Webinary Zakupowe
Przewodnik po procurement dla Corporate Real Estate & Facility Management
Metodyka prowadzona przez praktyczki, każdy odcinek z dodatkowym ekspertem branżowym — od briefu, przez kontrakt, po exit plan.
Organizator: magazyn Obiekty · Partner merytoryczny: FM Procurement Academy
Koniec z chaosem w zakupach CRE i FM.
W branży Corporate Real Estate i Facility Management temat zakupów wciąż często traktuje się jak dodatek do „głównej roboty”. Tymczasem to sposób, w jaki prowadzisz proces zakupowy — od briefu, przez podpis kontraktu, aż po zarządzanie współpracą z dostawcą i exit plan, gdy umowa się kończy — decyduje o tym, czy projekt zmieści się w budżecie, dotrzyma terminu i obroni założenia jakościowe.
Wierzymy, że profesjonalny procurement należy do podstawowych kompetencji każdej osoby pracującej w Corporate Real Estate, Facility Management i workplace. Nie do działu zakupów — do każdego, kto podpisuje umowę, prowadzi projekt albo broni budżetu.
Webinary Zakupowe powstały po to, by tę kompetencję upowszechnić w polskiej branży nieruchomości komercyjnych — dać praktykom CRE i FM wspólny język, ten sam co działom procurementu, i pokazać, że zakupy to dyscyplina, którą zarządza się świadomie.
Cel cyklu
Wyposażyć facility, workplace i office managerów oraz dyrektorów administracyjnych w język, proces i pewność potrzebne do skutecznego prowadzenia zakupów w środowisku Corporate Real Estate.
Przekazać kompletną metodykę procurement od briefu po exit plan, w 8 spotkaniach po 2,5h.
Pokazać, jak ta metodyka osadza się w konkretnych kategoriach zamawiania (fit-out, energia, PropTech, FM) głosem zaproszonych ekspertów.
Zbudować wokół Obiektów aktywną grupę praktyków, którzy mówią wspólnym językiem zakupowym i wymieniają się doświadczeniem.
Dlaczego procurement w CRE jest tak ważny
Corporate Real Estate to środowisko, w którym jeden podpis pod kontraktem potrafi przesunąć budżet o setki tysięcy złotych. Każda taka decyzja rozliczana jest w cyklu wieloletnim, z klauzulami i indeksami, które trzeba umieć czytać.
Mimo to procurement w CRE wciąż traktowany jest jak czynność administracyjna — coś, co office manager albo dyrektor administracyjny robi „przy okazji” głównej roboty. Webinary Zakupowe powstały po to, żeby to zmienić: procurement to pełnoprawna dyscyplina, a każdy, kto pracuje w CRE, powinien znać jej fundamenty.
Dla kogo
Grupa odbiorców cyklu
Odpowiedzialni za projekty operacyjne i kontrakty utrzymaniowe.
Prowadzący zakupy bez wsparcia rozbudowanego działu procurementu.
Zarządzający portfelem nieruchomości, asset i real estate managers.
Chcący uporządkować praktykę i poznać nowe metodyki rynkowe.
Sześć powodów, by być na żywo
Przestajesz „prosić”, zaczynasz współpracować. Rozmowa FM z procurementem staje się partnerską koordynacją.
Struktura przepracowana przez lata w organizacjach EMEA — wiesz, jakie kroki zrobić i czego nie pominąć.
Każdy odcinek ma gościa z konkretnej kategorii zamawiania — fit-out, energia, PropTech, FM.
Realne przykłady rynkowe — bez nazwisk i nazw firm, ale z konkretem operacyjnym.
Język i ramy, których zarząd nie podważy podczas dyskusji o kosztach i zakresie.
Wracasz do treści, dzielisz się z zespołem, używasz jako bazy onboardingowej.
FM Procurement Academy
Inicjatywa Anny Jendrzejczak i Jadwigi Żywiec — dwóch praktyczek zakupów strategicznych dla usług FM z łącznym 29-letnim doświadczeniem w międzynarodowych organizacjach. Akademia uczy, jak profesjonalnie wybierać i kontraktować dostawców — nawet bez rozbudowanych struktur zakupowych.
