Capex i Opex od podszewki

Planowanie kosztów i motywowanie nakładów inwestycyjnych

w nieruchomości magazynowej stanowią kluczowe elementy strategii biznesowej. Optymalizacja kosztów obejmuje nie tylko inwestycje początkowe, lecz także koszty eksploatacji i utrzymania. Wdrażanie środków oszczędnościowych w odpowiednich obszarach może prowadzić do poprawy rentowności inwestycji. Motywowanie nakładów inwestycyjnych polega na wyborze projektów, które generują największe korzyści dla przedsiębiorstwa. Koncentracja na strategicznych inwestycjach, które wspierają cele biznesowe, oraz ciągłe monitorowanie zwrotu z inwestycji są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w sektorze nieruchomości magazynowych. Tworzenie analizy planowania kosztów i motywowania nakładów inwestycyjnych w bilansie rocznym powinniśmy rozpocząć od zdefiniowania dwóch określeń tj. CapEx i OpEx.

Dwa magiczne słowa — CapEx i OpEx

Tworzenie analizy planowania kosztów i motywowania nakładów inwestycyjnych w bilansie rocznym powinniśmy rozpocząć od zdefiniowania dwóch określeń tj. CapEx i OpEx. CapEx (Capital Expenditure) – to wydatki kapitałowe, które są ponoszone na nabycie, modernizację lub rozbudowę aktywów trwałych, takich jak nieruchomości, maszyny, sprzęt czy technologia. CapEx jest związany z inwestycjami mającymi na celu długoterminowe korzyści dla przedsiębiorstwa, zwykle poprawiające jego zdolność produkcyjną lub wydajność z zamysłem podnoszenia wartości nieruchomości. OpEx (Operational Expenditure) – to z kolei wydatki operacyjne, które są ponoszone w ramach codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obejmują one koszty bieżącej działalności, takie jak: płace pracowników, opłaty za energię elektryczną, koszty utrzymania i naprawy sprzętu, a także koszty marketingu czy administracyjne. OpEx są niezbędne do utrzymania bieżącej działalności firmy i zazwyczaj obejmują okres krótszy niż CapEx. CapEx i OpEx mają różne implikacje dla księgowości, budżetowania i analizy finansowej. CapEx zazwyczaj jest aktywizowany w bilansie jako aktywa trwałe i amortyzowany w ciągu kilku lat, podczas gdy OpEx odnosi się bezpośrednio do kosztów w danym okresie rozliczeniowym. Zarządzanie CapEx i OpEx jest kluczowe dla efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa i osiągnięcia strategicznych celów biznesowych.

Kalkulacje i terminy

Pierwsze kalkulacje związane z budżetem przedstawia się właścicielowi nieruchomości zazwyczaj pomiędzy III a IV kwartałem, kiedy jeszcze nie mamy informacji, jaka będzie kwota np. za podatki oraz ubezpieczenie. Dodatkowo wyznacza się czas do końca roku kalendarzowego na dokończenie przetargów m.in. na media. Aktualizację kosztorysu najczęściej wykonuje się w grudniu, tak aby na przełomie roku, po akceptacji ze strony właściciela, przedstawić nową stawkę najemcom. Dlatego przy planowaniu budżetu związanego z ustaleniem wysokości stawek za opłaty eksploatacyjne pierwszym krokiem jest analiza i rozliczenie budżetu przedstawionego w poprzednim roku kalendarzowym. Celem zarządcy jest rozliczenie do zera wydatków operacyjnych (OpEx), ponieważ wydatki CapEx przyjmowane są zazwyczaj w planie pięcioletnim związanym z polityką właściciela nieruchomości. Rozliczenie następuje najczęściej do końca I kw. w obowiązującym roku kalendarzowym.

Precyzyjnie określenie kosztów

Odpowiednio zaplanowany budżet to taki, w którym różnica nie przekracza +/- 5% zakładanych wydatków. świadczy o jakości pracy zespołu zarządców. Dla przykładu: Różnica w kalkulacji przygotowana przez zespół AXI IMMO Services dla obsługiwanych przez nią obiektów w ostatnim roku kalendarzowym wyniosła zaledwie 0,3%. Najwyższą pozycję w przyjmowanym budżecie mają zazwyczaj tzw. opłaty publiczno-prawne, w tym: podatek od nieruchomości, podatek od gruntu, opłaty za służebności, za obecność w specjalnej strefie ekonomicznej, opłaty za odrolnienie i inne. Pozostałe znaczące elementy kosztowe, to: ubezpieczenie nieruchomości, koszty serwisów FM, ochrona, utrzymania terenu zewnętrznego oraz koszt zarządzania nieruchomością. W przypadku serwisu ochrony i utrzymania terenu zewnętrznego są one uzależnione od wysokości płacy minimalnej, która w ostatnich latach znacząco wzrosła. Pozostałe koszty są bardziej odporne na jej zmiany, niemniej na wszystkie poniesione wydatki wpływ bezpośredni, jak i pośredni ma inflacja. Każdą zmianę staramy się zaplanować w budżecie na etapie jego przygotowywania, żeby unikać konieczności przeprowadzenia zmian w ciągu roku.

