Obserwowane na rynku trendy znajdują odzwierciedlenie w twardych danych. W przeciągu 2025 roku procesy renegocjacyjne stanowiły przeszło 50 proc. ogólnego wolumenu wynajętej przestrzeni magazynowej, co stanowi wyraźny wzrost w porównaniu do 41,85 proc. odnotowanych w roku poprzednim. Intensywność tego zjawiska jest zróżnicowana regionalnie. Liderem w tym zestawieniu okazało się województwo śląskie, gdzie odnowienia umów przekroczyły próg 70 proc. struktury popytu. Zbliżone, wysokie wskaźniki na poziomie niespełna 60 proc. wynajętej powierzchni zaobserwowano także na rynkach łódzkim oraz wielkopolskim.

„To sygnał, że rynek wchodzi w fazę większej dojrzałości, z mniejszą liczbą ekspansji i rosnącym naciskiem na optymalizację zajmowanej powierzchni” – wyjaśnia Olszewski. Ekspert dodaje również: „Łączny wolumen. powierzchni magazynowo-przemysłowych przekroczył w ubiegłym roku 36,5 mln mkw., a wiele firm – zarówno globalnych marek obecnych na naszym rynku od lat, jak i rodzimych przedsiębiorstw – ma za sobą kilka procesów relokacji i ekspansji. To doświadczenie przekłada się dziś na bardziej świadome decyzje i precyzyjne definiowanie potrzeb najemców”.

Obecnie to nie brak alternatywnych obiektów determinuje decyzje najemców o pozostaniu w dotychczasowych lokalizacjach. Ograniczona podaż dotyka wyłącznie specyficznych rynków o zasięgu lokalnym. Patrząc z perspektywy ogólnokrajowej, podaż i popyt są zbilansowane, nawet pomimo widocznego spadku ilości nowej przestrzeni oddawanej do eksploatacji. Wskaźnik pustostanów w Polsce oscyluje średnio między 7 a 8 proc., co w praktyce umożliwia przedsiębiorstwom znalezienie hal precyzyjnie odpowiadających ich wymogom operacyjnym. Znamiennym przypadkiem są tutaj regiony śląski oraz wielkopolski – mimo że wskaźnik wakatów przekracza tam 8 proc., obszary te jednocześnie generują największy odsetek renegocjacji w skali całego państwa.

„Mimo dostępnych powierzchni, duża grupa najemców niechętnie decyduje się na relokację poza sprawdzony obiekt, który wcześniej wybrali ze względu na dobrą infrastrukturę drogową i dostęp do doświadczonej kadry. Dlatego nawet planując zmianę budynku, część firm w pierwszej kolejności szuka parków magazynowych „po sąsiedzku”” – zaznacza Jan Olszewski. Jak zauważa przedstawiciel Newmark Polska, z perspektywy personelu dojeżdżającego do obiektu, przesunięcie zakładu pracy nawet o skromne 10 kilometrów potrafi być wystarczającym bodźcem do złożenia wypowiedzenia. Zarządy spółek zdają sobie sprawę, że odpływ wykwalifikowanej kadry, nakłady finansowe na rekrutację oraz długotrwały proces wdrażania nowych pracowników to wydatki, które niejednokrotnie przewyższają zyski wygenerowane przez niższe stawki czynszowe w innej lokalizacji.

Decyzję o kontynuacji działalności w obecnej hali najczęściej podejmują przedsiębiorstwa traktujące zajmowaną nieruchomość jako istotny kapitał operacyjny, a nie tylko adres na mapie logistycznej. „Im bardziej magazyn został dopasowany do konkretnych procesów najemcy, tym większa będzie jego skłonność do pozostania w obiekcie.

Dotyczy to zwłaszcza nieruchomości z dużą liczbą indywidualnych dostosowań, rozbudowanych instalacji technicznych czy istotnych inwestycji poniesionych przez najemcę. W takich przypadkach zmiana lokalizacji oznaczałaby nie tylko duży wysiłek logistyczny, ale również utratę poniesionych nakładów” – podkreśla Olszewski.

Ekspert z firmy doradczej zwraca uwagę na fakt, iż każdy proces zmiany siedziby pociąga za sobą ukryte nakłady finansowe. Obejmują one między innymi zobowiązania z tytułu przywrócenia opuszczanej przestrzeni do stanu pierwotnego, koszty rozbiórki i transportu wyposażenia, a także wydatki na ponowny montaż systemów i ogólną restrukturyzację łańcucha operacyjnego.

‍„Na papierze nowy magazyn może wyglądać atrakcyjniej cenowo, ale po zsumowaniu wszystkich elementów bilans nie zawsze wypada na korzyść przeprowadzki” – przypomina Jan Olszewski.

Nie przekreśla to jednak całkowicie zasadności relokacji. Atutem nowo powstających inwestycji deweloperskich staje się przede wszystkim zaawansowana technologia. Lepsze parametry energooszczędności, implementacja certyfikowanych rozwiązań ekologicznych, unowocześniona infrastruktura oraz wyższy standard przestrzeni biurowych to czynniki budujące przewagę konkurencyjną nowoczesnych parków. Mają one kluczowe znaczenie dla organizacji dążących do automatyzacji procesów lub transformacji dotychczasowego modelu biznesowego.

O finalnym kierunku działań wielokrotnie decydują obecnie opłaty eksploatacyjne.

