Według analizy Mateusza Strzeleckiego, Partnera i Dyrektora Działu Reprezentacji Najemcy w Walter Herz, polski rynek biur elastycznych znajduje się w fazie dynamicznego wzrostu, a w najbliższych latach należy spodziewać się dalszego przyspieszenia tego trendu. Aktualnie w siedmiu głównych aglomeracjach Polski dostępnych jest ponad 420 tys. mkw. elastycznej powierzchni biurowej, co stanowi już ponad 3% całkowitych zasobów biurowych w kraju. W Warszawie i Krakowie udział ten sięga około 4%. Jak wskazuje ekspert Walter Herz, czynniki takie jak wysokie koszty aranżacji tradycyjnych biur oraz globalna transformacja modelu pracy będą stymulować dalszy, energiczny wzrost potencjału tego segmentu w Polsce, przybliżając go do poziomów obserwowanych na dojrzałych rynkach europejskich.

Różnorodność i usługa jako kluczowe trendy

Trendy kształtujące sektor elastycznych biur w Polsce koncentrują się wokół rosnącej polaryzacji form najmu. Oferta kierowana do firm staje się coraz bogatsza i bardziej zróżnicowana. Wyraźnie zarysowuje się również tendencja do postrzegania biura jako usługi (Backend-as-a-Service), co zakłada integrację z zaawansowanymi technologiami, zasadami ESG oraz budowanie społeczności. Na popularności zyskuje subskrypcyjny model biura, który w ramach jednej miesięcznej opłaty umożliwia firmom dostęp do elastycznych powierzchni w wielu lokalizacjach. Coraz częściej wybierane są także biura satelitarne, aranżowane w pobliżu miejsc zamieszkania pracowników, które stanowią uzupełnienie głównej siedziby firmy. Równocześnie obserwuje się rozbudowę zasobów elastycznych wewnątrz tradycyjnych biurowców, co jest skutecznym sposobem na zagospodarowanie wolnych powierzchni i podniesienie atrakcyjności budynków. Biznes coraz częściej traktuje biura elastyczne nie jako rozwiązanie tymczasowe, lecz jako strategiczną alternatywę dla konwencjonalnego najmu. Niektóre organizacje decydują się na całkowite przeniesienie działalności do przestrzeni flex, motywując to przewidywalnością kosztów, elastycznością skalowania i krótszym czasem potrzebnym na uruchomienie biura.

Warszawa i Kraków liderami rynku

Warszawa pozostaje liderem rynku elastycznych biur w Polsce, skupiając ponad połowę krajowych zasobów tego typu, co przekłada się na około 235 tys. mkw. Wśród miast regionalnych prym wiedzie Kraków z ofertą blisko 70 tys. mkw. elastycznych powierzchni. Na kolejnych miejscach plasują się Wrocław, Trójmiasto i Poznań, a rosnące zainteresowanie widoczne jest również w Łodzi i Katowicach. Łącznie w miastach regionalnych (poza stolicą) oferowanych jest niemal 190 tys. mkw. powierzchni flex, co odpowiada około 23 000 stanowisk pracy. Tylko w samej stolicy, w 2024 roku, operatorzy biur flex wynajęli o około 70% więcej powierzchni w porównaniu z rokiem poprzednim, co potwierdza skalę wzrostu. Przewiduje się, że w nadchodzących latach sektor ten będzie jeszcze szybciej powiększał swoje zasoby, m.in. dzięki nowym projektom realizowanym w dużych miastach regionalnych.

Centralne lokalizacje w cenie

Popyt na elastyczne biura napędzany jest przede wszystkim przez upowszechnienie hybrydowego modelu pracy, który wymusza na firmach większą elastyczność w zakresie najmu. Największe zainteresowanie, szczególnie w Warszawie i Krakowie, koncentruje się na lokalizacjach centralnych z doskonałym dostępem do komunikacji, np. w sąsiedztwie stacji metra. Z obserwacji rynkowych wynika, że najczęściej poszukiwane są moduły dla 3–15 osób (20–200 mkw.), choć rośnie również zapotrzebowanie na większe powierzchnie, wykorzystywane przez firmy projektowe czy podmioty zagraniczne wchodzące na polski rynek. Wśród najemców dominują przedsiębiorstwa z branży IT, e-commerce, marketingu, finansów i konsultingu, a także start-upy oraz międzynarodowe korporacje poszukujące biur satelitarnych. W regionach popyt generują głównie firmy technologiczne, usługowe i z sektora SSC/BPO. Rynek staje się coraz bardziej profesjonalny, a jego duża chłonność sprawia, że wskaźnik pustostanów w przestrzeniach elastycznych utrzymuje się na poziomie 8–10%, czyli niższym niż w przypadku biur tradycyjnych.

Nowi gracze i konkurencyjna oferta

Popularność biur flex przyciąga na rynek nowych, lokalnych operatorów, takich jak The Shire, BeIN Offices czy Puzzle Office, a także firmy butikowe oferujące powierzchnie w standardzie premium. Wielu deweloperów decyduje się również na uruchomienie własnych marek flex, aby wzbogacić ofertę swoich biurowców. Obok globalnych marek, jak Regus, WeWork, Mindspace czy Brain Embassy, swoją ofertę rozwijają polscy operatorzy, m.in. Chilliflex, Loftmill i OmniOffice. Z kolei właściciele budynków komercyjnych proponują elastyczne biura pod markami takimi jak Business Link, CitySpace czy Quickwork. Wśród dostępnych propozycji znajdują się powierzchnie coworkingowe, biura serwisowane, biura projektowe na czas określony i biura wirtualne, a także opcje premium (oferowane m.in. przez Brain Embassy, The Nest, Mindspace), które zapewniają wysokiej klasy design, strefy wellness i usługi concierge.

Koszty i oczekiwania najemców

Stawki czynszowe za biurka w przestrzeniach elastycznych są zróżnicowane. W centrum Warszawy miesięczny koszt wynosi od 300 do 475 euro. Na rynkach regionalnych opłaty kształtują się w przedziale 200–375 euro za jedno stanowisko pracy. Stawka zazwyczaj obejmuje wszystkie koszty: czynsz, media, sprzątanie i dostęp do internetu. Rozliczenia odbywają się na podstawie faktur VAT, bez konieczności podpisywania długoterminowych umów najmu. Najemcy oczekują krótkich okresów zobowiązań (np. 1–3 miesiące), skalowalności oraz transparentności. W odpowiedzi operatorzy coraz częściej wprowadzają modele „pay-as-you-go” i elastyczne warunki nawet w przypadku prywatnych biur dla zespołów liczących 10–20 osób. Firma doradcza Walter Herz aktywnie uczestniczy w rozwoju tego rynku, wspierając firmy w poszukiwaniu przestrzeni flex w modelach biur prywatnych i coworkingu. Jednocześnie doradza operatorom w procesach najmu powierzchni od właścicieli nieruchomości. Doświadczenie firmy obejmuje wsparcie przy projektach takich jak The Shire w Krakowie i BeIN Offices w Poznaniu, a obecnie prowadzone są prace nad kolejnymi przedsięwzięciami we Wrocławiu, Trójmieście oraz ponownie w Krakowie.