Szczególnie branża logistyczna działa dziś pod silną presją kosztową, dlatego wysokość czynszu ma znaczenie. Z praktyki wiemy jednak, że stawka bazowa to tylko początek rozmowy – dopiero zestawienie jej z kosztami operacyjnymi, lokalizacją, standardem technicznym czy planami rozwojowymi firmy pokazuje, która oferta rzeczywiście jest najbardziej opłacalna – mówi Katarzyna Adamska, doradczyni w Dziale Powierzchni Przemysłowych i Magazynowych w Newmark Polska.

Obecnie wielkość polskiego rynku magazynowego przekracza 36,5 mln mkw., a perspektywy na 2026 rok zakładają dostarczenie na rynek niemal 2 mln mkw. nowej powierzchni. Tempo wzrostu rzędu 6–7 proc. w skali roku sprawia, że klienci mogą swobodnie przebierać w ofertach – od starszych budynków o niższej cenie, po ultranowoczesne i energooszczędne parki dystrybucyjne. Wraz z tą różnorodnością pogłębiają się jednak rozbieżności w kosztach utrzymania.

Czynsz to zaledwie wierzchołek góry lodowej

Atrakcyjna stawka bazowa potrafi stanowić silną zachętę dla przedsiębiorstw, jednak rzadko odzwierciedla ona pełne zobowiązania finansowe związane z wynajmem.

Porównywanie wyłącznie stawek bazowych prowadzi do zbyt uproszczonych wniosków, a w konsekwencji również błędnych decyzji. Patrząc wyłącznie na czynsz bazowy, najemca może odrzucić lokalizacje, które po pełnej analizie okazałyby się najlepiej dopasowane do jego działalności oraz optymalne cenowo. Od początku nalegamy, aby przy tworzeniu krótkiej listy podejść wielowątkowo, nie tylko na podstawie czynszu bazowego, lecz uwzględniając także wszystkie składowe kosztów operacyjnych oraz standard techniczny i lokalizację. W praktyce wielokrotnie okazywało się, że oferty początkowo odrzucone przez klienta ze względu na wyższy czynsz, po kompleksowym przeanalizowaniu tych elementów, okazywały się najbardziej racjonalnym rozwiązaniem – twierdzi Katarzyna Adamska.

Jak dodaje ekspertka, specjaliści Newmark Polska od samego początku współpracy przygotowują dla najemców rozbudowane symulacje typu cash flow na cały okres trwania umowy. Uwzględniają one nie tylko stawkę początkową i mechanizmy jej indeksacji, ale również zniżki, zachęty finansowe, nakłady na adaptację (fit-out) oraz dodatkowe opłaty, np. za infrastrukturę parkingową czy prawo do umieszczenia logo na elewacji.

Analizujemy również dostępność OZE, w tym fotowoltaiki, sprawdzamy możliwość kontrolowania zużycia mediów dzięki opomiarowaniu i weryfikujemy przykładowe zużycie mediów przez najemców o podobnym profilu i metrażu na danym magazynie. Dopiero takie całościowe zestawienie pozwala rzetelnie ocenić, która lokalizacja rzeczywiście spełnia potrzeby biznesu i jest optymalna kosztowo w całym horyzoncie najmu – podkreśla Katarzyna Adamska.

Eksploatacja ukryta w kosztach dodatkowych

Aby zrozumieć prawdziwe obciążenie budżetu, należy zajrzeć poza główną stawkę najmu. Na bilans wpływają rachunki za media, koszty eksploatacyjne (tzw. service charge), gwarancje bankowe czy wpłacane kaucje.

Poziom kosztów eksploatacyjnych potrafi znacząco różnić się nawet między strefami tego samego miasta. Istotną pozycję w kosztach zajmuje podatek od nieruchomości, a czasowe zwolnienie w pierwszym roku nie znosi tego wydatku w kolejnych latach. Kluczowe pozostaje też spojrzenie na dostosowania techniczne i realne potrzeby operacyjne – w działalności produkcyjnej trzeba myśleć nie tylko o tym, co potrzebne jest dziś, ale też o tym, co może być konieczne za kilka lat. Zmiany w zakresie ochrony przeciwpożarowej czy rodzaju składowanych materiałów mogą wówczas znacząco podnieść koszty adaptacji – wyjaśnia Katarzyna Adamska.

Ważnym, a często bagatelizowanym aspektem finansowym, jest lokalizacja w kontekście zasobów ludzkich. Przeprowadzka do tańszego, ale gorzej skomunikowanego obiektu może skutkować odpływem kadry, a tym samym generować koszty rekrutacji i szkoleń nowych pracowników. Z punktu widzenia budżetu operacyjnego, do ostatecznego rachunku trzeba doliczyć także m.in. dostosowanie sieci IT do korporacyjnych standardów najemcy.

