Start

Na skróty

Główna
Najnowsze wydanie
Archiwum wydań
Eventy

Użytkownik

Logowanie
Rejestracja

Kontakt

Redakcja
Reklama
Newsroom
Zapraszamy na

Immersive Workplace 2025

Zamów bilet
Redakcyjne
Rynek i inwestycje

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Rozwiązania

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Komentarze

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Obiekty

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Blogi

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Architektura i design

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Wideo

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Polecane Eventy

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

This is some text inside of a div block.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.

This is some text inside of a div block.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique. Duis cursus, mi quis viverra ornare, eros dolor interdum nulla, ut commodo diam libero vitae erat. Aenean faucibus nibh et justo cursus id rutrum lorem imperdiet. Nunc ut sem vitae risus tristique posuere.

Featured from Blog

Article Title

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur elit

Czytaj wszystkie
Działy

Najważniejsze

Najnowsze wydanie
Wszystkie wydania

Okiem redakcji

Kwestia
Felieton
Wywiad numeru
Zdaniem ekspertów
Branża
Komentarze

Rynek i inwestycje

Inwestycje
Case study
Obiekty

Zarządzanie

Asset management
Property management
Facility management
Administracja
Logistyka

Człowiek

Workplace
HR
AV
Dobrostan

Usługi i technologie

Energia
Czystość
Technika i technologie
Bezpieczeństwo
Proptech
Usługi
Rozwiązania

Ekologia

ESG
Ekologia

Deska kreślarska

Design
Architektura

Stałe dzialy

Dodatek
Poradnik
Strategie
Zestawienia
Analizy
Best practice
Prawo i finanse
Obiekty
Corporate real estate
Commercial real estate
Centra handlowe
Biura
Magazyny
Hotele
Mieszkania
Tereny inwestycyjne
Powierzchnie biurowe
Wykonawstwo
Data center
Obiekty produkcyjne
Fabryki
Hale
Zapraszamy na

Immersive Workplace 2025

Zamów bilet
Eventy

Polecane

Navigator 2025
Immersive Workplace 2025
Kongres 2025
Szkolenie
Archiwum

Nasze

Konferenecje
Szkolenia
Archiwum

Branża

Kalendarz
Zapraszamy na

Immersive Workplace 2025

Zamów bilet
Zestawienia

RFI BOOK

Fit out 2025
Energia 2025
Facility Management
Landlord and tenant services providers
Technologie Corporate Real Estate

Archiwum

2024
2023
2022
Zapraszamy na

Immersive Workplace 2025

Zamów bilet
Zaloguj sięRejestracjaWyloguj sięMoj profil

View Cart ( 0 item items )

0
Najnowsze wydanie
Zamknij

Twój koszyk

Razem: 0.00 zł
Razem z VAT: 0,00 zł
Przejdź do kasy
Poprzedni artykułMenuNastępny artykuł

