Dobre praktyki i standardy w relacjach najemca - właściciel.

Krzysztof Kogut: Dzień dobry. Chciałbym rozpocząć naszą rozmowę od wprowadzenia. Piotrze, chociaż znamy się, czy mógłbyś na początek powiedzieć kilka słów o swoim doświadczeniu w kontekście obiektów logistycznych, magazynowych i ich przebudowy? 

Piotr Czerwiński: Nazywam się Piotr Czerwiński i od niedawna pełnię funkcję prezesa w Axi Immo Services – spółce zarządzającej nieruchomościami komercyjnymi, głównie logistycznymi i produkcyjnymi, choć weszliśmy już także w segment biurowy. 

Jako AXI IMMO Services świadczymy nasze usługi od od ponad7 lat. Zawsze koncentrowaliśmy się na nieruchomościach komercyjnych, głównie w sektorze logistycznym, w mniejszym stopniu biurowym lub handlowym. Oprócz usług zarządczych zajmujemy się również szerokim zakresem audytów technicznych i finansowych. Nasza działalność jest związana z kompleksową obsługą umów najmu oraz własności nieruchomości. O tym więcej opowie Tadeusz Woroniecki.

Tadeusz Woroniecki: Dzień dobry, Tadeusz Woroniecki, w AXI IMMO Services działam jako przedstawiciel właściciela nieruchomości, czyli tzw. landlorda. Obecnie reprezentuję fundusz, który w swoim  portfelu posiada około 230 tysięcy metrów kwadratowych powierzchni magazynowej. Mamy jeden park magazynowy w Poznaniu o powierzchni 90 tysięcy metrów, drugi w Tczewie liczący około 50 tysięcy metrów oraz trzy parki pod Warszawą – jeden w Opaczy-Kolonii i dwa w Konotopie, które łącznie mają około 90 tysięcy metrów kwadratowych.

Do moich zadań należy współpraca z najemcami, przedłużanie umów najmu, wspieranie ekspansji obecnych najemców oraz pozyskiwanie nowych na wolne powierzchnie. Ściśle współpracuję z naszym działem Property Management oraz działem technicznym, aby najemcy byli jak najbardziej zadowoleni z usług, a świadczenie było kompleksowe. Jest to korzystne dla właściciela, który nie ma przedstawicielstwa w Polsce, a mimo to otrzymuje pełen serwis bez konieczności wewnętrznej koordynacji między działami.

Krzysztof Kogut: Chciałbym zapytać o ten często bolesny punkt styku. Tradycyjnie kwestie związane z nakładami inwestycyjnymi czy remontowymi były postrzegane jako koszt typowo właścicielski. Jak to się kształtuje obecnie? Jak wygląda współpraca między stronami w zakresie dostosowywania przestrzeni? Jakie są modele i czy ulegają one zmianie?

Piotr Czerwiński: Zacznijmy od teorii. Zgodnie z tym, jak przygotowuje się zarządców do zawodu, inwestycje w majątek trwały dzieli się na te, które są odtworzeniem lub dostosowaniem do obecnych przepisów, oraz te, które stanowią nakład kapitału zwiększający wartość nieruchomości. W pierwszym przypadku mówimy o OPEX, czyli koszcie operacyjnym, który de facto jest częścią opłaty eksploatacyjnej i rozliczany jest w cyklu rocznym. Jeżeli jest to CAPEX, czyli nakład inwestycyjny, to, jak sama nazwa wskazuje, jest to koszt właściciela, który nie jest przenoszony na najemców.

Inny stosowany podział opiera się na tym, kto amortyzuje daną inwestycję. Jeśli robi to właściciel, jest to jego nakład. Natomiast w praktyce rozliczenia wyglądają różnie. Obecnie mamy do czynienia nie tylko z sytuacją, w której właściciel wykłada pieniądze na inwestycję. Coraz częściej pojawiają się modele o charakterze leasingowym i wtedy kategoryzacja inwestycji staje się de facto decyzją podejmowaną wspólnie przez zarządcę i właściciela. Z perspektywy najemcy i jego dostosowań (TI – tenant improvements), wszystko zależy od tego, jak strony porozumieją się na etapie negocjacji umowy.