Ekspertka z 19-letnim doświadczeniem w zakupach strategicznych, specjalizująca się w obszarze Indirect oraz Integrated Facility Management (IFM). Wiedzę zdobywała w międzynarodowych korporacjach (energetyka, farmacja, reklama), zarządzając globalnym łańcuchem dostaw, strategią EMEA i złożonymi projektami tranzycyjnymi. Stawia na procurement oparty na partnerstwie i balansie między kosztami a wartościami etycznymi; jako dyplomowana psychoterapeutka i coach łączy twardy biznes z psychologią relacji.
Ekspertka w obszarze sourcingu i zakupów strategicznych z ponad 10-letnim doświadczeniem, specjalizująca się w projektowaniu strategii dla usług Facility Management oraz optymalizacji kosztów operacyjnych. Wiedzę zdobywała w korporacjach z sektora bankowego, lotniczego i nieruchomości komercyjnych, zarządzając procesami sourcingowymi w EMEA i prowadząc wieloetapowe projekty transformacyjne. Udowadnia, że skuteczny procurement nie wymaga wielkich struktur.
Zakupy bez chaosu
Jak poukładać proces i zrozumieć język procurementu
Otwieramy cykl tam, gdzie zaczynają się wszystkie kosztowne pomyłki — przy języku. Razem z Jadwigą Żywiec i Anną Jendrzejczak ułożymy słownik procurementu, pokażemy anatomię procesu zakupowego i punkty kontrolne, których nie wolno przeoczyć. W części eksperckiej osadzimy tę wiedzę w realiach fit-outu biurowego — najbardziej kosztochłonnego projektu, jaki spotyka facility i workplace managera.
Procurement w usługach fit-out i refit — dlaczego w zakupach tych usług liczy się planowanie
Realizacja projektów fit-out i re-fitout / retrofit biur oraz innych nieruchomości to proces trudny i złożony, szczególnie dla osób, które nie mają doświadczenia w prowadzeniu inwestycji budowlanych. Projekty tego typu są kapitałochłonne i czasochłonne, a jednocześnie wymagają specjalistycznej wiedzy branżowej oraz rzetelnego planowania. Tylko wtedy możliwe jest właściwe oszacowanie kosztów oraz realizacja inwestycji zgodnie z harmonogramem i założonym budżetem. O tym, jak zamawiać usługi fit-out i refit, aby nie przepłacić i nie zaprzepaścić projektu, opowie Ewa Skrzypczak, Project & Cost Manager. Specjalizuje się ona w kompleksowej obsłudze tego typu przedsięwzięć – od etapu planowania przedmiotu najmu, przez realizację, aż po commissioning i przekazanie inwestycji do użytkowania.
Wykład będzie doskonałym uzupełnieniem sesji poświęconych procurementowi, prezentujących ogólne zasady prowadzenia procesów zakupowych. To także solidna dawka praktycznej wiedzy dla wszystkich, którzy odpowiadają za realizację przestrzeni biurowych oraz innych projektów związanych z aranżacją i modernizacją nieruchomości.
Agenda · 10:00 – 12:30
Stały format każdego odcinka cyklu.
Redaktor naczelny Obiektów wprowadza temat, przedstawia prowadzące i zaproszonego eksperta.
Jadwiga Żywiec i Anna Jendrzejczak: słownik procurementu, anatomia procesu, punkty kontrolne i najczęstsze błędy.
Pytania zebrane przed webinarem oraz z czatu w trakcie spotkania.
Krótka przerwa techniczna przed częścią ekspercką.
Ewa Skrzypczak — Project & Cost Manager. Specjalizuje się w kompleksowej obsłudze projektów fit-out i refit/retrofit: od planowania przedmiotu najmu, przez realizację, po commissioning i przekazanie inwestycji do użytkowania. Pokaże, jak zamawiać te usługi, aby nie przepłacić i nie zaprzepaścić projektu.
Prowadzący
19 lat doświadczenia w zakupach, w tym wieloletnia praca nad strategią zakupową FM w regionie EMEA. Łączy wiedzę biznesową z głębokim zrozumieniem relacji międzyludzkich.
10+ lat w sourcingu strategicznym. Specjalizacja: strategie zakupowe dla usług FM, tranzycje i integracja dostawców w regionie EMEA.
Otwiera każdy odcinek, prowadzi rozmowę i moderuje Q&A. Obiekty są organizatorem cyklu; FM Procurement Academy pełni rolę partnera merytorycznego.
Pełen program cyklu
Każdy odcinek to trzon metodyczny FMPA + dodatek ekspercki z konkretnej kategorii zamawiania. Notacja: temat główny + specyfika zakupów w obszarze [kategoria].
