Ewolucja miejsca pracy

Transformacja koncepcji miejsca pracy

Świat zmaga się z następstwami globalnej pandemii, wojną na Ukrainie, zakłóceniem łańcuchów dostaw oraz szalejącą inflacją – to wszystko powoduje, że koncepcja miejsca pracy przechodzi głęboką transformację. Dominujący udział pracy zdalnej, nieunikniony postęp technologiczny, a także wnioski wyciągnięte po pandemii COVID-19 spowodowały, że wiele firm dokonuje analizy dotychczasowego sposobu pracy. Próba łączenia starych modeli (będących obecnie w strzępach) mija się z celem – nadszedł czas na zupełnie nowy sposób myślenia. Tradycyjne biuro, niegdyś uznawane za podstawę kultury korporacyjnej, ewoluowało w dynamiczną przestrzeń, która odzwierciedla zmieniające się potrzeby i oczekiwania nowoczesnych firm i ich pracowników. Ta zmiana w kierunku biura przyszłości wskazuje na szerszy trend – zdefiniowanie na nowo sposobu, w jaki pracujemy i wprowadzamy innowacje w naszych biurach.

Wizja biura przyszłości

Ciekawe spojrzenie na temat biur przyszłości można odnaleźć w raportach EMEA Fit-Out Cost Guide by JLL oraz Why Workplace: A Leader's Guide to the Post-Pandemic Workplace. Dokumenty te rzucają światło na pojawiające się nurty, wyzwania i możliwości, które pozwalają lepiej zrozumieć, w jakim kierunku zmierzają koncepcje biura przyszłości. Według dyrektorki działu HR firmy Standard Chartered Bank, Tanuj Kapilashrami przyszłość jest teraz, przyszłość pracy oznacza znacznie większą innowacyjność, znacznie większą produktywność i skupienie się na doświadczeniu pracowników. Jednym z najważniejszych czynników, kształtujących wizję biura przyszłości, jest uznanie, że miejsce pracy to coś więcej niż tylko fizyczna przestrzeń – to strategiczny zasób wpływający na kulturę organizacyjną, produktywność i dobre samopoczucie pracowników. W związku z tym myślące przyszłościowo firmy przekształcają swoje biura w centra kreatywności i współpracy, sprzyjając tym samym budowaniu społeczności. Rzeczywistość pandemiczna wymusiła na organizacjach wprowadzenie pracy zdalnej na niespotykaną dotąd skalę, co z kolei pokazało opłacalność rozproszonych modeli pracy. Biuro przyszłości charakteryzuje się więc hybrydowością. Oferuje pracownikom swobodę wyboru czasu, miejsca i sposobu pracy, co sprzyja poczuciu autonomii i zaufania przy jednoczesnym zachowaniu produktywności.

Biuro JLL – przykład biura przyszłości

Autorzy raportu JLL podkreślają znaczenie adaptowalnych projektów biurowych, które można dostosować do zmieniających się wzorców pracy i postępu technologicznego. Przykładem takiej realizacji może być nowe Londyńskie biuro firmy JLL (20 Water Street), zaprojektowane przez firmę Tétris.

Zdrowie i samopoczucie pracowników

Projekt został sporządzony na podstawie czterech założeń. Pierwszą i najważniejszą kwestią było zdrowie i dobre samopoczucie pracowników. JLL wyznaczył sobie cele certyfikacyjne: WELL Platinum, SKA Gold i BREEAM Excellent. Dodatkowo określono maksymalny poziom CO2 (700 ppm), który monitorowano przy wykorzystaniu 44 czujników IEQ raportujących jakość środowiska. Biofilny projekt zakładał wyposażenie biura w 1200 roślin i 2 żywe, zielone ściany poprawiające jakość powietrza i redukujące poziom stresu u pracowników. Zadbano o akustykę i dostęp do świeżej, filtrowanej wody. Postawiono na maksymalizację dostępu do naturalnego światła we wszystkich pomieszczeniach. Projekt biura JLL skoncentrował się na różnicach fizycznych między pracownikami, ich zdrowiu psychicznym, wieku, dywersyfikacji kulturowej i wrażliwości środowiskowej – właśnie dlatego uwzględnił elementy charakterystyczne dla szeroko pojętej neuroróżnorodności.

