Malejąca dostępność nowoczesnych przestrzeni do pracy, zaostrzająca się rywalizacja o prestiżowe lokalizacje oraz ostateczne ugruntowanie się hybrydowego modelu świadczenia obowiązków zawodowych wprowadzają polski sektor nieruchomości biurowych w zupełnie nową fazę. Jak wskazuje Magdalena Zagrodnik, Partner i Board Member w firmie doradczej Walter Herz, przedsiębiorstwa są obecnie zmuszone do planowania relokacji ze znacznym wyprzedzeniem. O finalnym wyborze konkretnego obiektu decyduje już nie tylko budżet, ale przede wszystkim precyzyjny adres, jakość techniczna budynku oraz gwarancja komfortu dla przyszłych użytkowników.

Polski sektor biurowy mierzy się aktualnie z drastycznym ograniczeniem podaży nowych inwestycji, co stopniowo przesuwa szalę negocjacyjną na korzyść właścicieli obiektów. Sytuacja ta jest szczególnie odczuwalna w Warszawie, gdzie nowoczesne powierzchnie w topowych lokalizacjach kurczą się w szybkim tempie, a biura klasy premium w centralnych punktach miasta stały się towarem wysoce deficytowym. Topniejąca oferta na wiodących rynkach wymusza na organizacjach strategiczne, długoterminowe podejście do procesów zmiany siedziby oraz dogłębną analizę wartości wynajmowanej przestrzeni. Kluczowe znaczenie zyskały parametry wykraczające poza finanse: dostępność komunikacyjna, zaawansowanie technologiczne gmachu oraz bogate zaplecze usługowe w najbliższym otoczeniu.

Warszawa jako epicentrum walki o metraże

Najbardziej zacięta walka o najlepsze metraże toczy się w stolicy. Przedsiębiorstwa, które nie zainicjowały poszukiwań odpowiednio wcześnie, nierzadko stają przed dylematem: zaakceptować renegocjację obecnej umowy lub zdecydować się na przeprowadzkę poza ścisłe centrum. Od 2023 roku rynek warszawski doświadcza wyraźnej luki podażowej, której skutki pogłębiają się z każdym kolejnym kwartałem. W najbardziej pożądanym rejonie biznesowym, skupionym wokół ronda Daszyńskiego, wskaźnik pustostanów skurczył się do zaledwie 6 proc. W praktyce rynkowej oznacza to konieczność rozpoczęcia poszukiwań nowego biura na dwa lub trzy lata przed zakładaną zmianą adresu.

Na rynkach regionalnych sytuacja prezentuje się nieco inaczej. Chociaż w miastach takich jak Katowice, Wrocław czy Łódź ogólna dostępność przestrzeni jest wyższa, realny i swobodny wybór dotyczy przeważnie modułów o wielkości do 5 tys. mkw. Zabezpieczenie nowoczesnej powierzchni przekraczającej 10 tys. mkw. stanowi dużą trudność. W konsekwencji znaczący odsetek aktywności najemców opiera się tam na renegocjacjach dotychczasowych kontraktów.

Wstrzemięźliwość deweloperów i jej skutki

Wstrzemięźliwość deweloperów w sektorze biurowym to bezpośrednia reakcja na wysokie koszty realizacji i finansowania projektów, a także na poziom rentowności inwestycji przy obecnych stawkach czynszowych. Dane potwierdzają ten trend – w 2025 roku w skali całego kraju do użytku oddano łącznie jedynie około 110 tys. mkw. nowej przestrzeni biurowej (90 tys. mkw. w Warszawie i 20 tys. mkw. w regionach), co stanowi najsłabszy wynik od blisko dwudziestu lat. Obecnie w Polsce w fazie budowy pozostaje niewiele ponad 400 tys. mkw. biur, z czego około 190 tys. mkw. przypada na stolicę, a niespełna 220 tys. mkw. na miasta regionalne – głównie Kraków i Poznań.

Prognozy analityczne zakładają, że w 2026 roku rynek powiększy się o około 170 tys. mkw. nowych biur. Z tej puli 75 tys. mkw. zasili rynek w Warszawie (jeden z najniższych wyników w historii), a 95 tys. mkw. trafi do regionów. Szacunki na rok 2027 zwiastują jeszcze mocniejszy spadek nowej podaży.