Efektywność energetyczna jako waluta przetargowa

Dziś opłaty serwisowe i zużycie energii to pozycje definiujące opłacalność najmu.

Wzrost cen energii sprawił, że efektywność energetyczna przestała być tylko dodatkiem – w cieplejsze lata trzeba intensywnie chłodzić magazyny i biura, zwłaszcza przy produktach wrażliwych na temperaturę. Instalacje fotowoltaiczne pozwalają częściowo stabilizować koszty. Zdarza się, że energia z fotowoltaiki pokrywa np. zapotrzebowanie na klimatyzację całej części biurowej. W efekcie najemcy coraz częściej są gotowi zaakceptować wyższy czynsz w zamian za przewidywalne i konkurencyjne koszty mediów – wyjaśnia ekspertka Newmark Polska.

Rynek magazynowy ulega silnemu rozwarstwieniu pod względem standardu technologicznego budynków.

Nowoczesne obiekty wyposażone w systemy BMS optymalizują zużycie energii i pozwalają szybciej wychwycić potencjalne awarie, a to dopiero początek zmian technologicznych. Standardem staje się dziś inteligentne sterowanie oświetleniem (DALI – Digital Addressable Lighting Interface), oparte na czujnikach ruchu i światła dziennego, które ogranicza straty energii, a podliczniki umożliwiają bieżący monitoring jej zużycia. Do tego dochodzi lepsza, grubsza izolacja, redukująca straty ciepła i chłodu. W starszych magazynach wiele z tych rozwiązań wymaga modernizacji, co wprost przekłada się na wyższy całkowity koszt użytkowania – wyjaśnia Katarzyna Adamska.

Funkcjonalność obiektu kluczem do sukcesu

Dobrze dobrany magazyn powinien odpowiadać rzeczywistemu modelowi operacyjnemu firmy, a nie maksymalnym, katalogowym parametrom dewelopera. Choć dawniej za rynkowy święty Graal uchodziła wysokość składowania rzędu 12 metrów, dziś wielu najemców decyduje się na standardowe 10 metrów, by nie przepłacać za kubaturę, której fizycznie nie wykorzystają.

O sprawności operacyjnej obiektu przesądzają takie elementy, jak: rozstaw słupów, nośność posadzki, dostępność doków, parametry PPOŻ czy przygotowanie budynku do wdrożenia rozwiązań automatyzacyjnych – mówi ekspertka. – Coraz większe znaczenie w parku magazynowym ma część biurowa. Dla wielu najemców magazyn to nie tylko zaplecze operacyjne, lecz także miejsce pracy zespołu i element wizerunku pracodawcy. W efekcie rosną oczekiwania wobec standardu wykończenia i komfortu biur zlokalizowanych przy hali – wiele firm jest gotowych zapłacić więcej za przestrzeń dopasowaną do swoich procesów i ambicji. Istotne stają się też wymagania ESG: nowe obiekty częściej spełniają standardy raportowania środowiskowego oczekiwane przez międzynarodowe korporacje, podczas gdy starsze parki stopniowo przechodzą modernizacje – dodaje Katarzyna Adamska.

Sztuka negocjacji to gra o cały kontrakt

Finalny wymiar kosztów precyzuje się na końcowym etapie rozmów z wynajmującym. Elastyczne podejście do budżetów adaptacyjnych czy negocjacje terminów oddania mogą uratować setki tysięcy złotych z budżetu operacyjnego. Bardzo istotne bywają też detale związane z opuszczeniem lokalu po wygaśnięciu umowy i przywróceniem go do stanu pierwotnego.

Rodzaj i forma zachęt zależą od regionu, poziomu pustostanów i aktywności deweloperów – w starszych budynkach częściej pojawiają się okresy bezczynszowe, a w nowych obiektach najemcy mogą liczyć na kontrybucje finansowe. Przedsiębiorcy zwracają uwagę również na elastyczność zapisów, długość kontraktu i możliwość wcześniejszego opuszczenia budynku – informuje ekspertka Newmark Polska.

Obecnie wynajem przestrzeni to wielowymiarowa decyzja biznesowa, wymagająca rozważenia wielu dróg, od renegocjacji bieżącej umowy po przeprowadzkę lub połączenie wielu węzłów logistycznych w jeden główny hub.

To jednocześnie projekt operacyjny i finansowy. Liczy się nie tylko stawka bazowa, ale całkowity koszt kontraktu oraz elastyczność, jaką daje umowa. Dobrze przygotowana strategia i odpowiednio wczesne rozpoczęcie rozmów pozwalają realnie zwiększyć przestrzeń do negocjacji i wybrać rozwiązanie, które będzie bezpieczne biznesowo przez cały okres najmu – podsumowuje Katarzyna Adamska.