Coworkingowa Fuzja

Istota pracy fit out managera

Fit out bez wątpienia jest kluczowym elementem powstawania inwestycji. Wiąże się on nie tylko z procesem wykończenia wnętrz, lecz także spełnieniem odpowiednich wymagań technicznych i koordynacji wielu prac w zaplanowanym harmonogramie. Agnieszka Krawczyńska, Fit-out Client Director w Echo Investment  uchyliła nam rąbka zawodowej tajemnicy, opowiadając o pracy swojego zespołu. Doskonałą okazją do tego jest omówienie przestrzeni CitySpace, jednego z największych operatorów elastycznych powierzchni biurowych w Polsce należącego do Echo Investment. Niedawno otworzył on pierwszą lokalizację w Łodzi — w wielofunkcyjnym projekcie Fuzja, łódzkiej inwestycji powstałej na skutek rewitalizacji historycznych zakładów włókienniczych Karola Scheiblera.    Rozmawia: Angelika Majkut

Wywiad z Agnieszką Krawczyńską, Fit-out Client Director w Echo Investment

Realizuje Pani wiele fit out-ów dla jednego z czołowych deweloperów, jakim jest ECHO INVESTMENT.  Niedawno branża real estate usłyszała o Państwa kolejnym projekcie biur serwisowanych, CitySpace Fuzja. Czy mogłaby Pani go pokrótce przybliżyć?

 Choć do wszystkich realizacji fit-out podchodzimy z należytą im uwagą, ten projekt – ze względu na swój historyczny charakter – wymagał od nas szczególnego podejścia. Zarówno zdobyte doświadczenie, jak i znajomość potrzeb CitySpace bardzo pomogły w zrealizowaniu tego projektu z sukcesem. To już trzynasta  inwestycja CitySpace w kraju – pierwsza w Łodzi.    Powstała ona na terenie wielofunkcyjnego kompleksu Fuzja, w zrewitalizowanej już części projektu po dawnych zakładach włókienniczych Karola Scheiblera. To niespełna 2000 m2  elastycznych przestrzeni biurowych w otoczeniu historycznej zabudowy dawnej fabryki. Na parterze znajdują się coworking, części wspólne,  recepcja i sale konferencyjne, na pierwszym piętrze pomieszczenia przeznaczone pod klientów biurowych o różnych potrzebach, m.in. jednoosobowe miejsca pracy typu hot desk plus mała kuchnia połączona ze strefą gamingowa i strefą relaksu. Z kolei drugie piętro oferuje biura serwisowane dla większych firm wraz z aneksem kuchennym i spotem wypoczynkowym. Cała przestrzeń CitySpace jest elastyczna, możemy dostosować ją do różnych oczekiwań klientów.  

Jak pod względem technicznym wyglądało przygotowanie takiej przestrzeni? W jaki sposób przebiegała koordynacja projektu wykonawczego?

 Przygotowanie łódzkiej przestrzeni CitySpace rozpoczęliśmy od projektu wnętrz, które realizowało studio MIXD. Sama koncepcja przeniesienia charakteru pofabrycznej łodzi do biurowca  oraz powstawanie Interior Design trwało około sześciu miesięcy. Następnym krokiem było stworzenie na jego bazie projektu wykonawczego, nad którego koordynacją czuwałam już osobiście. Z pracami fit-out wystartowaliśmy pod koniec roku 2022., a w kwietniu 23 budynek został oddany do użytku.    Niezależnie od klienta oraz charakterystyki biznesowej prowadzonego przez niego biura, podczas przygotowywania przez fit-out managera kolejnych aranżacji,  pewne czynności i procedury powtarzają się  i mają określoną kolejność w procesie. Zawsze na początku realizacji projekt wnętrz koordynujemy z  projektem wykonawczym. Następnie cały proces realizacji – począwszy od wysłania zapytań do wykonawców, zakontraktowania całości zakresu prac – przez ułożenie harmonogramu wykonawczego, realizację – aż po rozliczenia wykonawców i oczywiście odbiór prac przez klienta. O te wszystkie etapy trzeba w odpowiedni sposób zadbać. Poza nimi pojawiają się czasem nieprzewidziane okoliczności, indywidualne dla każdego projektu, na które nie zawsze można się przygotować, a z którymi trzeba sobie umieć poradzić.  

Proszę zatem opowiedzieć o trudnościach zazwyczaj napotykanych w realizacji tego typu przedsięwzięć.

 Myślę, że największe wyzwanie stanowi sama koordynacja procesu powstawania przedsięwzięcia, ujęcie wszystkich elementów jego realizacji w czasie i przestrzeni przy zachowaniu właściwego balansu pomiędzy projektem a możliwościami finansowymi, jakimi dysponujemy.    Trzeba mieć na uwadze, że niespodziewane sytuacje mogą pojawić się w każdej chwili, podczas różnych etapów realizacji projektu i w różnym natężeniu. Dlatego najważniejszą umiejętnością w zawodzie fit-out managera jest umiejętne pokonywanie trudności. Na szczęście jako doświadczony zespół jesteśmy już na takie wydarzenia odpowiednio przygotowani. Los zawsze może przynieść coś niespodziewanego: brak materiałów na rynku, opóźnione procedury administracyjne czy nagła konieczność zmiany projektu    Kiedy znajdziemy się w sytuacji kryzysowej, warto ochłonąć i bez emocji przeanalizować sytuację, w której się znajdujemy. Następnie spróbować zaproponować kilka rozwiązań, ponieważ jedno może czasem nie wystarczyć.  

