obszary są od siebie oddzielone, czyli czynności wynikające z codziennego użytkowania obiektu oddzielone od tych, które pojawiają się nieregularnie lub zależą od czynników zewnętrznych.

 Usługa podstawowa obejmuje działania wynikające z codziennego funkcjonowania obiektu, natomiast prace sezonowe czy interwencyjne planowane są jako odrębny element – w przypadku Grupy Impel często realizowany przez nasze Grupy Mobilne i rozliczany osobno. Takie podejście pozwala zachować przejrzystość modelu współpracy i lepiej dopasować zakres działań do rzeczywistych warunków, w jakich funkcjonuje dany obiekt.

BJ: Wśród części klientów wciąż funkcjonuje przekonanie, że usługa utrzymania czystości jest usługą prostą. Jak Państwo jako duży dostawca takich usług odnosicie się do takiego postrzegania branży?

MK: Warto podkreślić, że profesjonalne utrzymanie czystości wcale nie jest usługą prostą, choć jest usługą podstawową i konieczną dla funkcjonowania obiektu. Wpływa bowiem na bezpieczeństwo użytkowników, komfort pracy, spełnianie wymagań jakościowych. Obiekt nie może normalnie funkcjonować bez dobrze zorganizowanej usługi sprzątania. 

Zaniechanie regularnych prac porządkowych lub ich niewłaściwe planowanie może prowadzić do przyspieszonego niszczenia elementów wykończeniowych. Z drugiej strony nieprawidłowo dobrane metody pracy, niewłaściwe środki chemiczne lub nieodpowiedni sprzęt mogą prowadzić do uszkodzeń powierzchni. 

Przygotowanie i realizacja usługi wymagają więc wiedzy technologicznej, doświadczenia oraz podejścia, które można określić mianem inżynierii usług. Dopiero właściwie zaprojektowany model pracy pozwala zapewnić stabilną jakość, efektywność całego procesu, a przede wszystkim bezpieczeństwo użytkowników obiektu. Tym samym profesjonalne utrzymanie czystości zaczyna być traktowane jako element systemu zarządzania obiektem, a nie jedynie zestaw czynności porządkowych.