Spis treści

Text Link
Text Link
Łamiąc bariery wyobraźni
Łamiąc bariery wyobraźni
test 1
test 1
Eco Cleaning
Eco Cleaning
Inteligentny cleaning
Inteligentny cleaning
Modernizacja instalacji – klucz do oszczędności
Modernizacja instalacji – klucz do oszczędności
Właściwy wybór
Właściwy wybór
Technologia wspierająca WWO
Technologia wspierająca WWO
Od Serendipity do proksemiki
Od Serendipity do proksemiki
Uratujmy obiekt przed pożarem
Uratujmy obiekt przed pożarem
Synergia energooszczędności
Synergia energooszczędności
Inwestycyjny Poznań
Inwestycyjny Poznań
Świadectwa charakterystyki energetycznej — czy jest się czego bać?
Świadectwa charakterystyki energetycznej — czy jest się czego bać?
Złapać oddech
Złapać oddech
Dachy zielone — rewolucja w urbanistyce
Dachy zielone — rewolucja w urbanistyce
Asset management z ryzykiem za pan brat
Asset management z ryzykiem za pan brat
Infrastruktura Krytyczna (IK) – projektowanie, identyfikacja, utrzymanie i ochrona
Infrastruktura Krytyczna (IK) – projektowanie, identyfikacja, utrzymanie i ochrona
Inwestycyjny potencjał turystycznego Wrocławia
Inwestycyjny potencjał turystycznego Wrocławia
Poznaj 5 kluczowych kompetencji miękkich w branży FM
Poznaj 5 kluczowych kompetencji miękkich w branży FM
Mobilna komunikacja
Mobilna komunikacja
Algorytmy sterujące wykorzystywane jako sposób na zintegrowane zarządzanie energią
Algorytmy sterujące wykorzystywane jako sposób na zintegrowane zarządzanie energią
Projektowanie toalet – krok po kroku
Projektowanie toalet – krok po kroku
Uodpornieni, nie ogłuszeni
Uodpornieni, nie ogłuszeni
Klasyczne koło Sinnera i ewolucja środków czystości
Klasyczne koło Sinnera i ewolucja środków czystości
Kompatybilność i efektywność
Kompatybilność i efektywność
Środki czystości idą w ślad neutralności
Środki czystości idą w ślad neutralności
Elektromobilność obowiązkowa
Elektromobilność obowiązkowa
Realizacje Engie Zielona Energia:
Realizacje Engie Zielona Energia:
Zoom na funkcjonalności
Zoom na funkcjonalności
Wymagający zamawiający
Wymagający zamawiający
Dekarbonizacja — czas na działania
Dekarbonizacja — czas na działania
Opowieść o właścicielu i fit outcie
Opowieść o właścicielu i fit outcie
Eksploatacja wymagająca opieki
Eksploatacja wymagająca opieki
Elektromobilne regulacje
Elektromobilne regulacje
Imported item 38
Imported item 38
Certyfikacyjne case study
Certyfikacyjne case study
Najlepsze miasto do życia… a do inwestycji?
Najlepsze miasto do życia… a do inwestycji?
Poznaj 11 topowych inwestycji w Poznaniu
Poznaj 11 topowych inwestycji w Poznaniu
Pogodzenie oczekiwań
Pogodzenie oczekiwań
Coworkingowa Fuzja
Coworkingowa Fuzja
Łączenie różnych generacji
Łączenie różnych generacji
Bezpieczne przejście
Bezpieczne przejście
By sprawiedliwości stało się zadość
By sprawiedliwości stało się zadość
Razem czy osobno?
Razem czy osobno?
Realizacja optymistycznego planu
Realizacja optymistycznego planu
Projektowanie zrównoważone i ekologiczne (cz. I)
Projektowanie zrównoważone i ekologiczne (cz. I)
Zalpha a srebrne tsunami