Czy tego typu sytuacje miały miejsce także podczas pracy przy łódzkim oddziale CitySpace?

 Może przytoczę tutaj sytuację, którą trudno nazwać kryzysową, ale świetnie oddaje elastyczność, jaką warto wykazać się we współpracy z projektantami. Według koncepcji wnętrzarskiej MIXD jedna ze ścian miała zostać wykonana z luksfer, by podświetlona stanowiła nawiązanie do witraży Fuzji. To na niej miało się znajdować logo CitySpace w alfabecie stworzonym przez znanego artystę związanego z Łodzią, Władysława Strzemińskiego.    Od początku wiedzieliśmy, że taka ściana będzie bardzo ciężka i niełatwa w wykonaniu. W związku z tym jako realizujący projekt zaproponowaliśmy optymalizację tego pomysłu polegającą na zastosowaniu lżejszych materiałów przy zachowaniu jakości oraz pierwotnego poziomu designu.    Zdecydowaliśmy się na ścianę gipsowo-kartonową pokrytą warstwą pleksi, czyli przezroczystym, lekkim tworzywem termoplastycznym. Kolorowa folia podświetlona przez ledon z logiem CitySpace wygląda bardzo efektownie i nawiązuje do starych witraży, jakie można jeszcze znaleźć w odrestaurowanych budynkach „starej” Fuzji. Bardzo cenię taką elastyczność podczas współpracy realizacyjnej, która prowadzi do optymalnych rozwiązań, a efekt nie odbiega od zamierzonego. Uważam, że miarą sukcesu w realizacjach skomplikowanych projektów jest umiejętne zarządzanie, dobra komunikacja z partnerami i kolegami po fachu, świadomość potencjalnego ryzyka i gotowość do jego minimalizacji.  

Jak funkcjonuje zespół fit-outy, którego jest Pani częścią?

 Nasz zespół składa się łącznie z siedmiu osób — dyrektora całego zespołu Piotra Zdunka, mnie, czterech project managerów, i naszej asystentki, koleżanki wspierającej nas pod kątem administracyjnym. Nasza szóstka „operacyjnych”  jak zwykłam nas nazywać, pracuje w Kielcach i z niewątpliwym powodzeniem realizuje zdalnie fit-outy w różnych miastach, takich jak: Wrocław, Warszawa, Kraków, Katowice.  Prowadzimy samodzielnie po kilka projektów w jednym czasie w różnych miastach i nie ma tu miejsca na pomyłki czy opóźnienia. Oznacza to, że przejmujemy pieczę nad przeprowadzaniem całego procesu wykończeniowego od przekazania nam umowy najmu  aż do momentu oddania powierzchni do użytku klienta.  Na czele zespołu, jak wspominałam, stoi Piotr Zdunek, dyrektor realizacji fit-out. Jest to nasz absolutny leader, osoba, która wciąż trzyma rękę na pulsie, a w przypadku wątpliwości lub komplikacji, jest w stanie wymyślić nie jedno, lecz kilka rozwiązań i pomóc w skutecznym wyeliminowaniu problemu.    Przyznam, że praca związana z taką samodzielną realizacją projektu przynosi  wiele satysfakcji. Jest to związane z tym, że wymaga ona odpowiedniego ułożenia długiego oraz wymagającego procesu, musimy też przykładać ogromną wagę do detali. Po tak dużym zaangażowaniu w naszą pracę efekt smakuje tym lepiej.    Tutaj chciałabym podkreślić, że jako ECHO realizujemy nasze projekty kompleksowo, metodą pakietowania prac. Nie zlecamy ich wykonania jednej firmie – generalnemu wykonawcy, tylko szukamy dostawców i wykonawców specjalizujących się często w bardzo wąskich dziedzinach. Dlatego przykładamy dużą wagę do odpowiedniej koordynacji pracy tych firm i czuwamy nad całym procesem. W związku z tym, że współpracujemy z różnymi specjalistami, jako „fit out-owcy” musimy często wykazywać się nie tylko wiedzą dotyczącą zagadnień technicznych, lecz także z zakresu finansów, księgowości, prawa — i to nie tylko tego budowlanego. Do tego dochodzą jeszcze umiejętności miękkie, szczególnie związane z komunikacją.    Warto też wspomnieć o standardach jakości, które nas obowiązują. Sprawdzamy m.in., jakie parametry techniczne powinniśmy osiągać oraz wymagania dla materiałów, które zostały wykorzystane na naszych budynkach. Oczywiście karty materiałowe przechodzą również przez proces akceptacji Inspektorów branżowych na naszych budowach.  

Co Pani zdaniem stanowi największe wyzwanie związane z realizacją przestrzeni?

 Myślę, że sprostanie wymaganiom technicznym. Nie można zapomnieć, że to właśnie one są „solą” fit-outu. Samo wykończenie przestrzeni stanowi już zwieńczenie projektu – jest to oczywiście najbardziej spektakularny efekt, który widzą wszyscy i o którym najczęściej się mówi. Natomiast chciałabym podkreślić, że o sukcesie dobrej realizacji fit-out decyduje odpowiednia organizacja i koordynacja wszystkich elementów, których jest niezmiernie dużo w całej tej układance. Uważam, że  to głównie na fit-out managerach, którzy koordynują cały proces, spoczywa ogromna odpowiedzialność. Im lepiej dopracują wytyczne klienta oraz cały projekt wykonawczy z projektantami, tym łatwiejsza jest jego późniejsza realizacja.