Webinary Zakupowe
Przewodnik po procurement dla Corporate Real Estate & Facility Management
Metodyka prowadzona przez praktyczki, każdy odcinek z dodatkowym ekspertem branżowym — od briefu, przez kontrakt, po exit plan.
Organizator: magazyn Obiekty · Partner merytoryczny: FM Procurement Academy
Koniec z chaosem w zakupach CRE i FM.
W branży Corporate Real Estate i Facility Management temat zakupów wciąż często traktuje się jak dodatek do „głównej roboty”. Tymczasem to sposób, w jaki prowadzisz proces zakupowy — od briefu, przez podpis kontraktu, aż po zarządzanie współpracą z dostawcą i exit plan, gdy umowa się kończy — decyduje o tym, czy projekt zmieści się w budżecie, dotrzyma terminu i obroni założenia jakościowe.
Wierzymy, że profesjonalny procurement należy do podstawowych kompetencji każdej osoby pracującej w Corporate Real Estate, Facility Management i workplace. Nie do działu zakupów — do każdego, kto podpisuje umowę, prowadzi projekt albo broni budżetu.
Webinary Zakupowe powstały po to, by tę kompetencję upowszechnić w polskiej branży nieruchomości komercyjnych — dać praktykom CRE i FM wspólny język, ten sam co działom procurementu, i pokazać, że zakupy to dyscyplina, którą zarządza się świadomie.
Cel cyklu
Wyposażyć facility, workplace i office managerów oraz dyrektorów administracyjnych w język, proces i pewność potrzebne do skutecznego prowadzenia zakupów w środowisku Corporate Real Estate.
Przekazać kompletną metodykę procurement od briefu po exit plan, w 8 spotkaniach po 2,5h.
Pokazać, jak ta metodyka osadza się w konkretnych kategoriach zamawiania (fit-out, energia, PropTech, FM) głosem zaproszonych ekspertów.
Zbudować wokół Obiektów aktywną grupę praktyków, którzy mówią wspólnym językiem zakupowym i wymieniają się doświadczeniem.
Dlaczego procurement w CRE jest tak ważny
Corporate Real Estate to środowisko, w którym jeden podpis pod kontraktem potrafi przesunąć budżet o setki tysięcy złotych. Każda taka decyzja rozliczana jest w cyklu wieloletnim, z klauzulami i indeksami, które trzeba umieć czytać.
Mimo to procurement w CRE wciąż traktowany jest jak czynność administracyjna — coś, co office manager albo dyrektor administracyjny robi „przy okazji” głównej roboty. Webinary Zakupowe powstały po to, żeby to zmienić: procurement to pełnoprawna dyscyplina, a każdy, kto pracuje w CRE, powinien znać jej fundamenty.
Dla kogo
Grupa odbiorców cyklu
Odpowiedzialni za projekty operacyjne i kontrakty utrzymaniowe.
Prowadzący zakupy bez wsparcia rozbudowanego działu procurementu.
Zarządzający portfelem nieruchomości, asset i real estate managers.
Chcący uporządkować praktykę i poznać nowe metodyki rynkowe.
Sześć powodów, by być na żywo
Przestajesz „prosić”, zaczynasz współpracować. Rozmowa FM z procurementem staje się partnerską koordynacją.
Struktura przepracowana przez lata w organizacjach EMEA — wiesz, jakie kroki zrobić i czego nie pominąć.
Każdy odcinek ma gościa z konkretnej kategorii zamawiania — fit-out, energia, PropTech, FM.
Realne przykłady rynkowe — bez nazwisk i nazw firm, ale z konkretem operacyjnym.
Język i ramy, których zarząd nie podważy podczas dyskusji o kosztach i zakresie.
Wracasz do treści, dzielisz się z zespołem, używasz jako bazy onboardingowej.
FM Procurement Academy
Inicjatywa Anny Jendrzejczak i Jadwigi Żywiec — dwóch praktyczek zakupów strategicznych dla usług FM z łącznym 29-letnim doświadczeniem w międzynarodowych organizacjach. Akademia uczy, jak profesjonalnie wybierać i kontraktować dostawców — nawet bez rozbudowanych struktur zakupowych.
Ekspertka z 19-letnim doświadczeniem w zakupach strategicznych, specjalizująca się w obszarze Indirect oraz Integrated Facility Management (IFM). Wiedzę zdobywała w międzynarodowych korporacjach (energetyka, farmacja, reklama), zarządzając globalnym łańcuchem dostaw, strategią EMEA i złożonymi projektami tranzycyjnymi. Stawia na procurement oparty na partnerstwie i balansie między kosztami a wartościami etycznymi; jako dyplomowana psychoterapeutka i coach łączy twardy biznes z psychologią relacji.