Zalpha a srebrne tsunami
Minimalizując ryzyko
Minimalizując ryzyko
Gotowi na dialog
Gotowi na dialog
Redefinicja środowiska pracy
Redefinicja środowiska pracy
Inwestycje w centrum Polski
Inwestycje w centrum Polski
Windą do nieba
Windą do nieba
FM pomaga zdobyć BREEAM
FM pomaga zdobyć BREEAM
By uniknąć luk i incydentów
By uniknąć luk i incydentów
Prawnicy jako pracownicy
Prawnicy jako pracownicy
Z myślą o wszystkich ludziach
Z myślą o wszystkich ludziach
Nawigacja po świecie administracji
Nawigacja po świecie administracji
Zatrzymać Wielkie Wymieranie
Zatrzymać Wielkie Wymieranie
Czy zielone się opłaca?
Czy zielone się opłaca?
Czy umiesz pytać o czystość?
Czy umiesz pytać o czystość?
Prawo sztuki
Prawo sztuki
Wszystko da się zrobić
Wszystko da się zrobić
Przełomowa zmiana dla inwestorów
Przełomowa zmiana dla inwestorów
Ekologiczna fabryka znanych chipsów
Ekologiczna fabryka znanych chipsów
Kliknij, zarezerwuj i… parkuj!
Kliknij, zarezerwuj i… parkuj!
FM zorganizowany książkowo?
FM zorganizowany książkowo?
Opinia partnera Kongresu „Obiektów”
Opinia partnera Kongresu „Obiektów”
Subiektywnie o Kongresie
Subiektywnie o Kongresie
Biznes w obliczu zagrożenia
Biznes w obliczu zagrożenia
Technologie informatyczne w służbie facility management
Technologie informatyczne w służbie facility management
Polska a technologiczna rewolucja
Polska a technologiczna rewolucja
Nowa era cleaningu
Nowa era cleaningu
Niezbędna symbioza
Niezbędna symbioza
W poszukiwaniu bezpiecznego domu
W poszukiwaniu bezpiecznego domu
Włącz uważność
Włącz uważność
Załatać luki w prosty sposób
Załatać luki w prosty sposób
Sprawdź energię
Sprawdź energię
Motywacja i mobilizacja
Motywacja i mobilizacja
Ewolucja miejsca pracy
Ewolucja miejsca pracy
Czy to już „social space”?
Czy to już „social space”?
Odpowiedzi na wyzwania 2024
Odpowiedzi na wyzwania 2024
Sens referencji w FM
Sens referencji w FM
Więcej niż administracja
Więcej niż administracja
Inwestycja w doświadczenia
Inwestycja w doświadczenia
Certyfikacja, bezpieczeństwo i ekologia
Certyfikacja, bezpieczeństwo i ekologia
Wizja lokalna — poradnik dla zamawiających
Wizja lokalna — poradnik dla zamawiających
ESG w natarciu
ESG w natarciu
Potrzeby w świetle jupiterów
Potrzeby w świetle jupiterów
Zielone pagórki Diuny
Zielone pagórki Diuny
Rynek magazynowy w pigułce
Rynek magazynowy w pigułce
Nie samą optymalizacją rynek żyje
Nie samą optymalizacją rynek żyje
Godna prezentacja w nowej generacji obiektów
Godna prezentacja w nowej generacji obiektów
Surowa forma, ekspresyjność wyrazu
Surowa forma, ekspresyjność wyrazu
Zrozumieć misję Facility Management
Zrozumieć misję Facility Management
Zaufać zdrowym emocjom
Zaufać zdrowym emocjom
Strategia ESG w inwestowaniu
Strategia ESG w inwestowaniu
Capex i Opex od podszewki
Capex i Opex od podszewki
Planując budżet na ESG
Planując budżet na ESG
Ocenić jakość
Ocenić jakość
Paragrafy o BMS
Paragrafy o BMS
Inwestowanie z nową perspektywą
Inwestowanie z nową perspektywą
Magazyn
2025
2024
05
02
Usługi i technologie
<< ARTYKUŁ TOWARZYSZĄCY