Tadeusz Woroniecki: Zasadniczo im większy najemca, tym właściciel jest gotów więcej wziąć na siebie, nawet w kwestii dostosowań, które standardowo byłyby po stronie najemcy. Niedawno mieliśmy przykład dostosowania instalacji tryskaczowej do rozstawu regałów najemcy. W przypadku małych najemców, jakich ostatnio pozyskaliśmy w Poznaniu czy w Warszawie na powierzchnię około 3 tysięcy metrów, był to koszt, który ponosili oni. Natomiast teraz, rozmawiając z dużym najemcą na 20 tysięcy metrów, oczekuje on, że to właściciel pokryje koszty dostosowawcze.

Oczywiście wszystko to znajduje swoje odzwierciedlenie w Excelu. Chociaż zwykle nie mówi się tego najemcom wprost, od czynszu bazowego naliczane są pewne rabaty. W rzeczywistości jest to zamiana części rabatów na inwestycje, czyli kapitał lub gotówkę, którą oferuje się najemcy na dostosowanie powierzchni, za które normalnie sam by zapłacił.

Piotr Czerwiński: Chciałbym dodać, że zdarzają się najemcy świadomi, że wymagane są kosztowne nakłady, na przykład na budowę mroźni czy chłodni. Wiedzą, że ze względu na specyfikę takiej powierzchni bazowy czynsz, jaki mogliby zapłacić za standardowy magazyn, jest nieosiągalny. Nie chcą jednak ponosić tego kosztu samodzielnie. Akceptują więc podniesioną stawkę czynszu, rozłożoną na cały okres najmu, co z punktu widzenia ich operacji jest znacznie lepszym rozwiązaniem. Dla właściciela jest to również atrakcyjne, ponieważ de facto zwiększa wartość nieruchomości.

Tadeusz Woroniecki: Dla przykładu wspomniana chłodnia to poważna inwestycja i zwykle najemca w jakimś stopniu w niej partycypuje. Dla nas to również istotna informacja, ponieważ zwiększa prawdopodobieństwo, że najemca przedłuży umowę na kolejny okres, aby uniknąć problemów i ponownych kosztów związanych z budową chłodni w innym miejscu.

Krzysztof Kogut: A jak w tej dyskusji odnajdują się terminy takie jak triple net lease czy full service lease? Czy warto się do nich odnieść?

Piotr Czerwiński: Umowa typu triple net lease zazwyczaj dotyczy sytuacji, w której najemca zajmuje całą nieruchomość i jest odpowiedzialny za jej utrzymanie techniczne. Po stronie właściciela pozostają koszty takie jak podatek od nieruchomości (bo tego nie można przenieść bezpośrednio), ubezpieczenie konstrukcji budynku oraz koszty utrzymania samej konstrukcji. Ten koszt jest oczywiście później refakturowany na najemcę w formie service charge (przyp. red. opłaty eksploatacyjnej), choć znacznie niższego niż standardowo.

Chyba nigdy nie spotkałem się z umową typu triple net w budynku multi-tenant, ponieważ jest to trudne do zrealizowania ze względu na części wspólne, jak chociażby teren zewnętrzny, który wymaga zupełnie innego zarządzania. W budynkach z wieloma najemcami mamy raczej do czynienia z zapisem, że najemca płaci czynsz, service charge (z wylistowanymi pozycjami) oraz pokrywa koszty wszystkich innych usług niezbędnych do obsługi nieruchomości, a także oczywiście mediów. Właściciele mają różne preferencje – jedni wolą model triple net, bo wydaje im się, że generuje mniej problemów z nadzorem, inni wolą mieć nadzór po swojej stronie. Jednak nawet umowę triple net trzeba nadzorować, bo nie można zakładać, że najemca będzie robił wszystko tak, jak powinien.

Krzysztof Kogut: Gdybyście mieli wymienić pięć najważniejszych przyczyn modernizacji zachodzących obecnie w obiektach, co by to było? 

