Według danych firmy doradczej JLL, niewłaściwy wybór wskaźnika, błędnie określony moment waloryzacji czy pomyłki w wyliczeniach sprawiają, że najemcy przez lata płacą stawki wyższe, niż wynikałoby to z realnego wzrostu cen. Skutki finansowe tych uchybień sprawiają, że temat indeksacji przestał być jedynie domeną administracji, stając się istotnym punktem agendy dyrektorów finansowych i zarządów.

Wskaźnik HICP i pułapki interpretacyjne

Najczęściej stosowanym w umowach najmu miernikiem jest zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych HICP publikowany przez Eurostat. Choć zapewnia on jednolitą metodologię, problemem pozostaje mnogość jego wariantów: od odczytów miesiąc do miesiąca, przez analogiczny miesiąc rok do roku, aż po ruchomą średnią z 12 miesięcy.

– Niejasności w klauzulach indeksacyjnych rozstrzyga się w praktyce przeważnie na korzyść wyższego odczytu wskaźnika. Ponieważ to najemca płaci czynsz, po jego stronie powstaje dodatkowe, błędnie naliczone obciążenie finansowe. Skala problemu jest istotna - przy biurze o powierzchni 2-3 tys. m kw. i miesięcznym czynszu na poziomie 25 euro za metr kwadratowy, wybór między zastosowaniem odpowiedniego wskaźnika może przełożyć się na około 10-12 tys. euro różnicy rocznie. W siedmioletnim horyzoncie mowa już o 70-80 tys. euro, a najemcy często orientują się o tym, że czynsz był naliczany na wyższym niż uzgodniony poziomie właśnie dopiero po kilku latach trwania najmu – mówi Jacek Rek, Director, Lease Audit, JLL.

Moment rozpoczęcia indeksacji źródłem sporów

Kolejnym obszarem generującym koszty jest precyzyjne określenie daty, od której liczona jest waloryzacja. Sformułowania takie jak „12 miesięcy od oddania powierzchni” oraz „12 miesięcy od rozpoczęcia najmu” mogą w praktyce oznaczać kilkumiesięczną różnicę, która wpływa na bazę czynszową w kolejnych latach trwania kontraktu.

Ryzyko finansowe wzrasta również w przypadku klauzul progowych (np. indeksacja po przekroczeniu 3 proc. inflacji). Brak doprecyzowania, czy próg liczony jest od dnia podpisania umowy, czy od daty rozpoczęcia płatności czynszu, może przesunąć moment waloryzacji nawet o rok. Przy biurze o metrażu 2-3 tys. m kw. błąd ten może oznaczać nadpłatę rzędu 25-35 tys. euro w ciągu zaledwie trzech lat.

Portret Jacka Reka, dyrektora w JLL. Ekspert komentuje pułapki związane z niejasnymi klauzulami indeksacyjnymi w umowach najmu.

Brak scenariusza deflacji w kontraktach

Wiele umów najmu konstruowanych jest przy założeniu, że wskaźnik cen może być wyłącznie dodatni. Pominięcie scenariusza deflacji rodzi konflikty w momencie ujemnych odczytów wskaźnika.

– W takim przypadku pole do sporu jest oczywiste. Wynajmujący zwykle będzie twierdził, że indeksacja działa tylko w górę. Najemca zaś może uważać, że skoro mechanizm odwołuje się do zmiany wskaźnika, to powinien być korygowany również w przeciwnym kierunku – komentuje Jacek Rek.

Kluczowa rola nadzoru i audytu Lease Audit

Eksperci JLL podkreślają, że nawet poprawnie skonstruowana umowa nie gwarantuje prawidłowych rozliczeń bez bieżącego nadzoru. Częstym zjawiskiem jest koncentracja firm na negocjacjach stawki bazowej i pakietu zachęt (incentives), przy jednoczesnym automatyzmie działów finansowych w akceptowaniu zaktualizowanych faktur przesyłanych przez wynajmujących.

– Przykładamy szczególną wagę do tego, by zawierane przez naszych klientów umowy najmu były wolne od nieprecyzyjnych sformułowań, które pozostawiałyby pole do interpretacji i prowadziłyby do nieprawidłowości przy indeksacji czynszów. Osiągamy taki rezultat i niewątpliwą wartością dodaną jest przy tym możliwość skorzystania z niemal 30 lat doświadczenia ekspertów z naszego działu Lease Audit. Jednak nawet najlepiej skonstruowana klauzula indeksacyjna może działać poprawnie tylko wtedy, gdy obie strony rozumieją ją tak samo i tak samo stosują w praktyce – komentuje Ida Stankiewicz, Head of Tenant Representation, członkini zarządu JLL w Polsce.

Zjawisko to potęguje fakt, że indeksacja zaczyna realnie wpływać na budżet dopiero w trakcie wykonywania umowy, kiedy uwaga najemcy skupiona jest na bieżącej działalności, a nie na weryfikacji skomplikowanych algorytmów waloryzacyjnych.

Portret Idy Stankiewicz z JLL. Ekspertka podkreśla znaczenie precyzyjnych umów najmu i doświadczenia działu Lease Audit.

Mechanizm indeksacji zaczyna „pracować” dopiero w trakcie wykonywania umowy, a na tym etapie analiza zmian w czynszu rzadko jest przedmiotem uwagi najemcy. Po wymagającym, wielomiesięcznym procesie renegocjacji warunków najmu albo relokacji, przejście w tryb użytkowania biura na co dzień sprzyja automatyzmowi przy bieżących rozliczeniach, a indeksacja staje się rutynową procedurą. Jeżeli raz przyjęty sposób rozliczenia funkcjonuje później bez weryfikacji, niezauważony błąd zamienia się w trwały, kosztowny i problematyczny dla wszystkich stron element czynszu – dodaje Ida Stankiewicz.

Perspektywa zarządcza: Skala strat i model success fee

Błędy w naliczaniu indeksacji pozostają często nieuświadomione przez kadrę zarządzającą. Kinga Piotrowicz, Client Operations Lead EMEA w JLL, wskazuje na wymierne korzyści płynące z audytu umów najmu, które są szczególnie widoczne u najemców międzynarodowych.

Z naszych audytów wynika, że nieprawidłowości w naliczaniu indeksacji pojawiają się w około jednej trzeciej umów i przez lata potrafią być nieujawnione. W typowym przypadku, łączna nadpłata dla biura o powierzchni 2-3 tys. m kw. wynosi średnio między 30 a 100 tys. euro w perspektywie 5-7 lat. To skala, która jest już istotna z punktu widzenia dyrektorów finansowych czy prezesów firm, którzy na polskim rynku często nie są jeszcze świadomi, jak wymierne korzyści może przynieść przeprowadzenie audytu umowy najmu – mówi Kinga Piotrowicz.

Proces odzyskiwania środków w ramach usługi Lease Audit prowadzony jest w modelu wynagrodzenia za sukces (success fee). Obejmuje on pełne wsparcie: od analizy treści dokumentacji i poprawności faktur, przez negocjacje z wynajmującym, aż po faktyczny zwrot nieprawidłowo naliczonych kwot.