Świadectwa charakterystyki energetycznej — czy jest się czego bać?

Czy każdy lokal musi posiadać osobne świadectwo?

 Zgodnie z Ustawą obowiązek sporządzenia świadectw dotyczy budynków oraz „części budynków”. Już na wstępie pojawia się więc zasadnicza wątpliwość: czy w danym przypadku wystarczy sporządzenie świadectwa dla  budynku (w naszych realiach – centrum handlowego, magazynu, biurowca), czy jednak wynajmujący będzie musiał sporządzać świadectwo dla każdego lokalu osobno, także w przypadku, gdy wyodrębnienie takiego lokalu ma charakter tylko funkcjonalny i nie stanowi on odrębnego lokalu w rozumieniu przepisów o własności lokali (co jest sytuacją standardową)?    W naszej ocenie w świetle znowelizowanych przepisów obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej dotyczy zasadniczo każdego wynajmowanego lokalu. Praktyka pokazuje jednak, że podejście właścicieli budynków do tego zagadnienia może być odmienne. W kwietniu br. jako kancelaria Argon Legal przeprowadziliśmy ankietę online, zadając pytanie o to, jakiego rodzaju świadectwa zamierzają sporządzić organizacje z branży najmu komercyjnego w związku ze zmianą przepisów. Zdania wśród ankietowanych property i asset managerów były podzielone:  

 
• 48% ankietowanych stwierdziło, że w ich ocenie wystarczającym będzie sporządzenie jednego świadectwa charakterystyki energetycznej dla całego budynku;
 
• 43% ankietowanych zadeklarowało, że ich organizacja zamierza sporządzić świadectwa dla każdego lokalu osobno;
 
• pozostali ankietowani stwierdzili, że zamierzają sporządzać świadectwa dla grup lokali.
 

      Nasz wniosek, że świadectwo należy sporządzić dla każdego wynajmowanego lokalu, nie znajduje zastosowania we wszystkich sytuacjach, z jakimi zarządzający nieruchomościami mają do czynienia w praktyce. „Część budynku” na potrzeby Ustawy została zdefiniowana jako „zespół pomieszczeń w budynku o jednakowym przeznaczeniu, przewidzianych do odrębnego użytkowania, w szczególności lokal mieszkalny lub lokal użytkowy w budynku”. Czy zatem za zespół pomieszczeń o jednakowym przeznaczeniu będą mogły zostać uznane na przykład powierzchnie w strefie food court? Co z powszechnymi w galeriach handlowych wyspami albo najmu miejsc parkingowych? Nie ma w tych przypadkach pełnej jasności. Wiadomo natomiast, że traktowanie takich powierzchni jako „lokali” w jakimkolwiek znaczeniu (nawet funkcjonalnym) byłoby sztuczne i nieintuicyjne (nie mówiąc o praktycznych trudnościach z jakimkolwiek mierzeniem i oceną ich efektywności energetycznej).

Co zmieniło się w przepisach?

 Obowiązek zarówno sporządzania, jak i przekazywania najemcom kopii świadectw charakterystyki energetycznej nie jest niczym nowym w polskim prawie. Istniał bowiem na długo przed nowelizacją i pozostał w Ustawie w niezmienionej formie. Jednak przed nowelizacją, w przypadku gdy wynajmujący nie wywiązał się z obowiązku, najemca mógł zlecić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej na koszt wynajmującego (po uprzednim wezwaniu wynajmującego). Miał na to 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy najmu. Brak spełnienia tego obowiązku nie wiązał się jednak z żadną sankcją i – jak można przypuszczać – w wielu przypadkach świadectwa nie były przekazywane najemcom.  

Czy „diabeł taki straszny”?

