Presja kosztowa hamuje potencjał środowiska pracy

Z danych ISS wynika, że choć 88% liderów biznesu w Polsce (wobec 83% na świecie) uznaje istotny wpływ środowiska pracy na wyniki organizacji, deklaracje te nie zawsze idą w parze z inwestycjami. Zjawisko to zdefiniowano jako „lukę efektywności środowiska pracy”.

Analizując dane z raportu widać, że firmy coraz lepiej rozumieją wpływ środowiska pracy na wyniki biznesowe, co nie zawsze przekłada się na decyzje, inwestycje i wdrożenia. Określamy to „luką efektywności środowiska pracy”, czyli rozbieżnością między deklarowanym znaczeniem miejsca pracy a gotowością do działań, które pozwalają realnie wykorzystać jego potencjał – mówi Agnieszka Jagiełka, Chief Commercial Officer Poland & Baltics w ISS.

Koszty priorytetem dla polskich firm

Z raportu wynika, że aż 69% organizacji w Polsce stawia na optymalizację kosztów i efektywność jako główny priorytet w obszarze środowiska pracy na najbliższe 12 miesięcy. Jest to wynik znacząco wyższy niż średnia dla Europy, która wynosi 61%.

W Polsce presja budżetowa jest kluczowym filtrem, przez który przechodzą decyzje o modernizacji biur. Eksperci zwracają uwagę, że facility managerowie muszą dziś operować twardymi danymi, aby uzasadnić utrzymywanie konkretnej liczby stanowisk pracy.

Inwestycje w biura muszą odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie tylko na deklaratywne. Facility manager działa pod presją kosztów i oczekiwań różnych interesariuszy, dlatego wymaga realnego spojrzenia na faktyczne wykorzystanie przestrzeni. Jeśli organizacja oczekuje kilkuset stanowisk, a na co dzień zajęta jest tylko część z nich, trudno obronić taki model. Konieczna jest transparentna analiza danych i rozmowa z biznesem o kosztach – mówi Paweł Łagoda, Real Estate Director CE & CEE w Visa.

Praca hybrydowa motorem zmian w Polsce

Polska wyróżnia się na tle kontynentu pod względem postrzegania pracy hybrydowej jako impulsu do zmian. Uważa tak 33% polskich firm, podczas gdy średnia w Europie wynosi zaledwie 20%. Wyzwaniem dla lokalnych organizacji pozostaje zaprojektowanie przestrzeni tak, aby odpowiadała na zmienny rytm obecności pracowników, łącząc strefy koncentracji z miejscami sprzyjającymi integracji.

Co ciekawe, w Polsce przyciąganie talentów jako powód zmian w biurze wskazuje tylko 29% respondentów, podczas gdy w Europie wskaźnik ten osiąga 41%. Polskie firmy częściej łączą dobrostan pracowników bezpośrednio z efektywnością operacyjną. Różnice widać również w podejściu do dobrostanu – w Europie wskazuje go 47% liderów, podczas gdy w Polsce odsetek ten wynosi 39%.

Po pandemii biuro musi dawać pracownikowi wartość, którą nie zawsze ma w pracy zdalnej – od jakości przestrzeni i komfortu, po doświadczenie sprzyjające integracji i współpracy. Traktujemy środowisko pracy jako element strategii pracowniczej, a nie wyłącznie koszt nieruchomościowy. Dlatego kluczowe jest słuchanie ludzi i projektowanie rozwiązań dopasowanych do realnego sposobu pracy zespołów. To wymaga nie tylko analizy przestrzeni, ale też dobrego zrozumienia zachowań użytkowników biura – dodaje Paweł Łagoda.

Rozdźwięk między świadomością AI a wdrożeniami

Blisko połowa polskich firm (49%) dostrzega w cyfryzacji i sztucznej inteligencji kluczowy czynnik zmian dla sektora Facility Management. Mimo to, zaledwie 15% respondentów uznaje inteligentne budynki za priorytet inwestycyjny. Kluczową barierą pozostaje trudność w przełożeniu technologii na konkretne wskaźniki biznesowe (ROI).

Liderzy rynku coraz częściej wykorzystują jednak dane z sensorów do optymalizacji zasobów:

• Analiza wypełnienia sal konferencyjnych i stanowisk pracy w czasie rzeczywistym.

• Zarządzanie infrastrukturą parkingową przez dedykowane aplikacje.

• Wdrażanie oświetlenia bioadaptacyjnego poprawiającego komfort pracy.

Cyfryzacja w obszarze środowiska pracy ma największą wartość wtedy, gdy pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe. My wykorzystujemy dane m.in. do analizy tego, jak faktycznie używana jest przestrzeń biurowa – od stanowisk pracy, przez sale konferencyjne, po strefy wspólne. Informacje z sensorów zainstalowanych w naszych biurach pokazują, jak przestrzeń jest wypełniona i używana w różnych dniach tygodnia i porach dnia – tłumaczy Bartosz Barylski, Head of Workplace Management Poland w Nordea.

Zastosowanie analityki w praktyce operacyjnej potwierdza również sektor bankowy, gdzie systemy AI wspierają zarządzanie infrastrukturą wspólną.

Parametry i ich analiza wspierana przez AI pomagają nam lepiej rozumieć, jak w praktyce wykorzystywane są nie tylko biura, ale też infrastruktura otoczenia. Dobrym przykładem są miejsca parkingowe – dzięki aplikacji możemy zarządzać nimi tak, aby każde wolne miejsce wracało do puli i dzięki temu było wykorzystane przez możliwie jak najwięcej dni w tygodniu. Podobnie jest z salami konferencyjnymi: jeśli system pokazuje wysokie obłożenie, pozwala to zidentyfikować realną potrzebę zmiany sposobu wykorzystania przestrzeni albo zwiększenia dostępności sal – dodaje Magdalena Cudna, O&T Support Division Head w Banku Handlowym.

Nowa rola sektora Facility Management

Raport ISS, opracowany na podstawie opinii 3 tysięcy liderów biznesu z 28 krajów, sugeruje, że sektor FM ewoluuje w stronę partnerstwa strategicznego. W obliczu napięcia między presją kosztową a potrzebą budowania dobrostanu, kluczowe staje się mierzalne uzasadnienie każdej decyzji dotyczącej nieruchomości.

Lokalnie mocniej widoczny jest jednak pragmatyzm decyzji – środowisko pracy oceniane jest przede wszystkim przez pryzmat kosztów, wykorzystania przestrzeni i mierzalnych efektów operacyjnych. To właśnie tutaj silniej niż w wielu krajach Europy ujawnia się napięcie między presją kosztową a oczekiwaniami wobec biura i jego wpływu na współpracę, dobrostan czy produktywność. Firmy chcą inwestować w lepsze środowisko pracy, ale jednocześnie oczekują bardzo konkretnego uzasadnienia biznesowego dla takich działań. To sprawia, że sektor FM coraz częściej staje się partnerem nie tylko operacyjnym, ale również doradczym i analitycznym – podsumowuje Agnieszka Jagiełka.