Kontrola czystości 4.0

Człowiek postrzega czystość głównie przez wzrok – zauważa smugi, kurz, zabrudzenia na podłodze. Węch rejestruje nieprzyjemne zapachy: rozkład resztek jedzenia, stęchliznę, pozostałości zbyt intensywnej chemii. Dotyk pozwala wyczuć lepkość, tłustość, szorstkość – coś, czego oko mogło nie zauważyć. Problem w tym, że każdy z tych zmysłów działa na indywidualnym progu wrażliwości. Dla jednej grupy, zapach chloru kojarzy się z zapewnieniem czystości, dla innej – stanowi powód do migreny.

Do tego dochodzi jeszcze kwestia wychowania, kultury, doświadczeń i oczekiwań. Kto pracował w hotelarstwie patrzy na czystość inaczej niż ktoś, kto całe zawodowe życie poświęcił logistyce. Jedni szukają kurzu na framudze drzwi, inni – po prostu patrzą, czy jest 'ogarnięte'. Subiektywność bywa piękna, niemniej w zarządzaniu obiektem potrafi być przekleństwem.

Obiektywne i subiektywne metody kontroli czystości

Tradycyjnie czystość ocenia się wzrokiem – to tzw. kontrola subiektywna. Czyli – wygląda na czyste, to znaczy, że jest czyste. Proste? Tylko pozornie. Bo mikrobiologia nie pyta o zdanie. Z tego właśnie powodu pojawiły się na rynku metody obiektywne.

Do obiektywnych metod kontroli czystości zalicza się, m.in.:
– pomiar poziomu ATP (adenozynotrójfosforanu) – test chemiczny wykrywający pozostałości organiczne;
– lampy UV – wykrywające ślady zabrudzeń biologicznych niewidoczne gołym okiem;
– szalki Petriego i wymazy – wykorzystywane przy badaniach mikrobiologicznych;
– test białej rękawiczki – czyli klasyk, który sprawdza kurz, choć technicznie nadal subiektywnie.

W przypadku metod subiektywnych uwzględniamy:
– ocenę wizualną – np. brak smug, kurzu, śladów obuwia;
– ocenę zapachu – czy wnętrze pachnie 'czystością';
– dotyk – czy powierzchnia jest lepka, tłusta, chropowata.
Wszystkie te metody mają swoje miejsce, ale każda wymaga pewnej standaryzacji – inaczej nadal pozostajemy w krainie dowolnej interpretacji.

Tradycyjna kontrola czystości – wypełnianie tabelek i krążenie po obiekcie

Jeszcze do niedawna (a właściwie do dziś) w wielu firmach kontrola czystości przebiega następująco: Osoba kontrolująca przemieszcza się z arkuszem papieru po obiekcie, zaznacza punkty, robi notatki, a następnie tworzy raport. Dobrze, że kontrola w ogóle się odbywa, jednak… papier bywa zawodny, zaś archiwizacja wyników stanowi dramat logistyczny.

Z punktu widzenia firmy sprzątającej rozróżniamy dwa rodzaje kontroli:
– wewnętrzna (realizowana przez firmę sprzątającą, najczęściej przez brygadzistę lub kierownika obiektu);
– zewnętrzna (realizowana przez zamawiającego usługę: administratora, przedstawiciela zarządcy lub niezależnego audytora).

Obie formy są potrzebne, jednak prowadzenie w sposób niesystematyczny, bez określenia spójnych kryteriów, sprawia, że wówczas ich wartość diagnostyczna spada. A przecież chodzi o to, żeby działać na podstawie danych, a nie towarzyszących przeczuć.

A jakiej jakości właściwie oczekiwać?

No właśnie – zanim zaczniemy mierzyć, kontrolować i raportować, należy odpowiedzieć na pytanie: Co właściwie mamy mierzyć? I tu dochodzimy do fundamentu każdej dobrej współpracy: umowy. To w niej powinno się zawrzeć nie tylko ogólne „utrzymanie czystości na poziomie odpowiednim dla funkcji obiektu”, lecz także konkretne oczekiwania, harmonogramy, standardy wykonania, a nawet sposób raportowania jakości. Brzmi formalnie? I słusznie – to przecież umowa.