 Mimo groźnie brzmiących ostrzeżeń dotyczących „odpowiedzialności karnej”, w praktyce straszenie odpowiedzialnością będzie w wielu przypadkach co najmniej przedwczesne.  Po pierwsze, przepisy łączą obowiązek dostarczenia kopii świadectwa z „zawarciem umowy najmu”. Ponieważ w dzisiejszych realiach duża część najmów przedłuża się na podstawie aneksów, może stanowić to argument dla wynajmujących, że w takich sytuacjach świadectwo nie będzie konieczne. W konsekwencji zapowiadany przez niektórych obowiązek hurtowego zamawiania świadectw dla całego obiektu (np. dla 200 lokali w dużej galerii handlowej) może zostać zastąpiony sukcesywnym przygotowaniem świadectw dla tych lokali, które będą wynajmowane na podstawie nowych umów najmu (zob. też poniższy punkt z wnioskami praktycznymi).    Po drugie, przepisy Ustawy nie przewidują jakiejś automatycznej formy weryfikacji, czy wynajmujący świadectwo sporządził, czy nie. W praktyce to najemca musiałby złożyć zawiadomienie do organów ścigania, że takiego świadectwa przy zawarciu umowy najmu nie otrzymał.    Po trzecie, nawet w przypadku podjęcia aktywności przez organy ścigania zakończonego stwierdzeniem naruszenia obowiązku i wymierzeniem kary, kara grzywny będzie nakładana na podstawie przepisów kodeksu wykroczeń. To właśnie do niego (a nie kodeksu karnego) odsyła Ustawa. Oznacza to w wymiarze finansowym, że wysokość grzywny będzie kształtowała się w przedziale od 20 do 5000 zł (i raczej można liczyć na to, że pojedyncze sytuacje zapomnienia o świadectwie nie będą sankcjonowane karami w górnych rejonach tych „widełek”).

Wnioski praktyczne

 W przypadku podjęcia przez właściciela decyzji o sporządzaniu świadectw dla poszczególnych lokali, warto uwzględnić fakt, że świadectwa będą ważne maksymalnie przez 10 lat od dnia ich sporządzenia oraz (jak wspomniano wyżej), że przepisy Ustawy łączą obowiązek dostarczenia kopii świadectwa wyłącznie z „zawarciem umowy najmu” (a nie aneksu przedłużającego umowę już istniejącą).    Dlatego warto się zastanowić, czy inwestowanie od razu w przygotowanie świadectw dla wszystkich lokali jest najlepszym rozwiązaniem. Wydaje się, że bardziej ekonomiczną opcją może okazać się sporządzanie świadectw sukcesywnie, na potrzeby negocjowanych na bieżąco umów najmu.    Warto mieć również na uwadze, że lokale w budynkach komercyjnych, zwłaszcza galeriach handlowych czy magazynach, ulegają zmianom: podlegają podziałom i połączeniom, bywają też powiększane. Wszystko to będzie miało również wpływ na konieczność sporządzania nowych świadectw, ponieważ „stary” lokal – w kształcie uwzględnionym w poprzednim świadectwie – nie będzie już istnieć.    Kolejnym argumentem, przemawiającym za sukcesywnym sporządzaniem świadectw, są przewidywalne tendencje rynkowe. Można się bowiem spodziewać, że po pierwszym boomie na świadectwa energetyczne opadnie nieco zapał do ich masowego sporządzania, a wraz z nim ceny świadectw.  

Wątpliwości

 Można rozważać celowość zmian wprowadzanych Ustawą, czy szerzej – sens obowiązku sporządzania świadectw dla poszczególnych lokali w galerii handlowej, czy innym budynku komercyjnym. Wśród ekspertów słychać krytyczne wobec tego podejścia opinie (które podzielamy). Nie poprawia sytuacji fakt, że przewidziany w Ustawie centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków – z uwagi na problemy techniczne – nie działał już chwilę po wejściu w życie znowelizowanych przepisów.    Wielu właścicieli budynków komercyjnych zastanawia się (lub wkrótce zacznie), czy koszt związany ze sporządzeniem świadectwa energetycznego powinien zostać pokryty przez wynajmującego, czy też przeniesiony jako koszt na najemców budynku w ramach opłat eksploatacyjnych.    Wprawdzie jednostkowa opłata za sporządzenia świadectwa nie powinna być bardzo wysoka (oferty dostępne na stronach internetowych zaczynają się od kilkuset złotych za jedno świadectwo energetyczne), jednak, w przypadku jednorazowego sporządzenia świadectw dla wszystkich lokali w obiekcie, opłata może stanowić znaczącą pozycję w budżecie. Dlatego rozstrzygnięcie, czy koszt świadectwa ponosi właściciel czy najemcy, (w ramach opłat eksploatacyjnych) nabierze większego znaczenia.