‍„Najemcy analizują nie tylko ich poziom, ale także sposób zarządzania obiektem i transparentność rozliczeń. To właśnie na tym etapie kluczowa staje się rola doradców, którzy pomagają precyzyjnie oszacować rzeczywisty, całkowity koszt zmiany lokalizacji w porównaniu z opcją pozostania w dotychczasowym budynku” – podsumowuje Olszewski.

Proces decyzyjny dotyczący prolongaty umowy lub wyboru nowego obiektu to skomplikowana procedura, która determinuje konieczność posiadania odpowiednich ram czasowych, wiarygodnych danych analitycznych i zestawienia ze sobą rzetelnych wariantów rynkowych. W związku z tym ekspert z Newmark Polska sugeruje inicjowanie rozmów renegocjacyjnych z wyprzedzeniem rzędu 12-18 miesięcy w stosunku do daty wygaśnięcia obecnego kontraktu.

„Taki horyzont daje najemcy komfort działania i pozwala przejść pełny proces decyzyjny bez presji czasu. Punktem wyjścia jest analiza aktualnej sytuacji operacyjnej i kosztowej – sprawdzenie, czy obecna powierzchnia nadal wspiera biznes i plany rozwoju. Równolegle warto zweryfikować dostępne na rynku alternatywy, nawet jeśli scenariuszem bazowym jest pozostanie w dotychczasowym obiekcie. To pozwala realnie ocenić pozycję negocjacyjną i zakres możliwych ustępstw” – mówi Jan Olszewski.

Z technicznego punktu widzenia, kluczem jest dogłębne skontrastowanie kilku wdrożeniowych scenariuszy i metodyczne przeanalizowanie każdego z nich. W kalkulacjach uwzględnia się nie wyłącznie bazowe taryfy czynszowe czy budżet na adaptację przestrzeni, lecz także wydatki na utrzymanie personelu, logistykę przeprowadzki, obciążenia eksploatacyjne oraz potencjalne zagrożenia dla płynności operacyjnej.

‍„Zadaniem doradcy jest zebranie tych wszystkich elementów w całość i pomoc w wyborze rozwiązań, które faktycznie mają sens z punktu widzenia biznesu. Na tej podstawie powstaje krótka lista opcji, a dopiero potem rozpoczynają się właściwe negocjacje – najpierw warunków komercyjnych, a następnie zapisów umowy” – wyjaśnia Olszewski.

Dla podmiotów wynajmujących priorytetem jest obecnie holistyczne zharmonizowanie warunków kontraktu z bieżącymi wymogami przedsiębiorstwa. Sama wysokość czynszu stanowi zaledwie ułamek negocjowanych zagadnień.

‍„W praktyce na stole negocjacyjnym najczęściej pojawiają się kwestie związane z zakresem i finansowaniem prac adaptacyjnych oraz ASTI (Above Standard Tenant Improvements – ponadstandardowe dostosowania), zasadami indeksacji czynszu, wysokością i rozliczaniem opłat eksploatacyjnych oraz strukturą zachęt finansowych” – wylicza Jan Olszewski.

Z obserwacji rynkowych wynika, że rośnie także znaczenie specyfikacji technicznej budynków. Firmy aktywnie negocjują warunki unowocześnienia hal, liftingu przestrzeni roboczych, wzmocnienia nośności posadzek czy zgód na montaż zaawansowanych systemów produkcyjnych. Niejednokrotnie to właśnie te aspekty stają się języczkiem u wagi przy przedłużaniu najmu, dając możliwość optymalizacji obiektu pod kątem nowej strategii bez narażania się na potężne koszty zmiany adresu.

Fundamentalnym parametrem warunkującym ostateczny kształt oferty handlowej pozostaje wciąż horyzont czasowy porozumienia. Wydłużenie okresu najmu wprost proporcjonalnie wpływa na elastyczność właścicieli nieruchomości, otwierając drogę do korzystniejszych ustępstw – począwszy od stawek bazowych, poprzez pakiety zachęt, aż po finansowanie modyfikacji przestrzennych.

‍„Dlatego też klauzule wcześniejszego wyjścia z umowy (tzw. break option) pojawiają się dosyć rzadko. Kontrakt pięcioletni z możliwością wypowiedzenia po trzech latach, dla właścicieli budynków, w praktyce oznacza umowę trzyletnią i tak też jest wyceniany pod względem ryzyka oraz oferowanych warunków” – wyjaśnia ekspert Newmark Polska.

Choć odnawianie kontraktów towarzyszyło rynkowi nieruchomości komercyjnych od początku, obecnie ich ranga nieporównywalnie wzrosła. Prognozy wskazują, że w nadchodzących latach ta tendencja ulegnie dalszemu umocnieniu. Jak konkluduje Jan Olszewski:

‍„Renegocjacje przestają być reakcją na chwilowe zawirowania rynkowe, a stają się naturalnym elementem zarządzania portfelem najmu. Jednocześnie rozwój nowoczesnych obiektów magazynowych, oferujących wyższą efektywność energetyczną, zaawansowane rozwiązania technologiczne i większą elastyczność operacyjną, sprawia, że nowe inwestycje nadal odgrywają istotną rolę w decyzjach najemców. W warunkach niepewności i zmiennego otoczenia gospodarczego kluczowe znaczenie w opracowywaniu optymalnych strategii ma świadome planowanie, dobre rozpoznanie lokalnych rynków i eksperckie wsparcie doradcze – zarówno w ramach renegocjacji, jak i relokacji do nowych obiektów. Profesjonalny doradca pomaga przekuć decyzje dotyczące najmu w realne narzędzie optymalizacji kosztów i dalszego rozwoju biznesu”.