Ekspertka w obszarze sourcingu i zakupów strategicznych z ponad 10-letnim doświadczeniem, specjalizująca się w projektowaniu strategii dla usług Facility Management oraz optymalizacji kosztów operacyjnych. Wiedzę zdobywała w korporacjach z sektora bankowego, lotniczego i nieruchomości komercyjnych, zarządzając procesami sourcingowymi w EMEA i prowadząc wieloetapowe projekty transformacyjne. Udowadnia, że skuteczny procurement nie wymaga wielkich struktur.
Cykl życia umowy i zarządzanie dostawcą
Jak prowadzić kontrakt, żeby umowa nie stała się papierową fikcją
Czwarty odcinek jest o życiu umowy po podpisie: od transakcji do partnerstwa, przez zapisy, które ratują sytuację przy realnych problemach, po monitorowanie realizacji i exit plan zaprogramowany już przy podpisie. Razem z Jadwigą Żywiec i Anną Jendrzejczak pokażemy, jak prowadzić kontrakt, żeby nie został papierową fikcją. W części eksperckiej Magdalena Hilgner (PLAY) kontynuuje temat energii — tym razem umowy PPA: jak zbudować dla nich RFP i jak oceniać oferty z różnymi mechanizmami indeksacji.
Złote zasady zakupów w energy management — dla kogo naprawdę jest PPA i czego nie podpiszesz w ciemno
Zakupy energii to jeden z najbardziej kosztochłonnych i najbardziej zregulowanych obszarów, jakie trafiają na biurko facility i office managera — a zarazem ten, w którym najłatwiej przepłacić albo podpisać umowę, której się nie rozumie. O tym, jak kupować energię świadomie — taniej, bardziej ekologicznie i bezpiecznie prawnie — opowie Magdalena Hilgner, Kierownik Działu Energii w P4 (PLAY) i radczyni prawna z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w prawie energetycznym, zakupach energii i ESG.
PPA to długoterminowa umowa zakupu energii wprost od wytwórcy — kupujesz nie tylko prąd, ale przewidywalność ceny i zieloną energię, którą da się obronić przed audytorem CSRD. W polskich nieruchomościach komercyjnych potrafi pokryć do 69% rocznego zapotrzebowania biurowca. Czy to kontrakt dla początkujących? Nie — wiąże organizację na 5–15 lat i pozostaje w polskim prawie umową nienazwaną, bez gotowego wzorca. Ale jest różnica między podpisywaniem a rozumieniem: jeśli siedzisz przy tym stole, musisz wiedzieć, o co pytać i kiedy powiedzieć „wstrzymajmy się”. Magdalena pokazuje cztery rzeczy, które decydują o wyniku — ceny ujemne, niedopasowanie wolumenu, mechanizmy indeksacji i gwarancje pochodzenia — oraz to, co trzeba mieć przygotowane, zanim w ogóle wyślesz zapytanie: godzinowy profil zużycia, horyzont dysponowania obiektem i jasność, kto w organizacji podejmuje decyzję na dziesięć lat.
Agenda · 10:00 – 12:30
Stały format każdego odcinka cyklu.
Redaktor naczelny Obiektów wprowadza temat, przedstawia prowadzące i zaproszonego eksperta.
Jadwiga Żywiec i Anna Jendrzejczak: słownik procurementu, anatomia procesu, punkty kontrolne i najczęstsze błędy.
Pytania zebrane przed webinarem oraz z czatu w trakcie spotkania.
Krótka przerwa techniczna przed częścią ekspercką.
Magdalena Hilgner — Kierownik Działu Energii w P4 (PLAY) i radczyni prawna z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w prawie energetycznym, zakupach energii i ESG. Kontynuuje temat zakupów energii: umowy PPA — jak zbudować dla nich RFP, jak oceniać oferty z różnymi mechanizmami indeksacji, pułapki cen ujemnych i niedopasowania wolumenu.
Prowadzący
19 lat doświadczenia w zakupach, w tym wieloletnia praca nad strategią zakupową FM w regionie EMEA. Łączy wiedzę biznesową z głębokim zrozumieniem relacji międzyludzkich.
10+ lat w sourcingu strategicznym. Specjalizacja: strategie zakupowe dla usług FM, tranzycje i integracja dostawców w regionie EMEA.
Otwiera każdy odcinek, prowadzi rozmowę i moderuje Q&A. Obiekty są organizatorem cyklu; FM Procurement Academy pełni rolę partnera merytorycznego.
Kieruje zespołem odpowiedzialnym za zarządzanie energią dla największego operatora usług konwergentnych i jednego z największych odbiorców energii elektrycznej w Polsce. Ponad dziesięcioletnie doświadczenie w prawie energetycznym, zakupach energii i ESG.
