W ewoluującym krajobrazie nowoczesnych miejsc pracy koncepcja biurek regulowanych stała się powszechnym i wymaganym standardem w otwartych przestrzeniach. Pracownicy coraz bardziej cenią sobie elastyczność i korzyści zdrowotne, jakie oferują te biurka. Jednak jednym intrygującym trendem, który kwestionuje tradycyjne normy, jest integracja biurek regulowanych w obszarach recepcyjnych. W tym wpisie badam powody tej zmiany oraz wpływ, jaki może mieć na ogólne doświadczenie w miejscu pracy.

Regulowane biurka w otwartych przestrzeniach:

Biurka regulowane stały się podstawowym elementem w otwartych biurach oferując szereg korzyści, w tym poprawę ergonomii, zdrowia i komfortu. Dostosowanie wysokości blatu pozwala utrzymać prawidłową postawę, zmniejszyć ryzyko chorób związanych z siedzącym trybem życia oraz zwiększyć produktywność. Praca w pozycji stojącej wspomaga różnorodność ruchu, poprawia krążenie krwi, redukuje znużenie, dba o układ mięśniowo-szkieletowy i może być dostosowana do różnych zadań. Korzystanie z regulowanych biurek może wspiera zdrowy styl życia, jednak ważne jest unikanie długotrwałych pozycji siedzących lub stojących oraz regularne zmiany pozycji i krótkie przerwy na ruch.Firmy zdają sobie sprawę z ważności zapewniania dynamicznego i elastycznego miejsca pracy, aby wspierać zdrowie i wydajność pracowników. Coraz więcej osób posiada takie biurka w domu, a niektórzy nawet umieszczają sobie pod nimi bieżnie czy rowerek stacjonarny. Świadomość dbania o zdrowie rośnie, chociaż nadal nie jest na zadowalającym poziomie, dlatego budowanie kultury bezpieczeństwa w organizacji i bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest tak ważne.

Ale co z obszarami recepcyjnymi?

Tradycyjnie obszary recepcyjne były projektowane z naciskiem na estetykę i przyjazną atmosferę. Recepcja miała być przede wszystkim reprezentacyjna i przyjazna dla odwiedzających. Chociaż te elementy pozostają istotne, rośnie świadomość, że obszar recepcyjny jest czymś więcej niż tylko przestrzenią oczekiwania dla odwiedzających. Pełni ważna rolę integracji pracowników, kreowania pozytywnej atmosfery czy przepływu informacji.Powody stosowania biurek regulowanych w recepcji:1. Odzwierciedlanie wartości firmy:Integracja biurek regulowanych w recepcji przekazuje silny sygnał dotyczący zaangażowania firmy w elastyczne i zdroworozsądkowe środowisko pracy. To przedstawia postępowe podejście, które wykracza poza przestrzeń roboczą i przenika każdy aspekt organizacji. Pamiętajmy, że zespół facility czy ogólnie rozumianej administracji biurowej, pracuje zazwyczaj 8h i więcej. To miejsce pracy stałej i standard biurek nie powinien odbiegać od biurek, które są w gabinetach czy open space-ach.Często biurko na recepcji nie jest regulowane, a jeszcze częściej nie jest nawet biurkiem tylko blatem przymocowanym na stałe. Pandemia pokazała, ze dział facility był bardzo często w biurze, jak nie codziennie, podczas gdy większość pracowników z pozostałych działów pracowało zdalnie. Warto zbadać ten temat w swojej firmie, czy osoby, które są najczęściej w biurze jak dział administracji, posiada równie wygodne i ergonomiczne stanowisko pracy jak inni pracownicy. Świadczy to o dobrych wartościach w firmie.Sama wiele lat miałam swoje stanowisko pracy na recepcji. Przeszłam od najniższego szczebla administracji, dlatego temat mi jest bardzo znany. Mimo, ze recepcje zazwyczaj były piękne, miały kreatywny design czy większą przestrzeń niż na open spacach, często to był blat, który był problematyczny. Był za wąski, za nisko przymocowany, za wysoko, można byłoby wymieniać wiele przykładów. Nie zapominajmy, że przy takim blacie zazwyczaj siedzi kilka osób, często o różnym wzroście i każda osoba powinna mieć szanse na przystosowanie sobie stanowiska pracy pod siebie.2. Zaangażowanie pracowników:Obszary recepcyjne nie służą wyłącznie odwiedzającym; są także miejscami, gdzie pracownicy pracują lub współpracują. Biurka regulowane w tych obszarach umożliwiają pracownikom wybór przestrzeni roboczej zgodnie z ich potrzebami, nawet jeśli tylko na krótki czas. To wspiera poczucie autonomii i zaangażowania.Czynnikiem wysoce demotywującym może być fakt, iż na open space stoją wolne ergonomiczne biurka, podczas osoba z recepcji, która przychodzi codziennie, bądź prawie codziennie na stanowisko pracy, ma je słabszej jakości w postaci blatu. Na szczęście zauważamy wzrost ergonomicznych biurek na recepcji i polepszenie poziomu BHP.Sami w ubiegłym roku w naszej firmie Aspire Systems Poland wymieniliśmy blat recepcyjny na biurka podnoszone elektrycznie. Nie ukrywam, że było to wyzwanie, ponieważ istniejąca lada recepcyjna miała dość specyficzny układ, ale ze współpracy z Design Anatomy udało się tego dokonać.3. Demonstracja przynależności:Przyjazne projektowanie miejsca pracy uwzględnia potrzeby wszystkich pracowników, również tych pracujących na stanowiskach recepcyjnych. Biurka regulowane zapewniają, że wszyscy, niezależnie od swojej roli zawodowej, mają dostęp do ergonomicznych miejsc pracy, promując bardziej inkluzywne i wspierające środowisko.Czasami pracownicy innych działów zapominają, że recepcja to miejsce pracy stałej. To „Centrum dowodzenia”, gdzie często potrzebne jest skupienie, aby zająć się powierzonymi obowiązkami. Wymiana biurek w całym biurze, również na recepcji, zdecydowanie została odebrana przez pracowników bardzo pozytywnie.Dodatkowo, dzięki współpracy z Nowym Stylem, zorganizowaliśmy szkolenie z ergonomii całego stanowiska pracy, również z funkcjonalności krzeseł, co okazało się hitem wśród pracowników.4. Adaptowalność do różnych zadań:Obszary recepcyjne to przestrzenie wielofunkcyjne, które można wykorzystać do różnych zadań, od witania gości po spontaniczne spotkania. Biurka regulowane oferują elastyczność potrzebną do różnych aktywności, pozwalając recepcji łatwo dostosować się do zmieniających się wymagań. Często pracownicy przychodzą z pytaniami właśnie na recepcje. Regulowane biurko ułatwia pokazanie odpowiedzi na monitorze na wysokości wzroku, bez konieczności schylania się czy kucania. Odpowiadając na pytanie pokazując informacje na monitorze, osoba z administracji może stać, co ma dodatkowy pozytywny wpływ, bez poczucia, ze pracownik patrzy na osobę z działu administracji z góry.W 2023 robiliśmy upgrade biura i podczas dyskusji, które elementy są priorytetem, nie obyło się bez obaw, czy podnoszone biurka nie będą „źle” wyglądały na recepcji, jak to będzie odbierane przez gości i jak wysoko mogą się podnosić. Jak wiadomo, na recepcji się dużo dzieje i były tez wątpliwości czy przesyłki, które przechodzą będą widoczne dla gości na podniesionym biurku. Wszystkie wątpliwości zostały rozwiane, a rozwiązanie funkcjonuje dobrze już kilka miesięcy. Jestem dumna, że dołączyliśmy do grona firm, które również mają podnoszone biurka recepcyjne.Podsumowując: w miarę jak obraz miejsca pracy ciągle ewoluuje, uwzględnienie biurek regulowanych w obszarach recepcyjnych stanowi przesunięcie w kierunku holistycznego podejścia dla dobrostanu pracowników. Przedsiębiorstwa, rozszerzając zasady elastycznych miejsc pracy poza wyznaczone obszary pracy, mogą tworzyć bardziej dynamiczne i inkluzywne środowisko zarówno dla pracowników, jak i odwiedzających. Obszar recepcyjny, dawniej jedynie przelotną przestrzenią, staje się teraz integralną częścią ogólnego doświadczenia w miejscu pracy. Jako, że żyjemy w czasach post pandemicznych, wiele firm pracuje w modelu hybrydowym, wiele osób przyjście do biura traktuje jako dobrą okazje do spędzania czasu na rozmowie. Jako, że nasz dział pracuje zazwyczaj codziennie z biura, wiele osób chętnie odwiedza recepcje, żeby porozmawiać.Komentarze:

