Analizy przygotowane przez agencje doradcze JLL oraz CBRE wskazują, że wskaźnik niewynajętej powierzchni w ścisłym centrum Warszawy osiągnął rekordowo niski pułap 6,1 proc. Z kolei nowa podaż w 2025 roku zamknęła się w granicach 89 tys. mkw. Inwestycje deweloperskie uległy znacznemu wyhamowaniu, co doprowadziło do sytuacji, w której biura dostępne od zaraz stały się towarem wysoce deficytowym. Podobne tendencje zaobserwowano na rynkach regionalnych, gdzie ubiegły rok przyniósł historycznie najniższą nową podaż – zaledwie 20,5 tys. mkw. według statystyk JLL. Prognozy na bieżący rok zakładają jednak lekkie odbicie, z szacowaną podażą w regionach na poziomie 95 tys. mkw.

Wyzwania związane z dostępnością przestrzeni potęguje obecna strategia wielu najemców. Organizacje dysponujące wysokiej klasy biurami decydują się zazwyczaj na renegocjacje i przedłużanie dotychczasowych kontraktów. Taka postawa wynika z braku satysfakcjonujących alternatyw na rynku. Zjawisko wysokiej retencji dodatkowo ogranicza pulę atrakcyjnych lokalizacji dla nowych podmiotów, pogłębiając lukę podażową. Równolegle firmy odnotowują zwiększoną frekwencję zespołów, które masowo wracają do pracy stacjonarnej. Skuteczną odpowiedzią na te rynkowe zawirowania okazuje się model pracy hybrydowej, zyskujący w Polsce na popularności. Przedstawiciele spółki Tidaro, specjalizującej się w tworzeniu oprogramowania do optymalizacji przestrzeni pracy, podkreślają jednak, że elastyczny system funkcjonowania wymaga zaawansowanego planowania oraz zarządzania środowiskiem pracy, które musi opierać się na precyzyjnych danych.

Obecny deficyt rynkowy uwydatnił również istotne braki w wewnętrznym zarządzaniu infrastrukturą biurową. Tematyka ta była osią dyskusji w podcaście „W biurze się nie mieści”, gdzie Maciej Lukas, CEO Tidaro, wymieniał poglądy z Patrycją Pachowską, Global Workplace Manager w firmie DocPlanner, oraz Paweł Łagoda, Real Estate Director for Central & Eastern Europe w Visa. Uczestnicy rozmowy zgodnie potwierdzili trudności wynikające z ograniczonej podaży, jednocześnie diagnozując, że aktualny kryzys obnażył poważne luki organizacyjne wewnątrz wielu przedsiębiorstw. Jak zauważa Maciej Lukas, w realiach ograniczonej dostępności nowych inwestycji rynkową przewagę zyskają te podmioty, które potrafią zmaksymalizować użyteczność już wynajmowanego metrażu. Fundamentem staje się szczegółowa analityka dotycząca realnego obciążenia biura – weryfikacja stref nadmiernie eksploatowanych, identyfikacja miejsc nieużywanych oraz określenie momentów szczytowej frekwencji. Strategiczne decyzje dotyczące wielkości i aranżacji przestrzeni powinny być podejmowane proaktywnie, z perspektywą minimum dwóch lub trzech lat.

„Przewidywalność to dziś najcenniejsza waluta w zarządzaniu workplace’em. Firmy nie mogą już sobie pozwolić na biura budowane na wyczucie zarządu. Bez twardych danych o tym, jak przestrzeń faktycznie oddycha, każda zmiana metrażu to błądzenie we mgle. Musimy wiedzieć dokładnie, czy potrzebujemy 100 biurek, czy 50, i w jakie dni, by biuro realnie wspierało biznes, a nie było tylko martwym kosztem” – mówi przedstawiciel Tidaro.

Zarządzanie środowiskiem pracy wymaga obecnie długofalowej perspektywy. Eksperci biorący udział w debacie zaznaczyli, że rodzime organizacje dopiero budują świadomość znaczenia analityki w kontekście administrowania przestrzenią.

Paweł Łagoda reprezentujący markę Visa zaznaczył, że przy obecnych uwarunkowaniach rynkowych, kwestie budżetowe oraz metrażowe wymagają planowania z bardzo dużym wyprzedzeniem – specjaliści już dziś opracowują założenia strategiczne na lata 2027–2030. W tym procesie nieocenione wsparcie stanowią algorytmy sztucznej inteligencji oraz systemy automatyzacji. Narzędzia te uwalniają liderów od bieżących problemów operacyjnych, pozwalając im skupić się na dostosowywaniu środowiska pracy do nadrzędnych celów biznesowych.

CEO Tidaro podsumowuje również sam sens istnienia fizycznych przestrzeni pracy. Biuro powinno służyć realizacji konkretnych zadań, takich jak dynamizacja procesów decyzyjnych, praca koncepcyjna czy integracja zespołów, a nie pełnić funkcję mechanizmu do weryfikacji obecności. Nowoczesne przywództwo opiera się na rozliczaniu pracowników z efektów, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Aby odpowiednio zaaranżować przestrzeń wspierającą te cele, niezbędne jest stałe gromadzenie i analizowanie informacji o funkcjonowaniu zespołów w biurze. Systemy analityczne i rezerwacyjne stają się w tym kontekście kluczowym wyposażeniem każdej firmy, która myśli o długoterminowej optymalizacji.