Wizja lokalna — poradnik dla zamawiających

Sprawdź, z kim będziesz współpracować

21/5/2025
28.02.2024
Tomasz Łuczak
współzałożyciel CleanMode.pl, certyfikowany Trener sprzątania PIGC. Wieloletni praktyk i pasjonat branży
Pokaż bio

Członek Zarządu Clean Mode Sp. z o.o. – platformy szkoleniowej dot. profesjonalnego utrzymania czystości. Certyfikowany trener, ekspert Forum Czystości oraz przewodniczący komisji ds. edukacji przy Polskiej Izby Gospodarczej Czystości. Praktyk z kilkunastoletnim stażem w zarządzaniu procesami utrzymania czystości. Perfekcjonista i kreator nowych standardów. Prywatnie mąż i tata dwójki dzieci, którego powołaniem jest zmienianie świata na lepszy.

Rozmawiał/-a
Sylwia Łysak
Stanowisko
Spis treści

Wizja lokalna stanowi ważny element procesu wyboru firmy sprzątającej, ponieważ pozwala na dokładną ocenę zakresu i kosztu usługi, a także na nawiązanie kontaktu i budowanie zaufania między stronami. Dzięki niej zamawiający mogą wyrobić sobie wstępną opinię na temat firmy sprzątającej. Z kolei wykonawcy usługi mają szansę na dokładniejsze zapoznanie się z obiektem.  

