W tradycyjnym modelu realizacji fit-outu inwestycja przechodzi sekwencyjnie przez etapy projektowania, przetargu oraz robót budowlanych. Taka struktura generuje tzw. "martwy czas", w którym najemca często kończy dotychczasową umowę najmu, nie mogąc jeszcze rozpocząć działalności w nowej lokalizacji. Każdy tydzień zwłoki generuje realne straty wynikające z utraconej produktywności lub braku przychodów w sektorze retail.

Dziś pytanie nie brzmi już wyłącznie „ile kosztuje biuro”, ale także „jak szybko firma będzie mogła zacząć w nim pracować”. W wielu przypadkach to właśnie czas okazuje się najdroższym elementem całego procesu – zarządy nadal bardzo często analizują wyłącznie koszt samej realizacji. Tymczasem w praktyce opóźnione otwarcie biura czy lokalu usługowego może oznaczać większe straty niż różnice w budżecie wykonawczym – mówi Hanna Ruszkowska-Świąder, Head of Design & Engineering w Tétris Poland.

Wnętrze biura | Źródło: materiały prasowe

Przetargi i koordynacja jako główne bariery czasowe

Największe opóźnienia w standardowych procedurach wynikają z długotrwałych przetargów, które mogą trwać nawet kilkanaście tygodni. Proces ten obejmuje przygotowanie pełnej dokumentacji, zbieranie ofert, negocjacje oraz tzw. value engineering. Dodatkowym utrudnieniem jest rozproszenie odpowiedzialności pomiędzy niezależnymi podmiotami – architektami, wykonawcami oraz dostawcami systemów IT i AV.

Brak wczesnej weryfikacji dostępności materiałów oraz późne wykrywanie błędów projektowych często prowadzi do kolizji instalacyjnych już na placu budowy. W modelu tradycyjnym każda taka zmiana wymaga aktualizacji kosztorysu i ponownych uzgodnień, co bezpośrednio uderza w harmonogram.

W tradycyjnym modelu każda zmiana projektu wymaga aktualizacji kosztorysu, co oczywiście opóźnia realizację. Dodatkowo, wykonawcy często dowiadują się o długim czasie dostawy materiałów dopiero po zakończeniu przetargu. W modelu Design & Build takie ryzyka można ograniczyć już na etapie projektowania, dzięki bieżącej współpracy zespołu projektowego – architekta, designera oraz projektantów branżowych – z działem kosztorysowym, który może na bieżąco weryfikować dostępność materiałów i realność harmonogramu dostaw. – podkreśla Małgorzata Wojciechowska, Co-Head of Pricing, Tétris Poland.

Efektywność jednego partnera

W formule Design & Build jeden podmiot bierze pełną odpowiedzialność za proces od koncepcji po wykończenie. Kluczową korzyścią jest możliwość prowadzenia działań równolegle – zamówienia wyposażenia i materiałów o długim terminie dostawy mogą być realizowane jeszcze w trakcie dopracowywania szczegółów projektu architektonicznego. Według ekspertów Tétris, model Design & Build pozwala na skrócenie czasu trwania inwestycji o 25–30 proc. W przypadku dużych projektów fit-out przekłada się to na oszczędność rzędu 6-8 tygodni.

Największą wartością modelu Design & Build jest eliminacja przestojów decyzyjnych oraz rozproszonej odpowiedzialności. Jeden partner odpowiada zarówno za projekt, jak i realizację, dzięki czemu decyzje podejmowane są szybciej, a ryzyko błędów i opóźnień znacząco maleje. W praktyce setki drobnych decyzji podejmowanych w ciągu jednego dnia zamiast tygodnia przekładają się na realne oszczędności czasu – komentuje Krzysztof Poznański, Commercial Director, Tétris Poland.

Krzysztof Poznański w biurowym otoczeniu. | Źródło: materiały prasowe

Skala oszczędności w praktyce rynkowej

Potencjał zintegrowanego modelu potwierdzają realizacje dla dużych podmiotów. Przy modernizacji polskiej siedziby firmy JLL o powierzchni 2400 m kw. zastosowanie Design & Build pozwoliło na skrócenie prac o sześć tygodni. Dzięki temu firma szybciej opuściła tymczasowe struktury operacyjne, redukując koszty przejściowe.

Jeszcze wyższe stawki dotyczą sektora handlowego, gdzie niedotrzymanie terminu może wiązać się z utratą kluczowych okresów sprzedażowych i milionowymi stratami. Krzysztof Poznański przywołuje przykład wejścia na polski rynek znanej japońskiej marki odzieżowej:

Wyzwania komunikacyjne wynikające ze współpracy z zagranicznym projektantem nieznającym polskich realiów rynkowych spowodowały, że otwarcie pierwszego stacjonarnego sklepu brandu w dużej warszawskiej galerii handlowej stanęło pod znakiem zapytania i mogło opóźnić się nawet o 2-3 miesiące. Projektantom Tétris udało się jednak znaleźć nieodbiegające jakością zamienniki materiałowe i skoordynować cały proces realizacji, dzięki czemu otwarcie odbyło się w planowanym terminie, a najemca uniknął strat liczonych w milionach złotych – dodaje Krzysztof Poznański.

Wnętrze biura. | Źródło: materiały prasowe

Przewidywalność i gwarancje

Poza oszczędnościami czasowymi model Design & Build oferuje korzyści w postaci uproszczonego modelu gwarancyjnego oraz eliminacji sporów kompetencyjnych na linii projektant-wykonawca. Dla najemców oznacza to większą przewidywalność finansową i możliwość precyzyjnego planowania przeprowadzki oraz działań komunikacyjnych związanych z nowym otwarciem.