Zakupy bez chaosu+ procurement w usługach fit-out i refit (cz. 1)
RFI, RFP, RFQ · benchmark · anatomia procesu · punkty kontrolne i najczęstsze błędy.
- Co naprawdę znaczą skróty RFI, RFP, RFQ; Procurement, Purchasing, Sourcing, Zakupy, Zaopatrzenie — i kiedy używać każdego.
- Czym jest benchmark i kiedy ma sens (a kiedy bywa stratą czasu).
- Najczęstsze błędy językowe w zakupach i ich konsekwencje budżetowe.
- Od czego naprawdę zaczyna się proces zakupowy (spoiler: nie od zapytania).
- Kluczowe etapy procesu i punkty kontrolne, których nie wolno przeoczyć.
Co przyniesie ekspert: jak planować i zamawiać usługi fit-out oraz refit/retrofit, żeby nie przepłacić i dotrzymać harmonogramu · etapy procesu: od planowania przedmiotu najmu, przez realizację, po commissioning i przekazanie do użytkowania · jak rzetelnie oszacować koszty i obronić budżet.
Szczególnie dla: osoby odpowiedzialne za realizację przestrzeni biurowych, project & cost managerowie, najemcy planujący fit-out/refit, inwestorzy i workplace managerowie.
Brief i SOW w praktyce+ specyfika zakupów w obszarze Fit-out (cz. 2)
Mapowanie interesariuszy. Anatomia dobrego SOW: zakres Core vs usługi On-demand. Jak przygotować wizję lokalną i szukać oferentów.
- Mapowanie wewnętrznych interesariuszy (Stakeholder mapping) — jak pogodzić oczekiwania pracowników biura z wymaganiami działu zakupów.
- Anatomia dobrego Opisu Przedmiotu Zamówienia (SOW): co jest standardem podstawowym (Core), a co usługą na żądanie (On-demand).
- Jak skutecznie przygotować i przeprowadzić wizję lokalną, by dostawca nie zasłonił się niewiedzą o specyfice obiektu.
- Jak szukać odpowiednich oferentów do przetargu.
Co przyniesie ekspert: anatomia briefu fit-outowego krok po kroku · jak ustrukturyzować RFP, żeby pięć ofert dało się porównać · design & build vs split contract · klauzule ESG, których wymaga CSRD.
Szczególnie dla: project managerowie fit-outu, workplace strategists, działy administracji prowadzące relokacje.
Trio Zarządcze FM (Zakres, SLA, KPI)+ specyfika zakupów w obszarze Energii (cz. 1)
Różnica między zakresem, SLA i KPI. Jak przełożyć subiektywne skargi użytkowników na mierzalne zapisy kontraktowe.
- Różnica między zakresem (co kupujemy), SLA (jaki standard i czas reakcji) a KPI (jak mierzymy stabilność usługi w skali miesiąca).
- Jak przełożyć subiektywne skargi użytkowników („kuchnia jest brudna”, „kawa nie działa”) na twarde, mierzalne zapisy kontraktowe.
- Zasady budowania wskaźników efektywności, które dostawca realnie raportuje, a Ty łatwo weryfikujesz.
- Improvement plan.
Co przyniesie ekspert: jak definiować SLA dostępności i KPI emisyjności w kontraktach energetycznych · klauzule zielonej energii, które wytrzymają audyt CSRD · mechanizmy indeksacyjne — pięć formuł.
Szczególnie dla: energy managerowie, ESG managerowie, dyrektorzy operacyjni rozliczający media.
Anatomia RFP+ specyfika zakupów w obszarze Energii (cz. 2)
Architektura RFP: sekcje formalne, prawne i operacyjne. Koordynacja procesu, runda Q&A z dostawcami, instrukcja dla oferentów.
- Architektura profesjonalnego zapytania: jakie sekcje formalne, prawne i operacyjne musi zawierać RFP, aby rynek potraktował je poważnie.
- Koordynacja procesu krok po kroku: harmonogram RFP, runda pytań od dostawców (Q&A), pełna transparentność.
- Narzucanie reguł gry: instrukcja dla oferentów wymuszająca jednolity format odpowiedzi, który ułatwi porównanie ofert.
Co przyniesie ekspert: jak zbudować RFP dla PPA, dla klasycznego kontraktu i dla modelu mieszanego · pułapki cen ujemnych i niedopasowania wolumenu · ewaluacja ofert z różnymi mechanizmami indeksacji · magazyny energii i PV na dachu.
