Zgodnie z najnowszą publikacją „Service Charges 4.0. Opłaty eksploatacyjne w budynkach biurowych” opracowaną przez ekspertów Colliers, koszty utrzymania przestrzeni komercyjnych uległy wyraźnemu uspokojeniu. W 2026 roku analitycy odnotowują zaledwie marginalne wzrosty rzędu 1–3% rok do roku. To zasadnicza zmiana po okresie dynamicznych zwyżek z ostatnich czterech lat, kiedy to obciążenia operacyjne skoczyły średnio o 33%, a w przypadku stołecznych obiektów podwyżki sięgnęły nawet 40%. Aby zilustrować ten trend, przeanalizowano łącznie blisko 100 nieruchomości biurowych – połowę w Warszawie i połowę na kluczowych rynkach regionalnych – badając kształtowanie się opłat w perspektywie lat 2022–2026. Choć wysokość opłat eksploatacyjnych pozostaje dla najemców niezwykle ważnym kryterium finansowym, coraz większą wagę przywiązuje się do jakości i funkcjonalności oferowanej powierzchni.

– „Koszty eksploatacyjne to kluczowy element umowy najmu. Najemcy analizują przede wszystkim ich wysokość, zakres oraz sposób opisania ich w umowie. Ponieważ w ostatnich latach koszty te znacząco wzrosły, dlatego podlegają szczegółowej analizie finansowej. Stawki wahają się od 19 do ponad 40 zł za mkw., co może stanowić nawet 35% całkowitego kosztu najmu. Na ich poziom wpływa m.in. wielkość i struktura budynku czy jego wiek technologiczny, dlatego świadomy wybór obiektu ma dla najemców duże znaczenie” – mówi Katarzyna Tasarek-Skrok, dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych, Colliers.

Jak wynika z zebranych danych, założenia budżetowe na 2025 rok okazały się wysoce trafne. W większości analizowanych kompleksów wydatki nie przekroczyły zaplanowanych ram, a ewentualne odchylenia miały charakter sporadyczny i zamykały się w granicy 5%. Wyhamowanie dynamiki wzrostu stawek na rok 2026 wynika z ostrożniejszego podejścia zarządców do prognozowania kosztów – zwłaszcza w obrębie podatku od nieruchomości i mediów. Zauważalna jest również silna presja na racjonalizację budżetów operacyjnych, co w niektórych przypadkach skutkowało optymalizacją zakresu świadczonych usług serwisowych.

– „Obecnie nie obserwujemy gwałtownych wahań, czy niespodziewanych wzrostów stawek opłat eksploatacyjnych. Stabilizacja ta działa na korzyść firm planujących swoje budżety – pozwala bardziej precyzyjnie przewidywać koszty funkcjonowania biur i ogranicza ryzyko nagłych korekt finansowych w trakcie roku. Jednocześnie należy pamiętać, że na ostateczny poziom tych opłat wciąż wpływają liczne czynniki zewnętrzne. Dlatego mimo relatywnie spokojnej sytuacji, aspekt monitorowania otoczenia rynkowego pozostaje kluczowy zarówno dla właścicieli, jak i najemców” – komentuje Agnieszka Milczarek, dyrektor w dziale Asset Services, Colliers.

Tworząc budżety na rok 2026, property managerowie opierali się w dużej mierze na przewidywaniach dotyczących inflacji oraz waloryzacji płacy minimalnej. Niemniej jednak, struktura kosztów utrzymania obiektów wciąż kryje w sobie pozycje o podwyższonym ryzyku. Mowa tu przede wszystkim o mediach, które ze względu na niestabilne taryfy oraz wahania w zużyciu stanowią najtrudniejszy do zaplanowania komponent. Z ustaleń Colliers wynika, że w pozostałych kategoriach podwyżki są relatywnie umiarkowane. Koszty ochrony rosną o około 3%, utrzymania czystości o 3–4%, serwisu technicznego w przedziale 5–7%, a wywozu odpadów o 5%. Nieco wyższe skoki zanotowano w przypadku polis ubezpieczeniowych (5–10%) oraz obciążeń z tytułu podatku od nieruchomości (około 4,5%).

