Pomimo dążeń wielu przedsiębiorstw do zwiększenia fizycznej obecności zespołów w placówkach, aktualne realia rynkowe weryfikują te plany. Zgodnie z najnowszym raportem firmy ISS „The Workplace (R)evolution: Obecność w centrum zmian”, obecnie aż 81% zatrudnionych funkcjonuje w modelu hybrydowym, przy czym znaczna grupa odwiedza firmowe biurka jedynie sporadycznie. Taka sytuacja stawia przed organizacjami kluczowe wyzwanie, polegające na wykreowaniu warunków, w których powrót do przestrzeni biurowej będzie podyktowany świadomym wyborem, a nie odgórnym nakazem.

Dokument opracowany przez ISS dobitnie udowadnia, że konwencjonalne metody zarządzania powierzchnią tracą na skuteczności. W licznych przedsiębiorstwach toczy się nieoficjalna rywalizacja o frekwencję – zarządy narzucają obligatoryjne dni obecności w siedzibie, podczas gdy kadra pracownicza w coraz większym stopniu domaga się elastyczności. Sedno problemu tkwi w fakcie, że sama fizyczna obecność w budynku nie generuje automatycznie wartości dodanej. Osoby zatrudnione coraz częściej analizują, czy dojazd do placówki realnie przekłada się na wyższą efektywność ich działań. W przypadku negatywnych wniosków, naturalnym wyborem pozostaje praca zdalna.

„Nakaz obecności może zwiększyć frekwencję, ale nie sprawi, że ludzie będą bardziej zaangażowani. Pracownicy wracają do biura wtedy, gdy widzą w tym realną wartość – możliwość współpracy, dostęp do wiedzy, dobre warunki do koncentracji czy poczucie bycia częścią zespołu” – mówi Alicja Muszalska, architektka i Business Development Manager w ISS.

Publikacja zwraca również uwagę na zróżnicowane motywacje, dla których użytkownicy decydują się na wizytę w centrali. Część z nich traktuje biuro jako platformę do kooperacji i bezpośrednich spotkań z zespołem, inni natomiast poszukują w nim stref gwarantujących głębokie skupienie. Dla wielu osób fizyczna lokalizacja stanowi także istotny fundament budowania kultury organizacyjnej oraz podtrzymywania relacji interpersonalnych.

W związku z tym, diametralnie zmienia się podejście do samego środowiska pracy. Nowoczesne przedsiębiorstwa odchodzą od ustalania limitów dni spędzanych za biurkiem, koncentrując się na tym, jakie warunki należy zapewnić, aby zachęcić zespoły do wizyty. To z kolei wymusza odejście od uniwersalnego projektowania przestrzeni pod jeden z góry założony, schematyczny model wykonywania obowiązków. Taka zmiana paradygmatu sprawia, że osoby odpowiedzialne za strategię workplace managementu przestały być jedynie administratorami metrażu czy stanowisk roboczych. Obecnie ich kompetencje obejmują holistyczne kształtowanie doświadczeń pracownika – począwszy od momentu przekroczenia progu budynku, poprzez płynny dostęp do zaplecza usługowego i technologicznego, aż po zapewnienie maksymalnego komfortu podczas wykonywania codziennych zadań.

„Biuro przestaje być tylko przestrzenią. Staje się systemem doświadczeń. O tym, czy pracownicy chcą być w biurze, często decydują drobne elementy: sprawna recepcja, dobra organizacja spotkań, dostęp do usług, komfort akustyczny czy jakość przestrzeni do współpracy” – dodaje Alicja Muszalska.

Skutkiem tych przemian jest rosnąca liczba spółek, które postrzegają środowisko pracy w kategorii kompleksowego, połączonego systemu. Integruje on w sobie architekturę wnętrz, profesjonalne zarządzanie nieruchomością, zaawansowane usługi z zakresu facility managementu oraz nowoczesne technologie, które na co dzień asystują zespołom. Dzięki takiemu ujęciu, obiekt komercyjny ewoluuje z pozycji standardowego kosztu operacyjnego do rangi strategicznego narzędzia. Jego nadrzędnym celem staje się optymalizacja produktywności, ułatwianie kooperacji oraz umacnianie wewnętrznej kultury firmy.

Wnioski płynące z analizy ISS jasno wskazują, że perspektywy rozwoju sektora biurowego nie opierają się na maksymalizacji liczby stanowisk ani rygorystycznym egzekwowaniu obecności. Determinantą sukcesu jest wykreowanie ekosystemu pracy, który w rzeczywisty sposób ułatwia zatrudnionym realizację ich rutynowych obowiązków. Dopiero w takich okolicznościach fizyczna wizyta w firmie traci charakter odgórnej dyrektywy, stając się autonomiczną i chętnie podejmowaną decyzją pracownika.

Raport „The Workplace (R)evolution: Obecność w centrum zmian” bazuje na danych zebranych w ramach badania opinii, którym objęto niemal 11 000 pracowników z 15 różnych krajów. Perspektywę tę poszerzono o analizę odpowiedzi 2 913 klientów firmy ISS z 29 państw, udostępniających szczegóły dotyczące ich autorskich strategii zarządzania środowiskiem pracy oraz obiektami komercyjnymi. Twórca raportu, Grupa ISS, specjalizuje się w kreowaniu przestrzeni pracy oraz kompleksowym zarządzaniu nieruchomościami, zatrudniając na całym świecie blisko 325 000 osób, a globalne przychody organizacji w 2025 roku ukształtowały się na poziomie 85 miliardów DKK.