"Rozumiemy, jak ważny jest ruch, dlatego biurka podnoszone elektryczne zapewniają możliwość pracy w pozycji siedzącej i stojącej w dowolnym momencie bez żadnego wysiłku.

Wykorzystując regulacje biurek możemy być w kontakcie ze swoim zespołem, a jednocześnie mieć własną przestrzeń, która zapewni komfort i pozwoli wykonywać zadania indywidualnie.

Takie stanowisko jest bardzo funkcjonalne w strefie recepcyjnej. Zapewnia ergonomiczne miejsce, ułatwiając jednocześnie komunikacje ze współpracownikami."

Robert Woźny, Senior Sales Manager Nowy Styl

Od kilku lat obserwujemy zmieniającą się funkcję recepcji. Coraz rzadziej przypominają one miejsce, w którym przez cały dzień sekretarka jedynie wita gości lub przekierowuje połączenia na telefonie stacjonarnym. Obecnie recepcje zamieniane są w saloniki biur i miejsca, w których gość/klient od razu po przekroczeniu progu biura może poczuć ducha firmy.

Bardzo często w recepcjach powstają aneksy kuchenne i siedziska, wyższe blaty barowe przy których oczekiwanie na spotkanie jest dużo przyjemniejsze. Regulowane biurka na recepcji dają tę swobodę, dzięki której można wyrównać poziom blatu albo wręcz nim „zagrać”. Można użyć ich po to, żeby zmienić coś w designie lub zwyczajnie dostosować się do gościa, który przed nami stoi.

Szymon Renk, Senior Consultant CBRE

„Biurka z regulowaną wysokością to doskonałe rozwiązanie również dla recepcji. Możliwość szybkiej zmiany wysokości blatu pozwala na częstą zmianę pozycji z siedzącej na stojącą, co korzystnie wpływa na zdrowie i komfort pracowników. Regularne zmiany pozycji mogą przynieść ulgę obciążonym partiom ciała, poprawić samopoczucie, kondycję fizyczną i psychiczną, przyczyniając się do zwiększenia efektywności działań w miejscu pracy. W biurze zalecana jest zasada 50/25/25, czyli 50% siedzenia, 25% stania i 25% chodzenia.”

 Weronika Budzyńska, Architekt Olivia Centre