Presja na wzrost opłat i segmentacja rynku

Szybka absorpcja rynkowa generuje wyraźną presję na wzrost opłat za wynajem, zwłaszcza w najbardziej pożądanych punktach miast. W centralnych obszarach Warszawy miesięczne czynsze za przestrzenie najwyższej klasy w niektórych przypadkach przekraczają już próg 30 euro za mkw. Rynek ulega postępującej segmentacji – wyceny w topowych obiektach rosną, podczas gdy starsze budynki, zlokalizowane poza głównymi arteriami biznesowymi, odnotowują stabilizację stawek.

Mimo wyzwań związanych z podażą, zapotrzebowanie na biura w Polsce utrzymuje się na niezwykle wysokim poziomie. W 2025 roku popyt w największych ośrodkach regionalnych przekroczył 770 tys. mkw., podczas gdy w samej Warszawie wynajęto niemal 800 tys. mkw., co zapisało się jako jeden z najlepszych wyników w wieloletniej historii tego rynku. Stołeczni najemcy koncentrują się na bezkompromisowej jakości, co potęguje rywalizację o najbardziej atrakcyjne obiekty.

Równocześnie zarządy firm dokładniej weryfikują efektywność operacyjną zajmowanych biur, optymalizując ich wielkość. Szczególnym wzięciem cieszą się inwestycje o zaawansowanym standardzie, umożliwiające elastyczną aranżację i bezproblemowe skalowanie prowadzonej działalności.

Wyjątkowe wyzwania dla Warszawy i Krakowa

Największą przeszkodą w Warszawie pozostaje brak rozległych, gotowych do wprowadzenia modułów w segmencie premium, co skutecznie krzyżuje plany podmiotom poszukującym przestrzeni powyżej 1 tys. mkw. Organizacje potrzebujące znacznych metraży w stolicy czy Krakowie muszą uwzględniać w swoich strategiach konieczność podpisywania umów przednajmu i oczekiwania na zakończenie prac budowlanych. Decydującym argumentem przy wyborze lokalizacji staje się dobrostan kadry.

Gotowość przedsiębiorstw do akceptacji wyższych czynszów w zamian za najwyższą jakość środowiska pracy to trend, który w ostatnich miesiącach mocno zarysował się w Warszawie, Krakowie i Poznaniu. Niska podaż nowych projektów będzie stymulować ten kierunek w kolejnych latach, wymagając od najemców proaktywności i uwzględniania przednajmu jako standardowego etapu procesu relokacji.

Ważnym aspektem kształtującym rynek są oczekiwania samych pracowników. Od kilku lat obserwuje się stabilizację frekwencji w biurach funkcjonujących w oparciu o model hybrydowy. Choć pełny powrót do trybu stacjonarnego jest odrzucany przez większość zatrudnionych, wszystkie generacje na rynku pracy doceniają wagę bezpośrednich interakcji w budowaniu więzi zespołowych. Priorytetem nie są już powierzchowne benefity w postaci darmowych posiłków, ale funkcjonalne, ergonomiczne środowisko wspierające koncentrację.

Rosnące znaczenie zyskują certyfikacje budynkowe gwarantujące odpowiednią jakość powietrza, optymalne nasłonecznienie oraz komfort akustyczny i termiczny. Zbyt rygorystyczne nakazy powrotu za biurka często stają się dla pracowników impulsem do renegocjacji warunków zatrudnienia lub poszukiwania nowej posady.

Z perspektywy pracodawców, wypracowane modele hybrydowe najczęściej zakładają obowiązkową obecność w biurze przez dwa do trzech dni w tygodniu. Odchodzi się jednak od sztywnych, ogólnofirmowych regulaminów na rzecz elastycznych grafików, dopasowanych do dynamiki konkretnych projektów i poszczególnych zespołów. Biuro pozostaje kluczowym narzędziem dla kadry zarządzającej – wspiera kulturę organizacyjną, buduje tożsamość i pełni rolę magnesu na talenty.

Dlatego przy aranżacji wnętrz dominują dziś rozwiązania typu agile: mobilne ściany, modułowe umeblowanie i strefy dedykowane różnym stylom pracy. W perspektywie najbliższych lat to właśnie komfort użytkowników, elastyczność przestrzeni oraz integracja społeczna będą definiować atrakcyjność nieruchomości biurowych, podnosząc rangę profesjonalnego doradztwa w procesach doboru i optymalizacji miejsc pracy.

‍

Autor: Magdalena Zagrodnik, Partner, Board Member w Walter Herz.