Z doświadczenia wiemy, że jeśli umowa jest ogólnikowa, wówczas każda strona interpretuje ją po swojemu, co w konsekwencji rodzi niepotrzebne pretensje: „Nie tak miało być”, „to nie było w zakresie”, „my to rozumiemy inaczej”. Dlatego warto zadbać o to, by zapisy były konkretne, najlepiej powiązane z twardymi wskaźnikami (np. opisanie stanu wizualnego powierzchni po wykonaniu czyszczenia, brak widocznych zabrudzeń, częstotliwość wykonywania danych czynności, dopuszczalna liczba uchybień miesięcznie itp.).

Dopiero wtedy, mając punkt odniesienia w umowie, można uczciwie ocenić jakość. Jeśli czegoś nie zdefiniowaliśmy – trudno oczekiwać, że zostanie wykonane zgodnie z naszym wyobrażeniem. A – jak wiadomo – wyobraźnia administratora i kierownika ekipy sprzątającej potrafi działać w kompletnie różnych wymiarach.

‍

Kontrola czystości 4.0 – kiedy telefon wie więcej niż kierownik?

Witaj w erze cyfrowej. Dziś nie musisz taszczyć segregatorów, robić zdjęć starym telefonem i kleić raportów w Excelu. Nowoczesne aplikacje mobilne pozwalają przeprowadzać kontrole szybko, dokładnie i – co najważniejsze – standaryzowanie.

Przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja na urządzenia mobilne, która umożliwia kontrolę jakości usług sprzątania w czasie rzeczywistym. Jedną z nich jest Cleanspector. W jaki sposób to funkcjonuje?
– kontroler loguje się na swoim urządzeniu mobilnym i przechodzi przez checklistę dopasowaną do danego obiektu;
– może dodać zdjęcia, komentarze, oznaczyć niedociągnięcia i od razu przypisać zadania naprawcze;
– wszystkie dane trafiają do systemu, gdzie można je analizować, generować raporty i śledzić historię kontroli.

To nie tylko wygoda, lecz przede wszystkim:
– lepsza komunikacja między wykonawcą a administratorem;
– możliwość szybkiego reagowania na uchybienia;
– większa transparentność – nikt już nie może powiedzieć „przecież było zrobione”, gdy w systemie świeci się na czerwono;
– archiwizacja i analiza danych – nie oceniasz intuicją, tylko historią i wskaźnikami.

Dzięki takim rozwiązaniom kontrola czystości zyskuje nową jakość – opartą na faktach, a nie opiniach. I co najważniejsze – daje administratorowi realne narzędzie wpływu na jakość usługi poprzez ciągłe ulepszanie procesu utrzymania czystości.

Do stosowania takiego rozwiązania powinny zobowiązać się również firmy usługowe, czyli wykonawcy w przypadku outsorcingu. Organizacja Odbiorcza natomiast może w zapytaniu ofertowym wskazać, jako dodatkowe kryteria pozacenowe, konieczność posługiwania się taką technologią. 

Uważam, że transparentność współpracy pomiędzy Dostawcą a Odbiorcą powinna być motywem przewodnim zawierania umów. Z tego właśnie powodu rekomenduję stosowanie różnego typu oprogramowania obiektowego celem polepszenia wzajemnej komunikacji, zrozumienia potrzeb i właściwej realizacji założeń kontraktu.

Liczy się transparentność! 

‍

Do stosowania takiego rozwiązania powinny zobowiązać się firmy usługowe, czyli wykonawcy w przypadku outsorcingu. Organizacja odbiorcza natomiast może w zapytaniu ofertowym wskazać, jako dodatkowe kryteria pozacenowe, konieczność posługiwania się taką technologią. 

Uważam, że transparentność współpracy pomiędzy Dostawcą a Odbiorcą powinna być motywem przewodnim zawierania umów. Właśnie dlatego też, rekomenduję stosowanie różnego typu oprogramowania obiektowego celem polepszenia wzajemnej komunikacji, zrozumienia potrzeb i właściwej realizacji założeń kontraktu.

‍