Krzysztof Kogut: Spotykamy się, by porozmawiać o zarządzaniu jednym z największych portfeli nieruchomości w Polsce. Zacznijmy od uporządkowania ról. Jak podzielona jest Wasza odpowiedzialność w strukturach Globalworth?

Mariola Mazur-Szeląg: Koordynuję dział zarządzania nieruchomościami w regionie północnym. W praktyce oznacza to pieczę nad aktywami w Warszawie, Łodzi oraz Gdańsku.

Przemysław Kiwer: Ja jestem lustrzanym odbiciem funkcji Marioli na południu kraju. Zarządzam portfelem nieruchomości zlokalizowanych we Wrocławiu, w Katowicach i Krakowie. Co ciekawe, ten sam podział geograficzny na północ i południe zastosowaliśmy we wszystkich działach, które bezpośrednio wpływają na codzienne funkcjonowanie budynku – Workplaces oraz Asset Management & Leasing. Taki dualizm pozwala nam pozostawać blisko lokalnych rynków, a jednocześnie działać jako jeden, spójny organizm. 

Krzysztof Kogut: Mówimy o potężnej skali. Jak w liczbach wygląda portfel, którym Państwo zarządzają?

Przemysław Kiwer: To bez wątpienia jeden z największych portfeli biurowych w Polsce. Mówimy o blisko 580 tys. m² powierzchni w 20 nieruchomościach – 11 w regionie południowym i 9 w regionie północnym – zlokalizowanych w sześciu największych ośrodkach miejskich. Ale liczby to nie tylko metry kwadratowe. To przede wszystkim społeczność – mamy ponad 650 aktywnych najemców, a dziennie przez nasze budynki przewija się ponad 80 tys. użytkowników. Taka skala daje nam unikalną perspektywę „z lotu ptaka” na to, co dzieje się w polskim sektorze nieruchomości, i pozwala dość precyzyjnie diagnozować zmieniające się potrzeby rynku. Przekłada się również na realne efekty: jednolite standardy obsługi, benchmarki operacyjne oparte na danych z systemów budynkowych oraz szybkie wdrażanie sprawdzonych rozwiązań poprawiających efektywność i doświadczenie użytkownika.

Mariola Mazur-Szeląg: Warto zwrócić uwagę, że nasz portfel składa się z obiektów dojrzałych, świetnie skomunikowanych i osadzonych w rozwiniętej infrastrukturze usługowej. Są to głównie budynki biurowe, znajdują się wśród nich także trzy flagowe obiekty mixed-use: Hala Koszyki, Renoma i katowicki Supersam.

Wyróżnia nas długofalowe podejście właścicielskie i konsekwencja w ESG: budynki mają uznane certyfikaty środowiskowe, prowadzimy modernizacje podnoszące efektywność energetyczną, rozwijamy infrastrukturę dla rowerów i elektromobilności oraz tworzymy zielone, wielofunkcyjne przestrzenie wspólne wspierające dobrostan. Dzięki temu nasze obiekty są nie tylko miejscem pracy, ale też wartościowym elementem miejskiej tkanki.

Krzysztof Kogut: Jak na tym tle wygląda poziom komercjalizacji? Czy rynek wrócił do formy?

Przemysław Kiwer: Poziom komercjalizacji w budynkach naszego portfela nie odbiega od średniej rynkowej. Sytuacja jest zróżnicowana regionalnie. W Warszawie poziom komercjalizacji jest obecnie bliski 100%. W miastach regionalnych wskaźnik ten jest oczywiście średnio nieco niższy, nasze budynki korzystają jednak z „premii za jakość”, a trend jest dla nas pozytywny. Jako dominujący gracz w Europie Środkowo-Wschodniej – działamy przecież silnie także w Rumunii – widzimy, że nasze aktywa cieszą się niesłabnącym zainteresowaniem. 

Mariola Mazur-Szeląg: Klienci i użytkownicy doceniają nasze zaangażowanie i wypracowany model zarządczy, w którym tworzymy nie tylko adresy biurowe i handlowe, lecz aktywne węzły życia miejskiego, naturalnie wpisujące się w rytm współczesnego miasta i do specyficznych potrzeb lokalnego rynku. Przyciągają użytkowników od rana do późnego wieczora, budują społeczności i oferują zróżnicowane spektrum usług, kultury i gastronomii. Takie zaufane partnerstwo z klientami buduje trwałe relacje. Jesteśmy również wsparciem dla najemców w utrzymaniu dobrostanu, motywacji i efektywności pracy z biura.

Krzysztof Kogut: Globalworth promuje model „zarządzania właścicielskiego”. To termin, który mocno akcentujecie. Czym on różni się od standardowego Property Managementu świadczonego przez zewnętrzne agencje?