Piotr Czerwiński: Wiek budynku jest istotny w kontekście niedostosowania do obecnych standardów rynkowych. Najemcy coraz częściej zwracają uwagę na rozwiązania fotowoltaiczne, a także, choć na razie sporadycznie, na dostępność ładowarek do samochodów elektrycznych. Pięć lat temu takie zapytania były rzadkością. Klasa budynku, czyli sposób jego wykonania, parametry techniczne i zastosowane technologie, wpływa bezpośrednio na koszty użytkowania.

Tadeusz Woroniecki: Od strony właściciela warto dodać, że banki oraz polityka Unii Europejskiej narzucają pewne wymagania ekologiczne. Uzyskanie kredytu, sprzedaż budynku do bardziej renomowanych funduszy czy nawet wynajem dużemu renomowanemu najemcy są dziś od tego uzależnione. Duże firmy mają własną politykę ekologiczną. To wszystko sprawia, że część budynków musiała zostać zmodernizowana, aby dostosować się do przepisów – poprzez instalacje fotowoltaiczne, ładowarki czy systemy oszczędzania energii. Coraz częściej pojawiają się na nieruchomościach magazynowych też systemy BMS (Building Management System).

Krzysztof Kogut: Czy koszty service charge są bezpośrednim powodem takich modernizacji?

Piotr Czerwiński: Tak, mogą być. Można to ująć szerzej, łącząc z kosztami mediów jako potrzebę optymalizacji funkcjonowania obiektu. Wszystkie te elementy sprowadzają się do jednego celu: zdobycia dobrze płacącego najemcy.

Tadeusz Woroniecki: Nie chodzi tylko o service charge, ale też o opłaty, które są poza nim. Mam już kilku najemców, którzy prosili o historyczne dane dotyczące zużycia gazu i prądu przez podobne firmy w naszych budynkach. Biorą takie dane, porównują różne obiekty i na tej podstawie podejmują decyzję.

Piotr Czerwiński: Na koszty wpływa mnóstwo elementów: czy obiekt jest jeszcze na gwarancji, jaka jest izolacja ścian, jak wydajne jest ogrzewanie, jaka jest wysokość składowania. To wszystko składa się na całościowy obraz finansowy funkcjonowania nieruchomości.

Krzysztof Kogut: Czyli najemcy dokonują wewnętrznego benchmarkingu i na tej podstawie podejmują decyzje. A jakie są, na potrzeby artykułu, widełki stawek service charge w budynkach typu multi-tenant? Jakie są najniższe, średnie, a jakie najwyższe?

Tadeusz Woroniecki: Zakładając, że cała obsługa techniczna jest po stronie właściciela, w budynkach starszych niż rok stawki przeciętnie wynoszą około 7-9 zł za metr kwadratowy. 

Piotr Czerwiński: W obiektach, gdzie oprócz wysokich podatków lokalnych dochodzą opłaty za użytkowanie wieczyste czy opłaty lokalne, możemy dojść nawet do kilkunastu złotych. Jeśli w budżecie podatki i ubezpieczenie stanowią ponad 50% kosztów, to nie ma już specjalnie pola do optymalizacji. Wyzwaniem operacyjnym pozostają małe obiekty, często zlokalizowane blisko dużych miast. Firmy muszą kalkulować, czy bardziej opłaca się być dalej i mieć niższe koszty, czy bliżej, ale ponosić wyższe opłaty lokalizacyjne.

Krzysztof Kogut: Ciekawi mnie, czy jako zarządcy próbujecie budować jakąś koalicję najemców na rzecz modernizacji w określonym kierunku, czy raczej rozpatrujecie każdy przypadek indywidualnie?

Piotr Czerwiński: Nie da się tego zorganizować bez dokładnego przyjrzenia się potrzebom konkretnych najemców i możliwościom technicznym danej nieruchomości. W budynkach multi-tenant wyzwaniem jest dostosowanie się do potrzeb wszystkich, które niekoniecznie muszą być zbieżne. Trzeba to rozpatrywać indywidualnie i bardzo szczegółowo, inaczej niż w obiektach typu single-tenant, zwłaszcza produkcyjnych.

Krzysztof Kogut: A jak wygląda w polskiej praktyce stosowanie tenant allowance, czyli ryczałtowych budżetów na adaptację przestrzeni?