REKLAMA

Jakie są cele wizji lokalnej?

Jakie są cele wizji lokalnej?    Wizja lokalna to oględziny miejsca wykonywania przedmiotu zamówienia, czyli w naszym przypadku sprzątania obiektu. Przeprowadzenie jej dla firmy sprzątającej ma na celu zapoznanie się z warunkami i specyfiką obiektu, takimi jak:  

     
  • wielkość i rodzaj powierzchni,
  •  
  • stopień i rodzaje zabrudzeń,
  •  
  • dostępność pomieszczeń gospodarczych oraz ich wyposażenie w niezbędne media,
  •  
  • wymagania dotyczące jakości i częstotliwości sprzątania,
  •  
  • oczekiwania i preferencje właściciela lub administratora obiektu.
  •  

 Jest ona ważnym elementem procesu wyboru firmy sprzątającej, ponieważ pozwala na dokładną ocenę zakresu i kosztu usługi, a także na nawiązanie kontaktu i budowanie zaufania między stronami. Pomaga w dokonaniu wstępnej oceny firmy sprzątającej, zaś wykonawcy usługi sprzyja w dokładniejszym zapoznaniu się z obiektem.

W jaki sposób przygotować się więc do ogłoszenia wizji lokalnej i do niej samej?

   Przygotowanie się do ogłoszenia wizji lokalnej polega na określeniu jej celu i zakresu, ustaleniu terminu i sposobu jej przeprowadzenia, a także na sporządzeniu dokumentacji niezbędnej do udziału w niej.    Cel i zakres wizji lokalnej powinny być zgodne z zapytaniem ofertowym, w którym należy podać jej termin, sposób przeprowadzenia, informacje o miejscu spotkania, osobach uprawnionych do udziału w niej, a także ewentualnych ograniczeniach i wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa lub higieny.    Dokumentacja niezbędna do udziału w wizji lokalnej może obejmować m.in.:  

     
  • formularz zgłoszeniowy lub potwierdzenie zgłoszenia,
  •  
  • oświadczenie o zachowaniu poufności informacji (NDA),
  •  
  • oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych (RODO),
  •  
  • upoważnienie do reprezentowania firmy sprzątającej,
  •  
  • dokument tożsamości.
  •  

 Przygotowanie się do samej wizji lokalnej związane jest także z zapewnieniem jej uczestnikom odpowiedniego wyposażenia i ubioru (jeśli takowe jest wymagane). Wspomnianą odzież należy dostosować do warunków panujących w obiekcie, nie zapominając o komforcie oraz bezpieczeństwie uczestników wizji.    Jako gospodarze musimy być gotowi do odpowiadania na pytania potencjalnego dostawcy i jego uwagi dotyczące obiektu. Powinny być one związane z przedmiotem zamówienia i służyć lepszemu zrozumieniu potrzeb i oczekiwań właściciela lub administratora obiektu. Mogą dotyczyć np.:  

     
  • szczegółów technicznych i organizacyjnych związanych ze sprzątaniem,
  •  
  • dostępności i stanu instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wentylacyjnej w pomieszczeniach gospodarczych,
  •  
  • rodzaju zanieczyszczeń i odpadów,
  •  
  • rodzaju wymaganego sprzętu i środków czystości,
  •  
  • liczby osób korzystających z obiektu,
  •  
  • rodzaju zagrożeń dla zdrowia i życia ludzi,
  •  
  • rodzaju ochrony obiektu i procedur z tym związanych.
  •  

 Podczas organizowanych wizji zdarza się, że osoby z ramienia firm sprzątających zadają pytania, na które odpowiedź znajduje się w skrupulatnie przygotowanym przez zamawiającego pytaniu ofertowym. Omawiana sytuacja ma prawo nas denerwować, ponieważ może świadczyć o nienależytym zapoznaniu się z zapytaniem ofertowym przez usługodawcę. Jeśli tak jest, potwierdza to tylko brak ich profesjonalizmu.    Nie warto więc zmierzać tą samą ścieżką. Proponuję w takiej sytuacji odpowiadać: „Odpowiedź na to pytanie zawarta jest w zapytaniu ofertowym”, a następnie udzielić odpowiedzi. Jeśli jednak sytuacja będzie się nagminnie powtarzać, możesz odmówić odpowiedzi na takie pytanie, dlatego że obowiązkiem osoby wizytującej obiekt jest szczegółowe zapoznanie się z treścią zapytania. Jeśli tego nie zrobiła, wówczas możemy uznać, że firma sprzątająca jest nierzetelna.

