Nawigacja po świecie administracji

Kompetencje administration managera

W jaki sposób rekrutujesz pracowników do swojego zespołu?

 Mocno skupiam się na indywidualnych cechach konkretnego kandydata. Staram się ocenić go pod względem umiejętności odpowiedniego zarządzania zadaniami, a czasem także niestandardowego myślenia. To bardzo przydaje się w praktyce.  Trzeba  na przykład wiedzieć, w jaki sposób postąpić w sytuacji,  w której pękła rura w biurze,  jak zabezpieczyć przestrzeń i pracowników i bardzo sprawnie działać. Określiłbym to jako lekkość w szybkim reagowaniu wielowątkowym. Takie osoby muszą się łatwo odnajdywać w tym, co robią, a przede wszystkim nie mogą ulegać  presji i być asertywne nawet w nerwowych sytuacjach.       

Jakie kompetencje są kluczowe, żeby wykonywać zawód corporate facility managera?

 Jestem daleki od tego, żeby określić jeden przydatny kierunek studiów, który uczyłby wszystkiego, co niezbędne w pracy działu administracji czy facility managementu. Chciałbym tutaj zwrócić raczej uwagę na cechę, jaką jest wszechstronność.  Ta praca wymaga od członków zespołu wiedzy w wielu różnych dziedzinach — prawa budowlanego, aktualnych przepisów podatkowych i finansowych, przepisów prawa pracy, PPOŻ i wielu innych.  Co warte podkreślenia, w zawodzie facility managera / administration managera musimy być głodni wiedzy i być chętni do ciągłego jej pozyskiwania i samokształcenia.    Inna, niemniej ważna cecha, to uprzejmość i wysoka kultura osobista. Bardzo blisko pracujemy z klientami, pracownikami i dostawcami.  Codziennie kontaktujemy się z wieloma ludźmi,  musimy więc dbać o dobre relacje i wykazywać się wysoką kulturą biznesową oraz osobistą.  

W jakich obszarach powinniśmy się kształcić, jeśli już wiemy, że praca w administracji jest dla nas atrakcyjna?

 Myślę, że powinniśmy zadać sobie kluczowe pytanie, w jakiej roli chcemy się rozwijać:  eksperta czy lidera. Warto pamiętać o tym, że ekspert to ktoś, kto jest wysoko wykwalifikowanym specjalistą w wąskim obszarze działalności i potrafi prowadzić w nim samodzielne działania. Z  kolei lider powinien mieć przekrojową  wiedzę ze wszystkich dziedzin, jednocześnie podnosząc swoje kompetencje miękkie niezbędne przy zarządzaniu relacjami z pracownikami czy podczas prowadzonych rozmów z przedstawicielami zarządu.    Bez względu na to, którą ścieżkę wybierze młody pracownik działu administracji, powinien stale poszerzać swoje  kompetencje, czy to dzięki szkoleniom i konferencjom, czy poprzez lekturę literatury branżowej. Sam dzięki temu miałem możliwość wyspecjalizowania się w różnych obszarach, co pozwoliło mi w rozwoju kompetencji zarządzania zespołem.

Rola działów administracyjnych w organizacjach

Działy administracyjne często pracują w momentach newralgicznych dla całej firmy, czego przykładem może być przeprowadzka. Z czym wiąże się pełnienie obowiązków w takim trybie?

 Dział administracji stanowi duże wsparcie dla całej firmy, wspomaga bowiem procesy niezbędne  do prowadzenia jej podstawowej działalności. Poza działem kadr jesteśmy chyba jedynym działem, który ma tak bliski kontakt z pracownikiem, przez  cały jego okres zatrudnienia w firmie. To my  witamy go w pierwszym dniu pracy i  wydajemy kartę dostępu, organizujemy dla niego podróże służbowe, zapewniamy narzędzia do pracy, dbamy o jego bezpieczeństwo  i coraz częściej wellbeing,  co czyni dział administracji strategicznym.  

Jak postrzegasz rolę działu administracji jako wsparcia dla działalności organizacji?

 Warto zwrócić uwagę na fakt, że stanowi on nie tylko wsparcie operacyjne, lecz także  decyzyjne, choćby  z uwagi na to, że dostarczamy spore ilości danych, które są cenne dla prowadzenia działalności firmy, np. w zakresie kosztów.  To my jesteśmy w stanie zaproponować członkom zarządu konkretne rozwiązania wspierające optymalizację biznesu i lepsze wykorzystanie narzędzi pracy.    Dobrym przykładem na pokazanie znaczenia naszej roli dla działalności podstawowej firmy jest wdrażanie rozwiązań ekologicznych, do których duże organizacje są już zobligowane. Kiedy jeszcze nikt nie myślał o wdrażaniu przyjaznych dla środowiska rozwiązań, działy administracji i facility managemetu proponowały konkretne rozwiązania takie jak segregowanie śmieci, optymalizację zużycia energii poprzez stosowanie nowoczesnych rozwiązań i urządzeń czy poszukiwanie możliwości zakupu zielonej energii.    W zakresie raportowania ESG dostarczamy konkretnych danych (jak ilość wykorzystywanej energii czy zużycie gazu), a dodatkowo możemy wpływać na dobre nawyki naszych pracowników, angażować ich w proekologiczne działania i wspierać  ich oddolne  inicjatywy.  

