Zbliżający się obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi poważne wyzwanie dla wielu polskich przedsiębiorstw. Mimo kilkukrotnego przesuwania terminów wdrożenia, gotowość firm, zwłaszcza z sektora MŚP, pozostaje na niskim poziomie. Dane wskazują, że aż 6 na 10 podmiotów w Polsce wciąż opiera swoją działalność na fakturach papierowych, a zaledwie co piąta mała firma podjęła próbę przetestowania nowego systemu. Wśród branż, które mogą napotkać największe trudności adaptacyjne, eksperci wymieniają sektor budowlany. Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów przeznaczona do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest ujednolicenie standardu i usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów. Po serii opóźnień, aktualny harmonogram zakłada, że system stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców z wartością sprzedaży przekraczającą 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. Choć obecne terminy wydają się ostateczne, wiele firm, pomimo długiego okresu przygotowawczego, nadal nie jest gotowych na transformację.

Przygotowania do wdrożenia KSeF

Kluczowym elementem przygotowań jest weryfikacja systemu w środowisku testowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Tymczasem, jak wynika z danych Asseco, do września tego roku aż 38% badanych firm nie podjęło takich działań. W przypadku małych podmiotów, zatrudniających od 5 do 10 pracowników, odsetek firm prowadzących testy wynosi zaledwie 20%. Co więcej, raport Webcon z 2024 roku potwierdza, że 61% przedsiębiorstw w Polsce nadal korzysta z tradycyjnych faktur papierowych, co oznacza bardzo powolny spadek w porównaniu z rokiem 2022.

- Małe firmy nie mają zasobów finansowych czy organizacyjnych, by samodzielnie przeprowadzić integrację z systemem KSeF. Wykonywanie testów nie jest dla nich naturalną czynnością. Wg naszych analiz nie są gotowe takie branże i zawody jak fryzjerzy, fizjoterapeuci, częściowo mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Proszę sobie wyobrazić fryzjerkę, która odkłada nożyczki i wykonuje tekst zgodności na platformie Ministerstwa Finansów. Także dla mechanika samochodowego komputer nie jest podstawowym narzędziem pracy. Tacy przedsiębiorcy do digitalizacji muszą się przyzwyczajać, bo wielu z nich ciągle posługuje się papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem – np. kupowanym na płytach CD i nieaktualizowanym. Małe firmy nie mają własnych programistów, działów IT czy dedykowanych budżetów – wskazuje Kamil Fac, Wiceprezes Faktura.pl.

Szczególne wyzwania dla branży budowlanej

Szczególne wyzwania stoją przed branżami, które w codziennej pracy wykorzystują niestandardowe dokumenty, charakteryzują się dużą zmiennością produktów i usług, a także posługują się licznymi załącznikami czy specyfikacjami technicznymi. Taki model pracy jest powszechny w budownictwie oraz w usługach instalacyjnych i technicznych. Istotnym utrudnieniem może być fakt, że załączniki do faktur nie będą przesyłane w ramach KSeF. Problemy z adaptacją mogą mieć również firmy z sektora logistycznego i transportowego. Warto dodać, że według danych Komisji Europejskiej, podstawowa intensywność cyfrowa małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce (61%) jest niższa od średniej unijnej (69%). Przedsiębiorcy z sektora MŚP naturalnie będą szukać wsparcia w biurach księgowych, jednak te również mogą okazać się wąskim gardłem transformacji. Badanie „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” ujawniło, że 46% księgowych „zmaga się z dużymi wątpliwościami i ma sporo zastrzeżeń” w kontekście obowiązkowego KSeF. Wskazują oni na dodatkowe obciążenia administracyjne oraz konieczność poniesienia wydatków na techniczne zabezpieczenie sprzętu i oprogramowania. Co więcej, wdrożenie KSeF jest postrzegane jako zmiana legislacyjna, która w największym stopniu (27,9% wskazań) przyczyni się do wzrostu pracochłonności w najbliższym czasie.

- Tradycyjne biura księgowe są często obłożone pracą. Działania pilne związane z comiesięcznymi deklaracjami i wyliczeniami podatków biorą górę nad rozwojem kwalifikacji związanych z KSeF, szkoleniami, testami. Widzimy to, bo wiele biur księgowych posiłkuje się wsparciem kompetencyjnym platform elektronicznych. Pozytywnym sygnałem jest spostrzeżenie, że w naszych rozmowach z nimi temat Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia się coraz częściej. Nie można z tym czekać do następnego roku – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.

Rola internetowych platform księgowych

Odmienna sytuacja panuje w segmencie internetowych platform księgowych. Dla dostawców takich rozwiązań środowisko faktur elektronicznych jest naturalnym obszarem działania, co sprawia, że proces integracji z KSeF przebiega znacznie sprawniej. Ich przewagą jest również dostępność usług w trybie 24/7, co odpowiada na potrzeby wielu małych przedsiębiorców.

- Kilkukrotne opóźnianie wdrożenia KSeF spowodowało, że czasu na wdrożenia tych funkcjonalności było bardzo dużo. Nasz system jest w pełni zintegrowany— użytkownicy mogą wystawiać faktury i przesyłać je do KSeF bezpośrednio. W przypadku takiej platformy nakład pracy ręcznej jest zminimalizowany, a ew. trudności techniczne są zabezpieczane przez platformę. Specyfika funkcjonowania małej firmy jest taka, że jej właściciele często sprawy administracyjne związane z fakturami wykonują późnym wieczorem czy w weekend. Dla platformy elektronicznej to żaden problem – mówi Kamil Fac z Faktura.pl. Ekspert dodaje, że w przypadku takich platform faktury kosztowe mogą być automatycznie importowane z KSeF, co ułatwia późniejsze wyliczanie podatków czy składek ZUS.

Choć wdrożenie KSeF stanowi wyzwanie, w szerszej perspektywie wpisuje się w ogólnoeuropejski trend cyfryzacji. Plany unijne, ujęte w pakiecie ViDA (VAT in the Digital Age), zakładają wprowadzenie cyfrowego raportowania dla transakcji B2B wewnątrz UE od 1 lipca 2030 roku. Oznacza to, że polskie firmy, po przejściu na nowy system, będą przygotowane na nadchodzące regulacje z dużym wyprzedzeniem.

- Zazwyczaj gdy Polska implementuje regulacje unijne, to często wymagają one inwestycji czy reorganizacji w firmie. W tym przypadku, po wdrożeniu KSeF, z dużym prawdopodobieństwem będziemy gotowi, zanim stanie się to obowiązkiem w UE. Warto zwrócić uwagę także na inne, nieoczywiste zalety tego systemu – mówi Rafał Kozielski, Dyrektor Finea. - Podmiot działający w systemie KSeF może liczyć na łatwiejsze i szybsze otrzymanie finansowania zewnętrznego, jeśli będzie się o nie starał. Pełny elektroniczny rejestr wydatków i przychodów ułatwi ocenę rzetelności i wiarygodności przedsiębiorcy i przyspieszy rozpatrzenie wniosku o finansowanie. Także z tego powodu przygotowanie się na KSeF lub pozyskanie partnera, który to zabezpieczy, to kwestia nie do przecenienia – dodaje ekspert.