Jeszcze niedawno większość organizacji rozpoczynała rozmowy z właścicielami na około rok przed wygaśnięciem obowiązującej umowy. Dziś taki harmonogram przestał obowiązywać, ponieważ firmy, których kontrakty kończą się w ciągu najbliższych 2–3 lat, już teraz konkurują o te same, ograniczone zasoby powierzchni. W efekcie najemcy decydują się na uruchomienie procesu wyboru siedziby z kilkuletnim wyprzedzeniem.

Michał Gliński, radca prawny, Partner Zarządzający w kancelarii Wardyński i Wspólnicy przyznaje, że wczesne rozpoczęcie negocjacji lub renegocjacji dużej umowy najmu pozwala, nie tylko na spokojną analizę rynku, ale przede wszystkim na świadome ukształtowanie zapisów prawnych zabezpieczających interesy najemcy na cały okres obowiązywania umowy.

Z perspektywy prawnej kluczowe jest zaplanowanie strategii negocjacyjnej z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby najemca nie znalazł się w sytuacji presji czasowej, która osłabia jego pozycję wobec wynajmującego – informuje Michał Gliński.

Czas jako krytyczne aktywo najemcy

Aktualna sytuacja rynkowa sprawia, że nawet kilkuletnie wyprzedzenie nie gwarantuje zabezpieczenia powierzchni idealnie dopasowanej do potrzeb. W procesie wygrywa dziś nie tylko najwyższa oferta finansowa, ale przede wszystkim sprawność decyzyjna i elastyczność organizacji.

Bartłomiej Zagrodnik, Managing Partner, CEO w Walter Herz, zauważa, że w procesie wynajmu powierzchni w Warszawie wygrywa dziś nie najwyższa oferta, ale szybka decyzja.

Przewagę daje nie tylko budżet, ale przede wszystkim odpowiednio wcześnie rozpoczęty proces najmu. Firmy, które zaczynają poszukiwania powierzchni z dużym wyprzedzeniem mają do wyboru różne opcje. Jeśli natomiast do zakończenia umowy pozostaje mniej niż rok, przy dużej skali najmu oznacza to dla firmy najczęściej wyłącznie możliwość renegocjacji umowy i pozostanie w tej samej lokalizacji – zauważa Bartłomiej Zagrodnik.

Ekspert dodaje, że przy większym zapasie czasowym analizowane są różne możliwości, w tym zakup mniejszych budynków biurowych na cele własne, co staje się coraz częstszym zapytaniem ze strony klientów.

Popyt netto i rekordowe wolumeny

Dynamikę zmian obrazują twarde dane rynkowe. W II kwartale 2026 roku wolumen najmu w Warszawie osiągnął poziom ponad 280 tys. mkw., z czego popyt netto stanowił 134 tys. mkw. Renegocjacje odpowiadały za 52 proc. całkowitej aktywności. Warto przypomnieć, że bezwzględny rekord padł w IV kwartale 2025 roku, kiedy podpisano umowy na 310 tys. mkw. powierzchni.

Największa koncentracja popytu dotyczy Zachodniego Centrum Warszawy. Tam, ze względu na dostępność dużych modułów klasy A, współczynnik pustostanów spadł w ciągu jednego kwartału o połowę, osiągając poziom zaledwie 3,6 proc. W skali całego miasta średni współczynnik pustostanów wynosi 8,5 proc., jednak w ścisłym centrum ukształtował się na poziomie 4,8 proc.

Strukturalna luka podażowa

Ograniczona dostępność biur to wynik nie tylko wysokiej aktywności najemców, ale i drastycznego spadku aktywności deweloperskiej. W budowie pozostaje obecnie niewiele ponad 140 tys. mkw. – to najniższy wynik od kilkunastu lat. Według obliczeń Walter Herz, do końca 2026 roku oddanych zostanie zaledwie niespełna 30 tys. mkw. nowej powierzchni, podczas gdy w pierwszej połowie roku na rynek trafiło jedynie 45 tys. mkw.

Eksperci podkreślają, że obecna luka podażowa ma charakter strukturalny. Efektywna podaż maleje również dlatego, że starsze budynki biurowe są wycofywane z rynku lub zmieniają swoją dotychczasową funkcję. Obecnie realizowane projekty to m.in.:

• AFI Tower – ok. 50 000 mkw.

• Upper One – 35 000 mkw.

• LightOn – 23 600 mkw.

• Skyliner II – 23 000 mkw.

• Puławska 533 – ok. 4 000 mkw.

Analitycy prognozują, że przed końcem roku stawki czynszów za najlepsze powierzchnie w centrum Warszawy mogą przekroczyć barierę 30 euro za mkw. miesięcznie.

Zakup nieruchomości jako alternatywa dla najmu

W obliczu rosnących stawek i braku podaży, coraz więcej firm decyduje się na zakup budynków na własne potrzeby. Przykładem jest firma WB Electronics, która nabyła biurowiec Mokotowska Square (8,6 tys. mkw.), czy Uczelnia Łazarskiego, która przejęła budynek Taifun (7 tys. mkw.). Podobne decyzje podjęły linie Enter Air (Bokserska Office Center) oraz inwestorzy nabywający Cybernetyki Office Center czy budynek B w kompleksie Wiśniowy Business Park.

Michał Gliński wskazuje, że renegocjacja istniejącej umowy wymaga szczegółowej analizy jej dotychczasowych postanowień, w tym klauzul dotyczących zabezpieczeń (gwarancje bankowe, kaucje, oświadczenia o poddaniu się egzekucji), warunków zwrotu przedmiotu najmu oraz ewentualnych ograniczeń w zakresie podnajmu czy zmiany przeznaczenia powierzchni.

Wśród najważniejszych zagadnień prawnych, które powinny zostać uwzględnione już na wstępnym etapie negocjacji, znajdują się opcje przedłużenia umowy oraz prawo pierwszeństwa zawarcia umowy najmu lub wynajęcia dodatkowej powierzchni, warunki i koszty wcześniejszego rozwiązania umowy, zasady waloryzacji czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, a także precyzyjny podział odpowiedzialności i kosztów między stronami – dodaje ekspert Wardyński i Wspólnicy.

Proces zakupu nieruchomości (asset deal lub share deal) wymaga przeprowadzenia kompleksowego badania due diligence. Obejmuje ono weryfikację stanu ksiąg wieczystych, tytułu do nieruchomości, statusu planistyczny, pozwoleń na użytkowanie oraz audyt techniczny. Ten ostatni powinien zweryfikować stan instalacji oraz zgodność wykonania obiektu z dokumentacją projektową i pozwoleniem na budowę. Okres przejściowy między umową przedwstępną a przyrzeczoną może trwać od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy, w zależności od złożoności transakcji.