Pełen program cyklu
Każdy odcinek to trzon metodyczny FMPA + dodatek ekspercki z konkretnej kategorii zamawiania. Notacja: temat główny + specyfika zakupów w obszarze [kategoria].
Zakupy bez chaosu+ procurement w usługach fit-out i refit (cz. 1)
RFI, RFP, RFQ · benchmark · anatomia procesu · punkty kontrolne i najczęstsze błędy.
- Co naprawdę znaczą skróty RFI, RFP, RFQ; Procurement, Purchasing, Sourcing, Zakupy, Zaopatrzenie — i kiedy używać każdego.
- Czym jest benchmark i kiedy ma sens (a kiedy bywa stratą czasu).
- Najczęstsze błędy językowe w zakupach i ich konsekwencje budżetowe.
- Od czego naprawdę zaczyna się proces zakupowy (spoiler: nie od zapytania).
- Kluczowe etapy procesu i punkty kontrolne, których nie wolno przeoczyć.
Co przyniesie ekspert: jak planować i zamawiać usługi fit-out oraz refit/retrofit, żeby nie przepłacić i dotrzymać harmonogramu · etapy procesu: od planowania przedmiotu najmu, przez realizację, po commissioning i przekazanie do użytkowania · jak rzetelnie oszacować koszty i obronić budżet.
Szczególnie dla: osoby odpowiedzialne za realizację przestrzeni biurowych, project & cost managerowie, najemcy planujący fit-out/refit, inwestorzy i workplace managerowie.
Brief i SOW w praktyce + Trio Zarządcze FM (Zakres, SLA, KPI)+ specyfika zakupów w obszarze Fit-out (cz. 2)
Mapowanie interesariuszy. Anatomia dobrego SOW: zakres Core vs usługi On-demand. Jak przygotować wizję lokalną i szukać oferentów. Plus Trio Zarządcze FM: różnica między zakresem, SLA i KPI oraz przełożenie subiektywnych skarg na mierzalne zapisy kontraktowe.
- Mapowanie wewnętrznych interesariuszy (Stakeholder mapping) — jak pogodzić oczekiwania pracowników biura z wymaganiami działu zakupów.
- Anatomia dobrego Opisu Przedmiotu Zamówienia (SOW): co jest standardem podstawowym (Core), a co usługą na żądanie (On-demand).
- Jak skutecznie przygotować i przeprowadzić wizję lokalną, by dostawca nie zasłonił się niewiedzą o specyfice obiektu.
- Jak szukać odpowiednich oferentów do przetargu.
- Różnica między zakresem (co kupujemy), SLA (jaki standard i czas reakcji) a KPI (jak mierzymy stabilność usługi w skali miesiąca).
- Jak przełożyć subiektywne skargi użytkowników („kuchnia jest brudna”, „kawa nie działa”) na twarde, mierzalne zapisy kontraktowe.
- Zasady budowania wskaźników efektywności, które dostawca realnie raportuje, a Ty łatwo weryfikujesz.
- Improvement plan.
Co przyniesie ekspert: anatomia briefu fit-outowego krok po kroku · jak ustrukturyzować RFP, żeby pięć ofert dało się porównać · design & build vs split contract · klauzule ESG, których wymaga CSRD.
Szczególnie dla: project managerowie fit-outu, workplace strategists, działy administracji prowadzące relokacje.
Anatomia RFP+ specyfika zakupów w obszarze Energii (cz. 1)
Architektura RFP: sekcje formalne, prawne i operacyjne. Koordynacja procesu, runda Q&A z dostawcami, instrukcja dla oferentów.
- Architektura profesjonalnego zapytania: jakie sekcje formalne, prawne i operacyjne musi zawierać RFP, aby rynek potraktował je poważnie.
- Koordynacja procesu krok po kroku: harmonogram RFP, runda pytań od dostawców (Q&A), pełna transparentność.
- Narzucanie reguł gry: instrukcja dla oferentów wymuszająca jednolity format odpowiedzi, który ułatwi porównanie ofert.
Co przyniesie ekspert: jak definiować SLA dostępności i KPI emisyjności w kontraktach energetycznych · klauzule zielonej energii, które wytrzymają audyt CSRD.
Szczególnie dla: energy managerowie, ESG managerowie, dyrektorzy operacyjni rozliczający media.
Cykl życia umowy i zarządzanie dostawcą+ złote zasady zakupów w energy management
Dlaczego umowa jest potrzebna i jak wygląda jej cykl życia. Zarządzanie współpracą z dostawcą w trakcie trwania kontraktu.
- Od transakcji do partnerstwa — praktyki w codziennej współpracy, budowaniu relacji i motywowaniu dostawców.
- Kluczowe i krytyczne zapisy umowne — ratują sytuację, gdy pojawiają się realne problemy.
- Czego nie wie dział prawny ani procurement? Specyfika operacyjna, o którą musi zadbać sam FM.