Mariola Mazur-Szeląg: Różnica jest fundamentalna. W Globalworth działamy długofalowo i kompleksowo. Jesteśmy zarówno inwestorem, jak i zarządcą. To zmienia optykę. Zarządzanie właścicielskie oznacza, że bierzemy pełną odpowiedzialność za kreowanie wartości nieruchomości – zarówno dla jej najemców,  jak i inwestorów. Mamy realny wpływ na to, jak budynek jest postrzegany, jak dbamy o komfort najemców i w jaki sposób budujemy z nimi relacje. Property Management w naszej strukturze znacznie wykracza zatem poza działania administracyjne - członkowie zespołu są partnerami we wszystkich kluczowych procesach dotyczących komercjalizacji i modernizacji budynku. 

Przemysław Kiwer: Dokładnie tak. Jako jedna z niewielu platform na rynku posiadamy w swoich strukturach firmowych wszystkie kompetencje. Od momentu prowadzenia negocjacji, poprzez fit-out, przekazanie powierzchni, okres najmu, aż po renegocjacje umowy – wszystko dzieje się wewnątrz firmy. To pozwala nam na reakcję znacznie szybszą, niż jest w stanie zaoferować model agencyjny. Nasi zarządcy nie są osamotnionymi jednostkami na obiekcie. W ramach działu zarządzania nieruchomościami wspierają ich eksperci rynku energii, ESG, elektromobilności. Działamy jak jeden zespół grający do jednej bramki.

Krzysztof Kogut: Czy to oznacza, że granica między property managementem a asset managementem u Was się zaciera?

Przemysław Kiwer: Te działy funkcjonują równolegle, a ich kompetencje się przenikają. Asset management buduje długofalową strategię komercyjną, prowadzi procesy leasingowe oraz wyznacza cele finansowe. Property management te cele realizuje. Jako zespół najbliżej budynku i najemców, współtworzy strategię na poziomie obiektu – a następnie odpowiada za jej realizację w codziennym zarządzaniu. W praktyce asset manager ma pod opieką kilka budynków, a każdy obiekt ma swojego zarządcę. Taki model daje spójność celów i umożliwia sprawne, trafne reagowanie na potrzeby rynku.

Często właśnie od property managerów, którzy są najbliżej budynku i najemcy, wychodzą pomysły mające wpływ na strategię inwestycyjną. To sprzężenie zwrotne jest kluczowe. 

Mariola Mazur-Szeląg: Zarządca w naszym modelu nie jest tylko administratorem. Bierze czynny udział w procesach leasingowych, wnosząc uwagi do umów najmu. W obszarze finansów i zarządzania NOI dostarcza twardych danych operacyjnych, wpływa na kształt modelu rozliczeń zaliczek na opłaty eksploatacyjne dla obiektu, rekomenduje projekty CAPEX. W zakresie ESG i doświadczenia użytkownika współtworzy roadmapy dekarbonizacji, dba o komfort użytkowników, rozwija programy dla społeczności lokalnej oraz przygotowuje i testuje plany ciągłości działania. A przede wszystkim buduje długofalową relację z najemcą. Ta bezpośrednia relacja, budowana przez lata trwania umowy, często decyduje o tym, czy najemca podejmie decyzję o kontynuowaniu najmu. Najemca musi czuć, że ma po drugiej stronie partnera – zarówno w asset managerze, jak i property managerze - który rozumie jego biznes i stwarza warunki do realizacji celów biznesowych w danej przestrzeni.

Krzysztof Kogut: Wspomnieliście o inwestycjach w obiekty. Jakie działania podejmujecie, by utrzymać atrakcyjność budynków w oczach najemców? Czy to kwestia dużych nakładów, czy może miękkich działań?

Przemysław Kiwer: To proces ciągły. Nie funkcjonujemy w logice cyklu deweloperskiego – planujemy i reinwestujemy z myślą o perspektywie długoterminowej. Naszym celem jest utrzymanie substancji budowlanej w doskonałej kondycji, ale też adaptacja do zmieniających się potrzeb.

Koncentrujemy się na budowaniu odporności naszych obiektów: wprowadzamy redundancje kluczowych systemów, wzmacniamy zarządzanie energią, testujemy plany ciągłości działania i dbamy o cyberbezpieczeństwo infrastruktury budynkowej. Dzięki temu dostarczamy stabilne, nowoczesne środowisko pracy, które realnie wspiera biznes najemców.