Jaki zatem model wizji lokalnej wybrać?

   Model wizji lokalnej to sposób organizacji oględzin miejsca realizacji usługi przez wykonawców. To, na który z tych modeli warto się zdecydować, może zależeć od wielu czynników, takich jak:  

     
  • rodzaj i wielkość obiektu,
  •  
  • ilość firm chętnych do dokonania oględzin,
  •  
  • dostępność i stan techniczny obiektu,
  •  
  • oczekiwania i preferencje zamawiającego.
  •  

 W związku z tym możemy wyróżnić następujące modele wizji lokalnej:    a) jedna firma – jedno spotkanie    Każdy wykonawca odbywa wizję lokalną indywidualnie w ustalonym terminie i czasie. Zaletą tego rozwiązania jest zapewnienie prywatności i spokoju wykonawcom oraz umożliwienie im dokładnego zapoznania się z obiektem. Wadą z kolei jest to, że wymaga znacznej ilości czasu i zaangażowania ze strony zamawiającego, a także może być trudna do zorganizowania przy dużej liczbie wykonawców.    Każde takie spotkanie może trwać nawet 3-4 godziny, w zależności od wielkości i specyfiki obiektu. Jeśli zamawiający może poświęcić czas i ceni sobie dobrych współpracowników, warto wybrać to rozwiązanie i podczas indywidualnych spotkań lepiej poznać się z kandydatami (dokonanie właściwego wyboru może zaowocować długoletnią współpracą i brakiem konieczności przechodzenia tej procedury za rok lub wcześniej. Po prostu bardziej opłaca się podejść poważnie do tematu i zająć się nim „raz, a porządnie”, niż byle jak i cyklicznie).    b) kilka firm – jedno spotkanie    Wykonawcy umawiają się na wizję lokalną w ramach wspólnie ustalonego terminu. Plusem tego rozwiązania jest oszczędność czasu i zasobów zamawiającego oraz umożliwienie mu porównania i oceny wykonawców, minusem zaś – naruszenie poufności i konkurencyjności wykonawców oraz trudność w szczegółowym zapoznaniu się z obiektem.    Można przeprowadzić wizję w taki sposób, w sytuacji gdy nie jesteśmy w stanie pomieścić zainteresowanych w jednej sali. Warto przy tym pamiętać, że na wizje lokalne często przychodzi po kilka osób z jednej firmy. Jak niejednokrotnie pokazało doświadczenie, na takich spotkaniach może pojawić się nawet kilkanaście osób z różnych firm sprzątających.    Niestety tego typu wizje są mniej owocne, a podczas ich realizacji nie sposób przeanalizować zachowania poszczególnych przedstawicieli firm, jak i ich podejścia do usługi. Nierzadko spotykanym problemem są bariery w komunikacji.    Poza tym firmy sprzątające często nie chcą ujawniać konkurencji, że startują do danego zapytania, a tego praktycznie nie da się ukryć. Większość przedstawicieli posługuje się oflagowanymi pojazdami czy też kalendarzami i długopisami z logo firmy. Jeśli chodzi o przedstawicieli zamawiającego, którzy powinni uczestniczyć na takim spotkaniu, zależy to od wewnętrznych procedur obowiązujących w danej firmie. Ogólnie zaleca się obecność jakiegoś reprezentanta działu technicznego infrastruktury budynku, dysponującego wiedzą z tego zakresu i potrafiącego udzielać odpowiedzi na zadawane pytania.    c) zdalna – online    Zamawiający przeprowadza obchód samodzielnie, filmując na żywo obiekt i udostępniając transmisję wykonawcom. Za zaletę tej formy wizji można uznać brak wymaganej fizycznej obecności wykonawców w obiekcie, a w związku z tym ograniczone ryzyko związane z pandemią lub innymi zagrożeniami. Za wadę – niezaspokojoną potrzebę bezpośredniego kontaktu oraz interakcji między zamawiającym a wykonawcami. Takie spotkanie niesie ze sobą również ryzyko wystąpienia problemów technicznych, w tym jakości połączenia. Może się to później zemścić podczas wyboru firmy i realizacji kontraktu. Dlatego też polecam jak najrzadsze korzystanie z tego rozwiązania. Powinniśmy decydować się na nie tylko w razie wyższej konieczności. Jeśli osoba podpisująca kontrakt boryka się z brakiem czasu, do odbycia tradycyjnego obchodu można oddelegować kogoś ze swojego zespołu, a wziąć udział tylko we wstępnym spotkaniu i zakończeniu wizji.    d) Budynek ogólnodostępny – samodzielna wizja lokalna    Zamawiający nie organizuje wizji lokalnej, tylko informuje wykonawców o możliwości samodzielnego zwiedzenia obiektu w godzinach jego otwarcia. Zdarza się to w sytuacji gdy w zakresie obowiązków powierzchnie podlegające czyszczeniu są ogólnodostępne. Zaletą opisywanego modelu jest to, że nie wiąże się on z dodatkowymi kosztami i formalnościami ze strony zamawiającego oraz daje wolność i elastyczność wykonawcom co do terminu. Wadą – że nie gwarantuje on jednakowych warunków i dostępu do informacji dla wszystkich wykonawców. Może okazać się wręcz niemożliwy do zastosowania w przypadku obiektów zamkniętych lub specjalistycznych.    Ten wariant wizji szczególnie często jest wykorzystywany w przypadku galerii handlowych. Gorąco polecam jednak przeprowadzić obchód osobiście. Pozwoli nam to wiele  dowiedzieć się na temat firmy sprzątającej, choćby na podstawie pytań zadawanych przez jej przedstawiciela.    Warto wziąć też pod uwagę, że mimo ogólnego dostępu do powierzchni, które mają podlegać czyszczeniu, usługodawca potrzebuje często bardziej szczegółowych informacji np. o pomieszczeniach gospodarczych, maszynowniach czy rozmieszczeniu ukrytych ciągów komunikacyjnych na zapleczach, czy nie ma tam progów, schodów itd. To niezmiernie ważne dane i należy je udostępnić potencjalnym partnerom. Jeśli zbagatelizujemy etap wyboru firmy sprzątającej, możemy później gorzko tego żałować.    Niestety brałem udział w kilku wizjach w galeriach handlowych, gdy administrator mówił do mnie przez telefon: „Ja nie jestem przecież Państwu potrzebny. Budynek jest otwarty i można sobie go zwiedzać’’. A kiedy zapytałem o wskazane przez niego w zapytaniu powierzchnie położone na zapleczach w miejscach niedostępnych, otrzymałem informację, że mogę to sobie obejrzeć na załączonej do maila mapce. Nie róbcie tak. Bądźcie mądrzejsi. Może to narazić Was na dużą rozpiętość cenową ofert i trudności w porównaniu ich ze sobą. Poza tym nie świadczy to dobrze o profesjonalizmie zamawiającego i od początku zniechęca rzetelne firmy do współpracy.    Traktujcie z godnością firmy sprzątające. W końcu wybieracie współpracownika, któremu macie powierzyć pod opiekę wartościowe powierzchnie i wyposażenie. To tak jakbyście zatrudniali nowego pracownika. W najbliższym czasie będziecie się często kontaktować ze sobą i widywać. Warto jest taki wybór przeprowadzić od początku z głową.

Jak powinno przebiegać przykładowe spotkanie z jedną firmą sprzątającą?