Czyli kluczowa w Waszej działalności jest proaktywność.

 Jak najbardziej. Podejmujemy nasze działania  w myśl zasady, że biuro powinno być drugim domem, w którym wszyscy powinni czuć się komfortowo. Proaktywność działu administracji bywa nieoceniona dla każdej firmy dbającej o komfort pracowników, ponieważ to ona zbiera od nich informacje na temat oczekiwanych udogodnień. W przypadku projektowania naszego biura, wybierając kolorystykę, poprosiliśmy o zdanie przedstawicieli  pracowników o wybranie pięciu  palet kolorystycznych, w których czują się najlepiej. Analogiczny  proces przeprowadziliśmy dla innych materiałów niezbędnych w procesie fit-outu. Branie pod uwagę głosu pracowników jest niezwykle istotne dla rozwoju każdego biznesu. Dlatego nasza firma nawet po okresie przygotowywania powierzchni zaprosiła ich do dalszej współpracy, by na bieżąco mogli dzielić się swoimi uwagami. Dzięki temu możemy szybko zareagować w przypadku pojawiających się niedogodności i mamy inspirację do działania.

Porady dla początkujących

W jaki sposób zarządzać administracyjnie firmą, w której mamy do czynienia z różnymi specjalistami i stanowiskami?

 Z doświadczenia zawodowego mogę powiedzieć, że niezależnie od działalności firmy, w której pracujemy, najważniejsze jest odpowiednie podejście do ludzi. Pomaga w tym spora dawka empatii i zrozumienie potrzeb oraz problemów kolegów z zespołu.  Czasami wystarczy kogoś wysłuchać, wesprzeć. W proponowaniu najlepszych rozwiązań dla pracowników za drugorzędne można uznać, czy pracownik pracuje we front desku, czy też w księgowości. Liczy się indywidualne  podejście i szczera komunikacja. W ten sposób pracownik czuje się pełni zaopiekowany, a na tym polega nasza kluczowa rola.  

Które zadania, które miałeś okazję wykonywać, oceniasz z perspektywy czasu jako najtrudniejsze?

 Myślę, że moja odpowiedź nie zaskoczy żadnego managera. Zdecydowanie największe wyzwanie stanowi zarządzanie ludźmi. Każdy ma lepsze i gorsze dni, co sprawia, że czasem trudno jest utrzymać morale w zespole. Zwłaszcza w momencie niespodziewanych zdarzeń, jakie np. wydarzyły się podczas pandemii. Niemal wszystkie  zespoły pracowały zdalnie, a pracownicy administracji i facility managementu  musieli przychodzić do biura i wykonywać swoje obowiązki — mimo zagrożenia zdrowia. To było dla nich bardzo trudne, a od managerów wymagało bardzo dużego  wsparcia i działań skierowanych na utrzymanie i motywacji zespołów.  

Opowiedz o etapach, jakie przeszedłeś, żeby dotrzeć do aktualnego miejsca w strukturze organizacji?

 Kiedy zaczynałem karierę w obszarze administracji i zarządzania nieruchomościami, trafiłem na okres, w którym biznes w Polsce mocno się rozwijał,  były to późne lata 90.  Dzięki temu obserwowałem, jak zawód administration managera coraz bardziej rósł na znaczeniu.    W swojej karierze miałem okazję zdobywać doświadczenie w różnej wielkości firmach z wielu branż i uczyć się od ludzi których do dziś uważam za swoich mentorów. Pracowałem dla  start-upów, brałem udział w  tworzeniu działów administracji dla firm  z branży telekomunikacyjnej i finansowej przeprowadzaniu kilku spółek z jednego budynku do drugiego, łączeniu firm logistycznych,  restrukturyzacji czy ostatnio budowie ponad 50 000 m2 powierzchni biurowej dla mojego obecnego pracodawcy.    . Co ważne doświadczenie, które zdobyłem, czy to pracując „na recepcji”,  czy jako fleet manager lub zarządca nieruchomości zaowocowało lepszym zrozumieniem problemów, z którymi mierzymy się na co dzień w zawodzie facility / administration managera. Dziś z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że miałem naprawdę wielkie szczęście, mogąc zajmować się  tak wieloma obszarami na różnych poziomach kariery. Każde miejsce pracy wzbogacało mnie o nową, praktyczną wiedzę. Pomagało lepiej rozumieć złożoność i wielowątkowość pracy zespołów administracji i facility managementu.  Teraz, na obecnie zajmowanym stanowisku, czerpię dużą satysfakcję, kiedy mogę dzielić się zdobytym doświadczeniem z członkami mojego zespołu.