Mariola Mazur-Szeląg: Modernizacje, które przeprowadzamy, mają na celu stworzenie przestrzeni, w której po prostu chce się być.
Z jednej strony modernizujemy instalacje budynkowe i podnosimy efektywność energetyczną. Z drugiej – unowocześniamy strefy wspólne, poprawiamy system identyfikacji wizualnej, rozwijamy udogodnienia: strefy pracy i relaksu, rowerownie, ładowarki oraz aplikacje dla najemców, a także kawiarnie dostępne z zewnątrz, czy siłownie. Uzupełniamy to działaniami miękkimi: programami wspierającymi tworzenie społeczności, dobrostanem i regularnym badaniem satysfakcji użytkowników.
Organizujemy wydarzenia, które aktywizując naszą społeczność najemców, wychodzą poza standard: budują poczucie wspólnoty i przybliżają obiekt użytkownikom, a nawet wspólnie kształtują wygląd i komfort przestrzeni. Zarządcy wspierają też wydarzenia budynkowe, które zgodnie ze strategią CSR Globalworth koncentrują się na realnej wartości: profilaktyce zdrowotnej, wellbeingu i edukacji. Sezonowy serwis rowerowy to już norma, my idziemy dalej – wspólne sadzenie roślin, całoroczne wystawy sztuki, warsztaty świąteczne, koncerty. Chcemy, by budynek tętnił życiem i sprzyjał interakcjom społecznym.

Krzysztof Kogut: Tutaj dotykamy tematu technologii. Z jednej strony stawiacie na relacje i „human touch”, z drugiej – rynek wymusza cyfryzację. Jak te dwa światy łączą się w Globalworth?

Mariola Mazur-Szeląg: Technologia nie jest dla nas celem samym w sobie, ale narzędziem, które ma ułatwiać życie – zarówno najemcom, jak i naszym zarządcom. Stworzyliśmy autorską aplikację Globalworth APP. To kompleksowe narzędzie, które zastępuje plastikowe karty dostępu, pozwala rezerwować biurka, miejsca parkingowe czy przestrzenie konferencyjne. Ale to też platforma komunikacji z najemcami i budowania społeczności. Od strony najemcy – pozwala bardziej efektywnie zarządzać dostępami i optymalizować zasoby. Równie mocno inwestujemy w technologie wspierające back-office. Wprowadzamy rozwiązania, które dają nam wgląd w czasie rzeczywistym w dane o portfelu, wspierające decyzje zarządcze: parametry umów najmu, kontrakty serwisowe, wizualizacje przestrzeni, obroty najemców retail itp.

Planujemy wdrożenie monitoringu wykorzystania przestrzeni w czasie rzeczywistym, co pozwoli nam jeszcze lepiej optymalizować harmonogramy pracy systemów HVAC, dopasowując je do faktycznych godzin pracy najemców. Dzięki temu zoptymalizujemy pobór energii. 

Przemysław Kiwer: Ważne jest to, że te rozwiązania tworzymy wewnątrz firmy, z pomocą naszych specjalistów. Nie kupujemy gotowych „pudełek", które nie zawsze pasują do naszej specyfiki. Automatyzacja procesów – od zapytań ofertowych w organizowanych przez nas przetargach, przez akceptację kosztów, po archiwizację dokumentów – to rewolucja, która dzieje się u nas od kilku lat. Tych automatycznych narzędzi wciąż przybywa. Wszystko po to, by uwolnić czas zarządcy. Chcemy, by property manager nie tonął w papierach, ale miał czas na spotkanie z najemcą, na rozmowę, na kreatywne myślenie. Technologia ma zdjąć z nas ciężar administracji, byśmy mogli skupić się na relacjach.

Krzysztof Kogut: Czy ta analiza danych, o której wspominacie, przekłada się na konkretne oszczędności?

Przemysław Kiwer: Zdecydowanie tak, zwłaszcza w obszarze energii elektrycznej i cieplnej. Nie ograniczamy się do prostego spisywania liczników. Analizujemy dane o mocach chwilowych, mocach maksymalnych, profilach zużycia. Dzięki temu jesteśmy w stanie zoptymalizować moce zamówione oraz pracę urządzeń i wygenerować znaczące oszczędności w skali portfela. To kluczowe, zwłaszcza w obliczu rosnących kosztów mediów, które stanowią istotną część opłaty eksploatacyjnej.

Mariola Mazur-Szeląg: To wiąże się bezpośrednio z naszą strategią ESG. Dążymy do minimalizacji śladu węglowego. I tu rola zarządcy jest nie do przecenienia – to on, poprzez bieżące działania operacyjne i współpracę z najemcami realnie wpływa na zużycie mediów. Nasze zespoły Facility Management i Project Management utrzymują i projektują przestrzenie tak, by były jak najbardziej efektywne energetycznie, co finalnie przekłada się na niższe koszty dla najemców.