Kwestia zaopatrzenia w energię pozostaje największym wyzwaniem dla branży. Notowane na początku 2026 roku skoki cen na rynku SPOT – będące wypadkową warunków pogodowych, mniejszej generacji z OZE oraz napięć geopolitycznych – dowodzą, że nawet krótkotrwałe zawirowania rynkowe mogą mocno wpłynąć na ostateczne rozliczenia. Co więcej, na rachunki za prąd w coraz większym stopniu rzutują opłaty dystrybucyjne i regulacyjne, które w tym roku poszybowały w górę, niekiedy o kilkadziesiąt procent. Specjaliści przewidują jednak, że w dłuższym horyzoncie czasowym rynek powinna stabilizować rosnąca rola zielonej energii i rozwój długoterminowych kontraktów typu PPA.

Zupełnie nowym czynnikiem wpływającym na koszty jest wejście w życie tzw. „ustawy schronowej”. Zwiastuje to istotne przeobrażenia w sektorze nieruchomości komercyjnych – bezpieczeństwo infrastrukturalne przestaje być wartością dodaną, stając się obligatoryjnym standardem projektowym i operacyjnym. Implementacja nowych przepisów wymusza na właścicielach nakłady inwestycyjne, w tym wzmocnienia konstrukcyjne, systemy zasilania awaryjnego, modernizację wentylacji czy tworzenie dodatkowych dróg ewakuacyjnych. Generuje to także stałe wydatki operacyjne związane z przeglądami, szkoleniami i utrzymaniem gotowości miejsc doraźnego schronienia. Na rynku pojawia się zatem nowa kategoria kosztowa, która będzie stopniowo włączana do opłat serwisowych najemców. Mimo możliwego wsparcia z funduszy publicznych, biurowce spełniające te restrykcyjne normy będą pozycjonowane jako aktywa wyższej klasy, co znajdzie odzwierciedlenie w wysokości czynszów i opłat.

Choć bezpośrednie koszty najmu uległy uspokojeniu, wymagania przedsiębiorstw względem nowoczesnych biur systematycznie rosną. Akcent w dyskusjach między najemcami a deweloperami przesuwa się na inne obszary. W 2026 roku to nie sama cena jest jedynym argumentem, ale autentyczna, wielowymiarowa wartość, jaką wynajmowana przestrzeń wnosi do organizacji.

– „Obecnie wartość biura jest definiowana znacznie szerzej niż przez poziom czynszu czy opłat eksploatacyjnych – kluczowe staje się to, w jakim stopniu przestrzeń realnie wspiera działalność operacyjną najemcy. Rosną oczekiwania wobec elastyczności aranżacyjnej, możliwości optymalizacji wykorzystania powierzchni oraz jakości doświadczenia użytkowników. Na znaczeniu zyskują bardziej rozbudowane udogodnienia, wysoka jakość powierzchni wspólnych, technologie wspierające zarządzanie komfortem oraz rozwiązania poprawiające wellbeing i efektywność pracy” – wyjaśnia Karolina Dudek, dyrektor w Colliers Define.

W aktualnych realiach rynkowych istotną przewagę konkurencyjną stanowi również proaktywne doradztwo ze strony wynajmujących i zarządców. Wsparcie w racjonalnym kształtowaniu środowiska pracy i optymalizacji budżetów operacyjnych staje się nieocenione. W konsekwencji największym zainteresowaniem cieszą się te budynki, które dostarczają najemcom nie tylko same metry kwadratowe, ale również kompetencje i nowoczesne rozwiązania technologiczne służące efektywnemu zarządzaniu przestrzenią.