Tadeusz Woroniecki: Tak, stosujemy takie rozwiązania, przy podpisywaniu nowych umów lub ich przedłużaniu. Zamiast operować wyłącznie upustami w czynszu, zamieniamy część z nich na budżet, który najemca może przeznaczyć na konkretny cel, na przykład odświeżenie biura, jego rozbudowę czy modernizację systemu monitoringu. Właścicielowi zależy, aby te pieniądze zostały wydane na ulepszenie związane z budynkiem, a nie na dowolny cel najemcy.

Krzysztof Kogut: Czy termin tenant improvements jest tu praktycznie stosowany?

Tadeusz Woroniecki: Tak, odnosi się on do konkretnych wydatków, które niekoniecznie podnoszą wartość obiektu z punktu widzenia właściciela, ale służą samemu najemcy. Standardowym przykładem są indywidualne wykończenia powierzchni, które dla kolejnego najemcy mogłyby być nieprzydatne. Na przykład koszty budowy biura jako takiego ponosi właściciel, bo może ono być wielokrotnie wykorzystane. Natomiast jeśli najemca chce mieć ściany w specyficznym, zielonym kolorze, to jest to już tenant improvement.

Piotr Czerwiński: W standardowych budynkach logistycznych nie ma dużych odstępstw od tego, co jest zwykle oferowane. W obiektach produkcyjnych wachlarz jest szerszy: specjalne pomieszczenia jak lakiernie, dodatkowe instalacje gazów technicznych czy lokalne wzmocnienia posadzki pod maszyny. Wszystko zależy od konkretnego procesu produkcyjnego.

Krzysztof Kogut: Czy spotkaliście się z nietypowymi potrzebami, na przykład stworzenia przestrzeni społecznej, jak sala kinowa czy miejsce do grillowania?

Tadeusz Woroniecki: Biznes magazynowo-logistyczny jest dość prosty. W magazynach zlokalizowanych w granicach dużych miast tworzy się strefy relaksu. Natomiast w naszych parkach pod Warszawą życie socjalne raczej nie kwitnie. Ludzie przyjeżdżają do pracy i odjeżdżają. Nie ma zapotrzebowania na wspólną stołówkę, zwłaszcza że rozwinięte usługi dostaw jedzenia wyparły kantyny. Najemcy na swojej powierzchni potrzebują jedynie aneksu kuchennego.

Krzysztof Kogut: Wydaje się, że większość naszej nowoczesnej przestrzeni magazynowej spełnia obecne normy. Czy trend modernizacyjny jest duży i jak będzie wyglądał w przyszłości?

Piotr Czerwiński: Budynki budowane na przełomie wieków już dziś mocno odstają od standardów. Zapotrzebowania klientów końcowych zmieniają się co kilka lat, a to pociąga za sobą dalsze zmiany. Na jednej z konferencji przedstawiciel dużego międzynarodowego dewelopera  mówił, że proces inwestycyjny budynku biurowego od koncepcji do oddania do użytku trwa minimum 7 lat. Trzeba więc z dużym wyprzedzeniem przewidywać, jakie rozwiązania będą potrzebne. W magazynach ten cykl jest krótszy, ale i tu co około 5 lat widać wyraźne zmiany.

Tadeusz Woroniecki: Jeśli chodzi o sprawy techniczne, wyraźnie widać trend wzrostu nośności posadzek. Pod koniec lat 90. standardem było 2-3 tony na metr kwadratowy. Później 5 ton, a obecnie jest to 6 ton, a niektórzy deweloperzy oferują już standardowo 10 ton. Podobnie z wysokością – kiedyś było to 8 metrów, dziś standardem jest 10 metrów, a widać już trend na 12 metrów i więcej w związku z rozwojem automatyzacji wysokiego składowania.

Piotr Czerwiński: Standardem stał się też rozstaw słupów 12 na 24 metry. Oczywiście niektórzy próbują to zwiększać, ale chyba nie ma na to aż tak dużego zapotrzebowania.

Krzysztof Kogut: Jakie trzy główne rekomendacje przekazalibyście najemcom i wynajmującym przy planowaniu modernizacji?