Krzysztof Kogut: Rynek biurowy ewoluuje w stronę „mixed-use” i otwartości na miasto. Jak Państwo interpretują ten trend hiperlokalności?

Przemysław Kiwer: Zarządzanie w rytmie miasta to nasza codzienność. Nasze flagowe obiekty, jak warszawska Hala Koszyki, wrocławska Renoma czy katowicki Supersam, to podręcznikowe przykłady projektów miastotwórczych. Nie są to zamknięte twierdze, do których wchodzi się tylko za okazaniem przepustki. Wprowadzamy udogodnienia oraz dodatkowe komponenty oferty pozabiurowej - gastronomię, kulturę, usługi.

Przykładem może być Renoma – budynek z lat 30. ubiegłego wieku, wpisany do rejestru zabytków. Z jednej strony dbamy o jego historyczną tkankę, z drugiej wprowadzamy nowoczesne funkcje, jak strefa gastronomiczna PEDET. Organizujemy tam koncerty, silent disco, spotkania z lokalnymi twórcami. Współpracujemy z samorządami, by nasze budynki i otaczające je tereny były postrzegane i wykorzystywane jako integralna część tkanki miejskiej.

Mariola Mazur-Szeląg: Warto zauważyć, że nawet typowe biurowce ewoluują w stronę mixed-use. Partery naszych budynków otwierają się na mieszkańców okolicy. Restauracje, kluby fitness, placówki medyczne czy edukacyjne w naszych obiektach nie są dostępne tylko dla pracowników biurowych, ale dla całej lokalnej społeczności. Chcemy, by nasze budynki żyły także po godzinie 17:00 i w weekendy.

Krzysztof Kogut: A jak widzicie przyszłość? Jakie trendy zdominują property management w nadchodzącym roku?

Mariola Mazur-Szeląg: Widzę trzy główne obszary. Po pierwsze, cyfryzacja i automatyzacja procesów. Wiąże się z tym umiejętna selekcja technologii. Narzędzi jest mnóstwo, sztuką jest wybrać te, które faktycznie przynoszą wartość i optymalizują procesy.

Po drugie, cyberbezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem. Jako kluczowe w najbliższej przyszłości identyfikuję inwestowanie w zabezpieczenia danych i systemów infrastruktury budynkowej oraz wdrażanie rozwiązań, pozwalających na monitorowanie urządzeń i instalacji w obiektach, minimalizujących ryzyko awarii.

I po trzecie – ESG, które staje się twardym wymogiem biznesowym i prawnym.

Przemysław Kiwer: Zgadzam się. Dodałbym do tego jeszcze pogłębienie relacji oraz wzrost znaczenia doświadczenia najemcy w budynku. Biznes to ludzie. Niezależnie od technologii kluczem pozostaje umiejętność porozumienia się, zrozumienia potrzeb drugiej strony i elastyczność.

Najemcy oczekują dziś przede wszystkim elastyczności. Nieruchomość jako produkt musi się dostosowywać. My jesteśmy na to gotowi – oferujemy tradycyjne duże powierzchnie, ale rozwijamy też linię biur serwisowanych i coworkingowych, gdzie można wynająć biurko na dzień czy miesiąc. Skalowalność biznesu najemcy musi iść w parze ze skalowalnością przestrzeni, którą mu oferujemy.

Krzysztof Kogut: Na koniec: jaką radę dalibyście młodym adeptom sztuki zarządzania nieruchomościami, którzy dopiero wchodzą na rynek?

Mariola Mazur-Szeląg: W tej branży osiągnięcia zawodowe w znacznym stopniu determinuje poziom umiejętności interpersonalnych. Trzeba być otwartym na ludzi, ale też na to, co niesie świat – nowe technologie, zmiany prawne. Kluczowa jest ciekawość i chęć ciągłego uczenia się.

Przemysław Kiwer: Interdyscyplinarność to słowo klucz. Nie da się być dobrym zarządcą, zamykając się w jednej dziedzinie. Moja rada? Myśl jak użytkownik, mów językiem danych, ucz się nowych standardów i automatyzuj to, co powtarzalne. Ale przede wszystkim – nie bój się kontaktu z ludźmi. Spędzaj jak najwięcej czasu z najemcami. To w bezpośredniej rozmowie jesteśmy w stanie „usłyszeć” potrzeby najemcy zanim o nich pomyśli i nam je wyartykułuje.

Mariola Mazur-Szeląg: Podsumowując jednym zdaniem: najemca jest kompasem, a empatia wyznacza kierunek. To najlepsza droga do sukcesu w tej branży.

Krzysztof Kogut: Dziękuję za rozmowę.

‍