Przestrzeń biurowa a hybrydowy model pracy

Kolejnym założeniem projektu było dostosowanie go do hybrydowego modelu pracy – 50 procent dostępnej przestrzeni do siedzenia stanowi alternatywne do foteli biurowych rozwiązanie softsittingowe. JLL położyło nacisk na tworzenie przestrzeni, którą można łatwo rekonfigurować w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb. Przenośna konstrukcja z ograniczoną liczbą stałych ścian umożliwia ponad 30 różnych ustawień miejsc pracy (stojące, otwarte, zamknięte), co z kolei daje możliwość eksperymentowania i stworzenia takiej przestrzeni, jaka jest aktualnie potrzebna. Przy liczbie 1000 pracowników zapewniono 350 miejsc do współpracy (przestrzenie szkoleniowe i warsztatowe) oraz 300 tradycyjnych stanowisk. Do użytku został oddany także duży, interaktywny bar kawowy ze strefą relaksu, pokoje dla rodziców oraz przestrzeń do cichej pracy.

Projekt zrównoważony

Nie pominięto równie ważnego aspektu, jakim było stworzenie projektu zrównoważonego. Wspomniane wcześniej cele certyfikacyjne, które – co należy podkreślić – udało się zrealizować, pozwoliły na transparentne zdefiniowanie oczekiwań. Dzięki przemyślanemu działaniu, wdrożeniu gospodarki cyrkularnej i projektowaniu w oparciu o model energetyczny udało się zredukować zużycie energii aż o 50 procent na m2 przy 100-procentowym wykorzystaniu energii elektrycznej ze źródeł odnawialnych. Osiągnięto 37-procentową redukcję emisji CO2 w porównaniu z (hipotetycznym) poziomem bazowym JLL, co stanowi imponujący wynik. Dzięki wykorzystaniu 80 procent mebli odnowionych i z drugiej ręki znacząco zredukowano ślad węglowy.

Przestrzeń zorientowana na nowoczesną technologię

Ostatnim z założeń projektu było stworzenie przestrzeni zorientowanej na nowoczesną technologię. Inwestycje w infrastrukturę technologiczną, którą tworzą np. szybki Internet 6G czy też urządzenia do wideokonferencji, są niezbędne do wspierania płynnej współpracy między pracownikami stacjonarnymi i zdalnymi, ale dzisiaj te rozwiązania wydają się być niewystarczające. JLL zrewolucjonizowało swoje londyńskie biuro, wykorzystując rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji i montując czujniki CO2, pyłu, VOC, PM 2.5 oraz mierniki oświetlenia. Na 3530 m2 znajduje się 185 czujników mierzących zajętość powierzchni, co pozwala na dalsze dostosowywanie jej do potrzeb pracowników. Jedna aplikacja zintegrowana ze wszystkimi systemami obsługującymi biuro pozwala na sprawne zabezpieczenie przestrzeni poprzez zmniejszenie czasu przetwarzania zgłoszeń i reakcji działów FM. Dodatkowo zapewniono pracownikom dostęp do 500 inteligentnych szafek bez przypisanych użytkowników – umożliwia to wykorzystanie ich w zależności od zapotrzebowania (przypomina to znane nam rozwiązanie skrytek paczkomatu InPost).