Piotr Czerwiński: Po pierwsze, korzystać ze specjalistów, którzy potrafią policzyć, co obie strony chcą osiągnąć. Po drugie, dobrze wyliczyć korzyści ekonomiczne, aby uniknąć nietrafionej inwestycji – czyli najpierw pomyśleć, potem wykonać. I po trzecie, przewidywać przyszłe trendy, aby wybierać rozwiązania, które nie zestarzeją się zbyt szybko i zapewnią dłuższy zwrot z inwestycji.

Krzysztof Kogut: Chciałbym zapytać o tereny zewnętrzne: strefy dojazdu, rozładunku i ruch kołowy. Czy w tym obszarze obserwujecie zmieniające się potrzeby najemców? Mam na myśli ładowarki, cross-docki, zewnętrzne strefy składowania.

Piotr Czerwiński: Najważniejsze jest zrozumienie potrzeb klienta. Niektórzy, w zależności od specyfiki działalności, potrzebują dużej powierzchni dostawczej dla ciężarówek. Zaczęło się też pojawiać zjawisko, że firmy logistyczne muszą obsługiwać niektóre kontrakty wyłącznie samochodami elektrycznymi, ponieważ tego wymaga od nich ich klient. W takim przypadku ładowarki stają się koniecznością.

Tadeusz Woroniecki: Nie obserwuję natomiast zmian w standardach dotyczących długości tirów czy szerokości placów manewrowych. Oczywiście każdy najemca chce mieć jak najwięcej miejsc parkingowych. Dostępne place składowe, nawet nie zadaszone, są dodatkowym atutem, ale nie zauważyłem, aby zapotrzebowanie na nie jakoś specjalnie rosło w ostatnim czasie.

Krzysztof Kogut: Jak oceniacie poziom wiedzy najemców na temat przeprowadzania projektów modernizacyjnych? Jakich umiejętności im brakuje?

Piotr Czerwiński: Ogólny poziom wiedzy rośnie, co jest na pewno spowodowane wzrostem kosztów. Ludzie chcą wiedzieć, za co płacą. Nadal jednak przeciętny najemca może mieć problem ze zrozumieniem niektórych zapisów umowy. Ze strony właściciela zawsze jest specjalista, jak w naszym przypadku Tadeusz. Ze strony najemcy nie wszyscy jeszcze korzystają z brokerów, którzy mają większą wiedzę. Myślę, że dostarczenie najemcy odpowiedniej wiedzy to najprostszy sposób, by wykazać dla niego realny zysk.

Tadeusz Woroniecki: Trzeba też pamiętać, że umowy ewoluują. Niestety, stają się coraz dłuższe i bardziej skomplikowane. Najemcy się w nich gubią, a po kilku miesiącach nikt już nie pamięta szczegółów.

Krzysztof Kogut: Dziękuję za rozmowę.  

‍

----

‍

----

Piotr Czerwiński - CEO, AXI IMMO Services. Piotr to Asset i Property Manager z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży rynku komercyjnego. Doświadczenie zdobywał w międzynarodowych firmach takich jak King Sturge (obecnie Jones Long LaSalle), DTZ Polska, EPM Polska, AXI IMMO Services. Pracował dla takich klientów jak Hunter Property Fund Management, Aggmore Ltd., Holland - Jerusalem Management Company BV, LDV Management Bainbridge Holding SCA, KKCG Group, Proteus, Altamira, Goldman Sachs, PKO TFI, Bental Green Oak. Posiada polską licencję zawodową zarządcy nieruchomości, Certyfikowanego Zarządcy Nieruchomości Instytutu Zarządzania Nieruchomościami CPM, jest członkiem RICS i CCIM.

Tadeusz Woroniecki - Asset Manager w AXI IMMO Services z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży nieruchomości komercyjnych. Specjalizuje się w zarządzaniu aktywami, transakcjach kupna i sprzedaży nieruchomości biurowych, magazynowych oraz gruntów inwestycyjnych, a także w przygotowaniu gruntów pod inwestycje w procesie przed deweloperskim. Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał w międzynarodowych firmach, takich jak Henry Butcher, Ernst & Young, AIB Polonia Property Management, 6B47 czy Hillwood. Obecnie w AXI IMMO Services odpowiada za Landlord Representation portfela nieruchomości o łącznej powierzchni około 230 000 mkw. 

‍