Jak powinno przebiegać przykładowe spotkanie z jedną firmą sprzątającą?    Może ono składać się z trzech etapów.    Pierwszy z nich to spotkanie, które polega na omówieniu zapisów zapytania ofertowego. Jego celem jest zapoznanie się stron, ustalenie celu i zakresu wizji, a także podpisanie niezbędnych dokumentów.    Rekomendowane jest, wzięli w nim udział:  

     
  • zamawiający lub jego przedstawiciel,
  •  
  • wykonawca lub jego przedstawiciel,
  •  
  • ewentualnie specjaliści lub biegli.
  •  

 Zamawiający powinien na nim przedstawić:  

     
  • charakter i specyfikę obiektu,
  •  
  • cel i zakres wizji lokalnej,
  •  
  • zasady jej przeprowadzenia,
  •  
  • plan obiektu lub jego części, które będą oglądane,
  •  
  • dokumentację dotyczącą przedmiotu zamówienia.
  •  

 Wykonawca może zaprezentować:  

     
  • firmę i zakres jej działalności,
  •  
  • swoje doświadczenie i referencje,
  •  
  • wstępne pytania i uwagi dotyczące zamówienia.
  •  

 W trakcie spotkania osoby z ramienia wykonawcy powinny podpisać:  

     
  • oświadczenie o zachowaniu poufności informacji (NDA),
  •  
  • oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych (RODO).
  •  

 Dobrze byłoby, aby podczas niego zamawiający dysponował projektorem i wyświetlał poszczególne punkty zapytania, pokrótce je omawiając. Pokrótce, ponieważ treść zapytania została już udostępniona i firmy sprzątające miały już szansę, żeby się z nim zapoznać.    Można przedstawić niektóre istotne procedury, jakie obowiązują w Waszej organizacji wpływające na proces utrzymania czystości. Im więcej informacji udzielimy, tym dokładniejszą kalkulację otrzymamy. A pytania, jakie usłyszycie w trakcie obchodu, z pewnością będą bardziej techniczne. Warto wiedzieć, że na tym etapie usługodawców często interesują ogólne wytyczne klienta dotyczące zapisów umowy i jej warunków realizacji.    Przyznam, że drugi etap jest moim ulubionym. Biorąc w nim udział, czułem się jak w programie telewizyjnym pt. „Jak to jest zrobione”. Poznawałem, jak od podszewki wygląda produkcja różnych dóbr lub kulisy wykonywania usług. Myślę, że jest to bardzo ciekawe — nie tylko dla mnie — dla zdecydowanej większości ludzi. Wykorzystajcie to na pokazanie powagi i wartości tego, czym się zajmujecie. Tego, na czym Wam zależy. Jakie procesy uważacie za kluczowe i nie powinny być zakłócane. Zaangażujcie potencjalnego wykonawcę w Wasz sposób myślenia.    Ogólnie rzecz biorąc, obchód to część wizji lokalnej, która polega na przejściu przez obiekt lub jego fragmenty w celu zapoznania się z warunkami i specyfiką miejsca wykonywania przedmiotu zamówienia. Powinien być on przeprowadzony dokładny i systematyczny  sposób i, tak aby nie pominąć żadnego obszaru istotnego z punktu widzenia usługodawcy. Zaplanujcie sobie wcześniej ścieżkę obchodu, a trakcie niego informujcie o pracach nietypowych pracach sprzątających, które wynikają ze specyfiki obiektu. Warto również wspomnieć np. o tym, jak zorganizowane są przerwy dla pracowników produkcji czy w jakich godzinach odbywa się zmianowość. Wszystkie sprawy poruszajcie szczegółowo. Koncentrujcie się na detalach, na których Wam zależy. Informujcie też o obszarach o mniejszym priorytecie stanu czystości.    Podczas obchodu lub na spotkaniu końcowym może paść pytanie dotyczące tzw. protokołu przekazania obiektu. To dokument przygotowywany przez firmę przejmującą usługę pod kątem sprzątania bieżącego, kontraktowego. Jego sporządzanie praktykują dostawcy z doświadczeniem i dobrymi intencjami.    Powinien on zawierać udokumentowane fotograficznie wszelkie zniszczenia materiałowe i nadmiernie zalegające zabrudzenia na powierzchniach. Firmy sprzątające tworzą go po to, żeby nie zarzucić im rażącego niedbalstwa od razu na początku świadczenia usługi. Nie chcą być odpowiedzialne za poziom utrzymania czystości swoich poprzedników. Potraktujcie to jako dobrą okazję, żeby przeprowadzić inwentaryzację dotyczącą zniszczeń infrastruktury, którą ktoś za Was wykona.    Może się okazać, że zabrudzeń jest tak wiele, że wypadałoby przeprowadzić czyszczenie gruntowne przed pierwszym dniem świadczenia usługi kontraktowej. Jeśli to się Wam zdarzy, to nie bójcie się pytań, rozmawiajcie z wykonawcami i poproście o oferty na czyszczenie całej powierzchni lub w kluczowych dla Was obszary, np. toaletach i kuchniach.    Dzięki czyszczeniu gruntownemu na początku świadczenia usługi przez nową firmę łatwiej potem weryfikować jej wywiązywanie się z zapisów umowy i harmonogramu. Oczywiście może ono kosztować nawet dwukrotność miesięcznej stawki za stałą usługę, ale naprawdę warto.    Obchód zazwyczaj kończy się trzecim etapem, czyli spotkaniem końcowym, na którym można podsumować wyniki wizji lokalnej, odpowiedzieć na dodatkowe pytania i uwagi wykonawców, a także przekazać im dane kontaktowe do Was lub do kogoś z Waszego zespołu (aby dać firmie sprzątającej możliwość zadania dodatkowych pytań pogłębiających podczas tworzenia kalkulacji).    Na spotkaniu końcowym wykonawca powinien:  

