Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce odnotowuje dynamiczny wzrost, co potwierdzają najnowsze dane. W pierwszej połowie 2025 roku wartość inwestycji w tym sektorze osiągnęła 1,7 mld euro, jak informuje Savills. Równie imponujące są statystyki dotyczące najmu – według Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych (PINK), w samym drugim kwartale w ośmiu głównych miastach regionalnych wynajęto ponad 217 tys. m² powierzchni biurowej, co stanowi wzrost o 51% w ujęciu rocznym. Z kolei w Warszawie popyt w pierwszych sześciu miesiącach roku sięgnął 300 tys. m². Tak wysoka aktywność, w której dominują renegocjacje stanowiące 60–65% wszystkich transakcji, zwraca uwagę na kluczowe znaczenie precyzyjnie sformułowanych zapisów podatkowych w umowach.

„Choć najem z pozoru wydaje się prostą transakcją, nieprecyzyjne zapisy dotyczące podatku od nieruchomości mogą zmienić dobrą współpracę w kosztowny spór. Właścicielom grożą nie tylko dopłaty, ale również odpowiedzialność karna skarbowa. Najemcy z kolei ryzykują naliczeniem dodatkowych opłat, których nie przewidzieli w budżecie” – mówi Wojciech Pławiak, partner w kancelarii Litigato, radca prawny i doradca podatkowy. „Dlatego analiza podatkowa powinna być elementem procesu negocjacji umowy – a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Biorąc pod uwagę, że umowy najmu są zawierane na 5–10 lat, a czasem dłużej, źle skonstruowana klauzula podatkowa może generować problem przez cały okres obowiązywania kontraktu. To szczególnie istotne przy dużych portfelach nieruchomości i transakcjach typu sale & leaseback” – wyjaśnia Wojciech Pławiak.

Reputacja nie do przecenienia

Konsekwencje sporu o podatek od nieruchomości wykraczają daleko poza kwestie finansowe, które mogą sięgać setek tysięcy złotych w formie dopłat i odsetek. Równie istotne są relacje biznesowe między właścicielem a najemcą. W branży nieruchomości komercyjnych, gdzie wiarygodność i renoma stanowią kluczowy kapitał, konflikt podatkowy może zaszkodzić wizerunkowi obu stron. Rosnąca świadomość w tym zakresie jest widoczna zwłaszcza wśród międzynarodowych korporacji, które oczekują pełnej transparentności w rozliczeniach. Taka postawa wpisuje się w globalny trend ESG, gdzie klarowne raportowanie i minimalizowanie ryzyk prawno-podatkowych staje się rynkowym standardem.

Obowiązek podatkowy – pozornie prosty, w praktyce skomplikowany

Chociaż zgodnie z przepisami obowiązek zapłaty podatku od nieruchomości spoczywa na właścicielu, praktyka bywa bardziej skomplikowana. Istnieją sytuacje, w których to najemca staje się podatnikiem.

„Jeśli dzierżawca lub najemca wzniósł budowlę na gruncie, którą ma prawo zabrać po upływie umowy, to może być jej właścicielem niezależnie od własności gruntu – czyli od tej budowli powinien płacić podatek nie w czynszu ale bezpośrednio na podstawie swojej deklaracji” – wyjaśnia Wojciech Pławiak. Ekspert dodaje, że w przypadku dużych obiektów, takich jak biurowce czy galerie handlowe, nawet niewielkie, kiluprocentowe różnice w ustaleniu powierzchni użytkowej mogą przekładać się na setki tysięcy złotych dodatkowego podatku w skali roku.

Kto naprawdę płaci?

Powszechną praktyką jest przenoszenie przez właścicieli kosztów podatku od nieruchomości oraz opłat za użytkowanie wieczyste na najemców. Jednak to właśnie nieprecyzyjne klauzule regulujące ten mechanizm stają się częstym źródłem konfliktów. Zbyt ogólne zapisy mogą prowadzić do sytuacji, w której najemca kwestionuje naliczone opłaty, pozostawiając właściciela z nieuregulowanym zobowiązaniem podatkowym.

„Jeszcze większe problemy pojawiają się, gdy okaże się, że przez lata podatek był nadpłacony lub płacony w zaniżonej wysokości – wtedy trzeba określić, kto i w jakiej perspektywie pokrywa niedopłatę czy odsetki” – tłumaczy Wojciech Pławiak.

Magia precyzyjnych zapisów

Kluczem do uniknięcia sporów jest precyzyjne sformułowanie umowy najmu, która powinna wyraźnie rozdzielać czynsz, opłaty eksploatacyjne oraz obciążenia podatkowe. Zacieranie się tych granic tworzy pole do niejednoznacznych interpretacji i potencjalnych konfliktów. Niezwykle istotne jest także uregulowanie procedur związanych z deklarowaniem podatku oraz określenie zasad współpracy między stronami w zakresie przekazywania danych, takich jak informacje o powierzchni użytkowej czy inwentaryzacja budowli.

Aktualizacja deklaracji – obowiązek, o którym łatwo zapomnieć

Właściciele muszą również pamiętać o obowiązku aktualizacji deklaracji podatkowej w przypadku zmian w strukturze najmu, np. pojawienia się nowych lokali. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować surowymi konsekwencjami ze strony gminy, nawet jeśli umowa przerzuca koszty podatku na najemcę.

„Odpowiedzialność, w tym także karna skarbowa, zawsze pozostaje po stronie właściciela. To ryzyko, którego nie można zbagatelizować” – dodaje Wojciech Pławiak.

W obliczu rosnącej dynamiki na rynku nieruchomości komercyjnych, dużej liczby renegocjacji oraz wysokiej aktywności inwestycyjnej, ryzyko sporów na tle podatkowym staje się coraz bardziej realne. Jak podkreślają eksperci, transparentność oraz precyzja zapisów w umowach najmu nie są już tylko dobrą praktyką, ale stanowią fundamentalne zabezpieczenie interesów zarówno dla wynajmujących, jak i najemców.