Wyzwania związane z biurami przyszłości

Cztery wspomniane wyżej trendy, uwzględnione przy projektowaniu biura JLL, dominowały w 2023 roku w priorytetach najemców powierzchni biurowych i pozostają aktualne również dzisiaj. Przejście do biura przyszłości nie jest jednak pozbawione wyzwań. Pojawiają się obawy o utrzymanie kultury organizacyjnej, wspieranie zaangażowania pracowników i rozwiązywanie kwestii równości między tymi, którzy pracują stacjonarnie i zdalnie. Liderzy muszą znaleźć delikatną i jakże kruchą równowagę między dawaniem pracownikom możliwości wyboru a zapewnieniem poczucia przynależności i identyfikacji pracownika z DNA firmy. Przewodnik Why Workplace podkreśla, że przyszłość biur nie jest z góry określona, lecz ukształtowana przez świadome wybory i działania. Należy przyjąć podejście skoncentrowane na człowieku. Nie powinno się natomiast przeceniać znaczenia współpracy w biurze. Według niedawnych badań Leesmana zaledwie 3 procent spośród 973 111 ankietowanych klasyfikuje swoje działania w pracy jako wysoce współpracujące. Niedostateczne wspieranie niezwykle ważnej, indywidualnej pracy, która ma miejsce pomiędzy współpracami, może stanowić tutaj pewne ryzyko. Biura przyszłości powinny wspierać oba rodzaje aktywności, ograniczając traktowanie miejsca pracy jako pewnego rodzaju kreatywnego i opartego na współdziałaniu placu zabaw. Na uwagę zasługują również inne koncepcje, które oferują świeże spojrzenie na biura przyszłości. Rozwój przestrzeni coworkingowych i centrów innowacji odzwierciedla rosnący apetyt na ekosystemy współpracy, które sprzyjają przypadkowym spotkaniom i dzieleniu się wiedzą. Ciekawym rozwiązaniem jest również hotelizacja miejsca pracy, czyli tworzenie przestrzeni wygodnych i doposażonych, z udogodnieniami na poziomie przewyższającym komfort naszych domowych biur. Koncepcja hotelizacji zakłada traktowanie biur jak hoteli do pracy, warto więc uczynić je bardziej gościnnymi. Z ankiety przeprowadzonej przez Leesmana wśród liderów rynku nieruchomości wynika, że 61 procent respondentów planuje dalsze redukcje powierzchni. Najemcy będą prawdopodobnie pozbywać się jej na rzecz nowocześniejszych budynków, w których mają większe szanse na zapewnienie pracownikom lepszych doświadczeń. Spowoduje to niedobór najlepszej powierzchni i zalanie rynku powierzchnią niższej jakości.

Człowiek – najważniejszy element i współtwórca miejsca pracy

Pracownicy po pandemii zmienili sposób, w jaki pracują. Są bardziej świadomi, ich oczekiwania wobec miejsca pracy uległy zmianom, dlatego warto zaangażować ich do tworzenia nowych środowisk pracy. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Exeter przez Haslama i Knighta pokazują, że tam, gdzie wykonano takie ćwiczenie, produktywność wzrosła aż o 30 procent. Elastyczność i możliwość wyboru to kluczowe elementy biur przyszłości, podobnie jak priorytetowe traktowanie zdrowia i dobrego samopoczucia w środowisku biurowym oraz tworzenia zrównoważonych, zwinnych przestrzeni – zwłaszcza w kontekście obowiązku raportowania niefinansowego ESG. Przyjmując innowacje, wspierając współpracę i stawiając na pierwszym miejscu człowieka, organizacje mogą znaleźć się w czołówce zmieniającego się krajobrazu miejsca pracy. Naszą rolą jako działów FM i administracji jest z kolei uniknięcie pułapki branż projektowych, które tworzą zapierające dech w piersiach przestrzenie, kosztem starannej oceny ról pracowników i zaprojektowania przestrzeni, która będzie efektywna operacyjnie.

Co przyniosą kolejne lata?

Przyszłość wciąż pozostaje niejasna. Możemy snuć domysły i zastanawiać się, czy wizje rodem z Hollywood są faktycznie tak odległe. To, czego natomiast możemy być pewni, to to, że nadszedł czas na odważne posunięcia, a dalsza ewolucja przestrzeni pracy i nasza gotowość do adaptowania się do nowych realiów biur przyszłości jest nieunikniona.