Publiczny sektor wynajmuje 400 tys. mkw. biur

W ciągu ostatnich pięciu lat polski sektor publiczny z impetem wkroczył na rynek nowoczesnych powierzchni biurowych, wynajmując łącznie ponad 400 tys. mkw. przestrzeni na kluczowych rynkach kraju – głównie w Warszawie. Te spektakularne liczby to nie tylko statystyka – to sygnał, że instytucje państwowe stają się coraz bardziej wpływowym graczem na rynku komercyjnej powierzchni biurowej. Jednak jak podkreśla Marcin Kowal,, Associate Director w dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska, negocjacje najmu dla agend rządowych to gra na wysokim poziomie szczegółowości oraz ryzyka, zarówno dla najemcy, jak i dla właściciela nieruchomości.

Rządowe zamówienia na wynajem nie przypominają standardowych negocjacji korporacyjnych. Umowy najmu zawierające instytucje publiczne cechuje daleko posunięta precyzyjność i potrzeba szczególnego zabezpieczenia interesów urzędów przed nieoczekiwanymi zmianami realiów ekonomicznych i legislacyjnych.

"Po znalezieniu odpowiedniej lokalizacji, przygotowanie umowy to prawdziwy maraton zapisów zabezpieczających najemcę – mówi Marcin Kowal. – Umowa musi precyzyjnie określać wszystkie przyszłe płatności, mechanizmy indeksowania czynszu, zakres usług, odpowiedzialności oraz scenariusze ponadplanowe, jak rozwiązanie umowy czy wzrost kosztów eksploatacyjnych."

Jednym z newralgicznych zagadnień są negocjacje dotyczące waluty czynszu. Choć prawo nie zmusza już instytucji do rozliczeń wyłącznie w złotówkach (zasada walutowości została zniesiona w 2009 r.), wiele z nich i tak upiera się przy rodzimej walucie, która jest bazą budżetów państwowych. Tymczasem właściciele budynków – w większości fundusze inwestycyjne z kredytami w euro – wymagają zapisów w tej właśnie walucie. Kompromisem bywa „currency cap” – ustalenie widełek kursowych, uśrednianie kursu z ostatnich 12 miesięcy albo bieżące przeliczanie euro na złote tuż przed fakturowaniem.

Jeszcze trudniejszym aspektem staje się klauzula tzw. break option, umożliwiająca wcześniejsze zakończenie najmu. Dla urzędów to konieczna poduszka bezpieczeństwa przy umowach trwających 7-10 lat. Dla właścicieli to natomiast bolesna luka w kalkulowanym zwrocie inwestycyjnym i wyzwanie związane z amortyzacją kosztów fit-outu (czyli wykończenia powierzchni). Stąd często pojawiają się kontrklauzule – m.in. wymóg zwrotu niewyksięgowanych kosztów aranżacji lub kary umowne równe 6-miesięcznym czynszom. W wyjątkowych przypadkach – np. likwidacji urzędu decyzją ustawodawcy – możliwe jest zaakceptowanie rozwiązania umowy, jeśli gwarantem najmu był Skarb Państwa.

Ważnym elementem kontraktów publicznych jest również kontrola nad opłatami eksploatacyjnymi, zaliczanymi do tzw. service charge. Właściciele biurowców mogą według własnego uznania rozszerzać katalog kosztów, co dla urzędów jest trudne do przewidzenia w długoletnich planach finansowych. Dlatego eksperci Newmark sugerują mechanizmy w umowach ograniczające wzrost do 5% rocznie lub średniej stawki rynkowej. Dodatkowo tworzone są załączniki wykluczające niektóre pozycje z service charge – np. koszty inwestycji w budynek powinny obciążać wyłącznie wynajmującego.

Ale najemcy publiczni oprócz typowych wymagań, coraz częściej zabiegają także o usługi dodatkowe. Chodzi m.in. o pokrycie kosztów przeprowadzki, sprzątania, serwisu kawowego, umeblowania i wyposażenia infrastruktury IT. Wszystko po to, by urzędnicy mogli rozpocząć pracę w gotowym środowisku. Z uwagi na brak takich usług w standardowych pakietach właścicieli, coraz więcej biurowców sięga po zewnętrznych dostawców, a doradcy towarzyszą urzędom w całym procesie: od analizy rynku po wybór ofert w przetargu. Cena nadal jest istotna, ale jakość usług coraz bardziej wysuwa się na pierwszy plan.

Pozyskiwanie biur dla instytucji państwowych stało się wyspecjalizowaną dziedziną rynku nieruchomości. Nie chodzi już tylko o lokalizację i metraż. Liczy się doświadczenie doradców, zdolność zmapowania ryzyk długoterminowych, znajomość polityki właścicieli budynków i gotowość do tworzenia kontraktów operujących na wielu poziomach precyzji prawnofinansowej.

Jak przekonuje Marcin Kowal z Newmark Polska, właściciele, którzy dziś dostosują swoje oferty i struktury umów do potrzeb instytucji publicznych, zyskają nie tylko stabilnych najemców, ale również przewagę konkurencyjną na rynku.