Szczególnie dla: energy managerowie, kupcy energii i mediów, zespoły sustainability.
Cykl życia umowy i zarządzanie dostawcą+ specyfika zakupów w obszarze PropTech i technologii (cz. 1)
Dlaczego umowa jest potrzebna i jak wygląda jej cykl życia. Zarządzanie współpracą z dostawcą w trakcie trwania kontraktu.
- Od transakcji do partnerstwa — praktyki w codziennej współpracy, budowaniu relacji i motywowaniu dostawców.
- Kluczowe i krytyczne zapisy umowne — ratują sytuację, gdy pojawiają się realne problemy.
- Czego nie wie dział prawny ani procurement? Specyfika operacyjna, o którą musi zadbać sam FM.
- Umowa to żywy dokument — jak monitorować realizację i unikać „papierowej fikcji”.
- Exit plan od pierwszego dnia — bezpieczne zakończenie współpracy zaprogramowane już przy podpisie.
Co przyniesie ekspert: cykl życia kontraktu SaaS i co dzieje się po podpisaniu · klauzule renewal, eskalacji i data ownership · vendor lock-in · pilot vs roll-out.
Szczególnie dla: IT managerowie w nieruchomościach, dyrektorzy technologii, smart building owners.
Współpraca FM ↔ Zakupy+ specyfika zakupów w obszarze PropTech i technologii (cz. 2)
Jak budować skuteczną współpracę FM ↔ dział zakupów. Wspólny język, podział ról, rozwiązywanie typowych napięć.
- Rola FM i Procurement na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
- Jak skutecznie angażować Procurement i interesariuszy na różnych etapach.
- Najczęstsze źródła nieporozumień między FM a Procurementem oraz sposoby ich unikania.
- Jak definiować potrzeby biznesowe i przekładać je na wymagania zakupowe.
- Jak budować wspólne cele, mierniki sukcesu i odpowiedzialność za wynik.
Co przyniesie ekspert: specyfika zakupu systemów BMS, automatyki, integratorów · cyberbezpieczeństwo jako klauzula kontraktowa · SLA dla systemów krytycznych · negocjacje z dostawcą AI w fazie eksperymentalnej.
Szczególnie dla: wdrażający IWMS/CAFM, integratorzy systemów BMS, automatyka budynkowa.
Soft & Hard Services jako kategoria zakupowa+ specyfika zakupów w obszarze Facility Management (cz. 1)
Specyfika zakupowa usług miękkich i twardych w FM. Jak podchodzić do różnych kategorii i czym różni się ich prowadzenie.
- Zakupy taktyczne vs. strategiczne — rola Category Managementu w przejściu od gaszenia pożarów do budowania realnej wartości.
- Specyfika Soft & Hard Services — jak układać strategie zakupowe dla tak różnych operacyjnie obszarów.
- Bundling pod lupą — biznesowe zyski oraz ukryte ryzyka operacyjne pakietowania usług w jeden kontrakt.
Co przyniesie ekspert: zależne od głosowania społeczności. Domyślnie: waloryzacja kosztów pracy w kontraktach FM · SLA i KPI dla cleaningu, ochrony, recepcji · klauzule retention przeciw nadmiernej rotacji personelu.
Szczególnie dla: szeroka grupa FM — temat dobiera społeczność.
Tematy uczestników+ specyfika zakupów w obszarze Facility Management (cz. 2)
Odcinek, którego temat wyłonimy w głosowaniu wśród uczestników cyklu. Treść dopasowana do realnych potrzeb zgłoszonych przez społeczność.
- Tematy uczestników — wyłonione w głosowaniu społeczności cyklu, dopasowane do najczęściej zgłaszanych potrzeb.
Co przyniesie ekspert: jak dział FM rozmawia z działem procurementu w dużej organizacji · IFM, bundled services czy oddzielne kontrakty — kryteria decyzji · case’y rozwiązywania konfliktów · hard services i kontrakty multitech.
Szczególnie dla: head’y działów FM, kierownicy zakupów obsługujący FM, HR/EX managerowie.
Cykl w liczbach
Zapisz się na webinar
Webinar #1 · 30 czerwca 2026 · 10:00–12:30 · ClickMeeting · udział bezpłatny
Zapisy otwarte. Dołącz do rozmowy.
Webinar #1 · 30 czerwca 2026 · 10:00–12:30 · platforma ClickMeeting. Udział bezpłatny.