     
  • potwierdzić zrozumienie celu i zakresu wizji lokalnej,
  •  
  • zadawać dodatkowe pytania i zgłaszać uwagi dotyczące zamówienia,
  •  
  • odebrać dane kontaktowe do administratora obiektu,
  •  
  • zapoznać się z terminem i sposobem składania oferty,
  •  
  • zapoznać się z kryteriami oceny ofert i warunkami umowy.
  •  

 Na spotkaniu końcowym możecie podpisać:  

     
  • protokół z wizji lokalnej,
  •  
  • ewentualne załączniki do protokołu.
  •  

 Protokół z wizji lokalnej to dokument, który zawiera opis przebiegu i wyników wizji lokalnej, a także wnioski i oświadczenia stron. Powinien być sporządzony przez Ciebie lub osobę przez Ciebie upoważnioną. Protokół powinien być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w wizji lokalnej. Dzięki temu zachowujesz transparentność podejścia do każdego uczestnika wizji. Wykazujesz się też swoim profesjonalizmem przed swoimi przełożonymi.

Komentarz

Image Gallery

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

REKLAMA
O autorze
Tomasz Łuczak
współzałożyciel CleanMode.pl, certyfikowany Trener sprzątania PIGC. Wieloletni praktyk i pasjonat branży
Udostępnij ten artykuł:
This is some text inside of a div block.
This is some text inside of a div block.

Więcej z tego wydania

Deska kreślarska

Biblioteki z marzeń i snów

No items found.
Zarządzanie

Inwestowanie z nową perspektywą

Anna Szelc
Director, Investment Management, Invesco Real Estate
ESG

Planując budżet na ESG

Ewelina Zajączkowska
View all

Najnowsze wydanie!

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse varius enim in eros elementum tristique.

Czytaj najnowsze wydanie
Column One
Link OneLink TwoLink ThreeLink FourLink Five
Column Two
Link SixLink SevenLink EightLink NineLink Ten
Column Three
Link ElevenLink TwelveLink ThirteenLink FourteenLink Fifteen
Subscribe
Join our newsletter to stay up to date on features and releases.
By subscribing you agree to with our Privacy Policy and provide consent to receive updates from our company.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
© 2025 Obiekty. All rights reserved.
Polityka PrywatnościOgólny regulamin wydarzeńWarunki świadczenia usług