- Umowa to żywy dokument — jak monitorować realizację i unikać „papierowej fikcji”.
- Exit plan od pierwszego dnia — bezpieczne zakończenie współpracy zaprogramowane już przy podpisie.
Co przyniesie ekspert: jak zbudować RFP dla PPA, dla klasycznego kontraktu i dla modelu mieszanego · pułapki cen ujemnych i niedopasowania wolumenu · ewaluacja ofert z różnymi mechanizmami indeksacji · magazyny energii i PV na dachu.
Szczególnie dla: energy managerowie, kupcy energii i mediów, zespoły sustainability.
Współpraca FM ↔ Zakupy+ specyfika zakupów w obszarze PropTech i technologii (cz. 1)
Jak budować skuteczną współpracę FM ↔ dział zakupów. Wspólny język, podział ról, rozwiązywanie typowych napięć.
- Rola FM i Procurement na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
- Jak skutecznie angażować Procurement i interesariuszy na różnych etapach.
- Najczęstsze źródła nieporozumień między FM a Procurementem oraz sposoby ich unikania.
- Jak definiować potrzeby biznesowe i przekładać je na wymagania zakupowe.
- Jak budować wspólne cele, mierniki sukcesu i odpowiedzialność za wynik.
Co przyniesie ekspert: cykl życia kontraktu SaaS i co dzieje się po podpisaniu · klauzule renewal, eskalacji i data ownership · vendor lock-in · pilot vs roll-out.
Szczególnie dla: IT managerowie w nieruchomościach, dyrektorzy technologii, smart building owners.
Soft & Hard Services jako kategoria zakupowa+ specyfika zakupów w obszarze PropTech i technologii (cz. 2)
Specyfika zakupowa usług miękkich i twardych w FM. Jak podchodzić do różnych kategorii i czym różni się ich prowadzenie.
- Zakupy taktyczne vs. strategiczne — rola Category Managementu w przejściu od gaszenia pożarów do budowania realnej wartości.
- Specyfika Soft & Hard Services — jak układać strategie zakupowe dla tak różnych operacyjnie obszarów.
- Bundling pod lupą — biznesowe zyski oraz ukryte ryzyka operacyjne pakietowania usług w jeden kontrakt.
Co przyniesie ekspert: specyfika zakupu systemów BMS, automatyki, integratorów · cyberbezpieczeństwo jako klauzula kontraktowa · SLA dla systemów krytycznych · negocjacje z dostawcą AI w fazie eksperymentalnej.
Szczególnie dla: wdrażający IWMS/CAFM, integratorzy systemów BMS, automatyka budynkowa.
Tematy uczestników+ specyfika zakupów w obszarze Facility Management
Odcinek, którego temat wyłonimy w głosowaniu wśród uczestników cyklu. Treść dopasowana do realnych potrzeb zgłoszonych przez społeczność.
- Tematy uczestników — wyłonione w głosowaniu społeczności cyklu, dopasowane do najczęściej zgłaszanych potrzeb.
Co przyniesie ekspert: zależne od głosowania społeczności. Domyślnie: waloryzacja kosztów pracy w kontraktach FM · SLA i KPI dla cleaningu, ochrony, recepcji · klauzule retention przeciw nadmiernej rotacji personelu.
Szczególnie dla: szeroka grupa FM — temat dobiera społeczność.
Podsumowanie cyklu — Ask Me Anything
Odcinek zamykający cykl: zamiast wykładu — Wasze pytania. Formuła Ask Me Anything: pytacie, prowadzące i zaproszeni eksperci odpowiadają. Na koniec wspólnie próbujemy zebrać pojęcia z całego cyklu w jeden otwarty słownik zakupowy — w standardzie dostępnym dla wszystkich.
- Ask Me Anything — otwarta sesja pytań do prowadzących i ekspertów z całego cyklu, bez z góry ustalonej agendy.
- Powtórka najczęstszych wątpliwości z poprzednich odcinków — od briefu i SOW, przez RFP, po exit plan.
- Budowa otwartego słownika pojęć zakupowych CRE i FM — wspólne, jednoznaczne definicje dostępne dla całej branży.
- Tematy zgłoszone przez uczestników — zbieramy je w ankiecie po najbliższym webinarze i wprowadzamy do planu.
Cykl w liczbach
Zapisz się na webinar
Webinar #4 · 15 października 2026 · 10:00–12:30 · ClickMeeting, z możliwością zabrania głosu · udział bezpłatny · poziom: początkujący i średniozaawansowani
Zapisy otwarte. Dołącz do rozmowy.
Webinar #4 · 15 października 2026 · 10:00–12:30 · platforma ClickMeeting, z możliwością zabrania głosu na żywo. Udział bezpłatny. Poziom: dla początkujących i średniozaawansowanych.