Energia

W strefie kosztów znajduje się także dostarczenie energii. Zarządcy nieruchomości w imieniu właściciela pozyskują prąd na dwa sposoby: poprzez transakcje spotowe lub terminowe, najczęściej podpisywane na rok lub dwa lata. Różnica w sposobie rozliczania polega na stronie, która przyjmie na siebie ryzyko związane z fluktuacją cen za energię. W nieruchomościach przez nas obsługiwanych w ciągu ostatnich dwóch lat korzystniejszym rozwiązaniem okazywały się transakcje spotowe, czyli bazujące na cenie za energię z dnia poprzedzającego. Kontrakt oferował relatywnie wyższą stawkę po przeliczeniu miesięcznych kosztów. Odpowiednio sporządzona umowa na dostawę energii elektrycznej jest niezwykle istotna dla najemców, gdyż to oni w całości ponoszą jej koszt, głównie poprzez opłaty bezpośrednie (zużycie z liczników). Pozostałą część wykorzystuje się w ramach elementów wspólnych (oświetlenie zewnętrzne i inne) i najemca pokrywa koszt proporcjonalny do zajmowanej powierzchni.

Modernizacje

Jednym ze sposobów motywowania nakładów inwestycyjnych pozostają modernizacje, mające na celu obniżenie kosztów eksploatacji. Na skutek ich realizacji budynek staje się bardziej atrakcyjny w oczach najemców, ponieważ – oprócz wynegocjowanej stawki za czynsz – mogą spodziewać się niższych stawek eksploatacyjnych. podbijają również wartość nieruchomości dla właściciela, a także pozwalają spełnić cele polityki ESG właściciela oraz najemcy. W ostatnich miesiącach niektórzy najemcy zaczęli intensywniej inwestować np. we flotę elektrycznych pojazdów. Dzieje się tak często ze względu na potrzeby klientów, z którymi współpracują i jest to decyzja czysto biznesowa. W dłuższej perspektywie koszt zainstalowania dodatkowej infrastruktury może okazać się przewagą dla pozyskania nowych najemców. Innym z przykładów, który obecnie wpisał się w standard nowo oddawanych budynków magazynowych, jest oświetlenie LED z aktywnym systemem DALI. W przypadku starszych budynków zarządca przejmujący obiekt może zasugerować wspomniane rozwiązanie jako jedną z pierwszych modernizacji, która błyskawicznie wpłynie na realne oszczędności.

Uwzględnić ESG

Kolejny wydatek, na który właściciel może się zdecydować, ale nie jest wymagany np. przez najemców, będzie odnowienie certyfikatów środowiskowych. Dla przykładu – ważność certyfikacji BREAM In-Use wynosi trzy lata. Niemniej, biorąc pod uwagę konieczność objęcia coraz mniejszych podmiotów obowiązkową procedurą raportowania polityki ESG, koszt ten z dużym prawdopodobieństwem będzie funkcjonował jako obligatoryjny. W rezultacie czynniki ESG stają się coraz ważniejsze przy ustalaniu stawek eksploatacyjnych, ponieważ wpływają one na koszty operacyjne i wartość nieruchomości, jak również konkurencyjność oferty (zarówno na rynku najmu, jak i inwestycyjnym), a także ograniczenie ryzyka regulacyjnego. Z tego powodu właściciele nieruchomości coraz częściej uwzględniają te czynniki podczas ustalania stawek eksploatacyjnych, aby zaspokoić rosnące oczekiwania najemców i inwestorów.

Roboty i AI

Niekiedy w procesie poszukiwania oszczędności wykorzystuje się autonomiczne urządzenia w tym roboty, aby obniżyć koszty stałe, czyli związane ze sprzątaniem lub ochroną obiektu. Właściciel może rozważyć zaadoptowanie takich rozwiązań, w których na początkowym etapie poniesie wyższe koszty, niemniej jednak w dłuższym horyzoncie czasowym mogą one przynieść znaczące oszczędności. Niektóre z propozycji związanych z autonomicznością są obecnie wykluczone przez przepisy prawne. Dla przykładu – w zakresie działań związanych z ewakuacją z obiektu magazynowego służby (tj. policja oraz straż pożarna) oczekują przekazania konkretnych informacji dotyczących liczby osób na powierzchni czy wskazania określonych informacji związanych z wydarzeniem na miejscu. Wykorzystanie AI na obecnym etapie, pomimo swojego zaawansowania, nawet przy wykorzystaniu scaningu ruchu, nie przekaże dodatkowych, cennych informacji związanych z nawykami pracowników. Niemniej, już dziś wykorzystuje się autonomiczne rozwiązania np. jako skanery tablic rejestracyjnych czy specjalnych kodów QR, umożliwiających wjazd i wejście o konkretnych porach na teren obiektu.

Co z serwisem FM?

Głównym celem zarządcy nieruchomości jest utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym, dlatego podczas kalkulacji budżetu na kolejny rok wpisuje się takie pozycje jak stały serwis FM (do kilkunastu osób), przeglądy, planowanie wymiany, a w skrajnych przypadkach naprawy awarii. Serwis techniczny związany z utrzymaniem nieruchomości będzie zatem rozpatrywany przez pryzmat:

1. Wymogów prawnych i rozporządzeń;
2. DTR — dokumentów wydawanych przez poddostawców, np. w zakresie konserwacji;
3. Wymogów ubezpieczenia.

Różne rodzaje obiektów

Wydatki CapEx i OpEx mogą różnić się rodzajem budynku (nieruchomość typowo produkcyjna bądź logistyczno-magazynowa). Głównym determinantą będzie tutaj powierzchnia obiektu. Dla zobrazowania: Możemy być świadkiem sytuacji, w której podczas planowania budżetu niewielki magazyn będzie generował relatywnie wyższe opłaty eksploatacyjne (które w wypadku obiektów wielkopowierzchniowych lepiej się rozkładają). Z jedną z takich sytuacji mamy do czynienia podczas dokonywania analizy położenia oraz lokalizacji nieruchomości. Wzrost opłat za obiekt może sięgać do 15%, po uwzględnieniu podatków od gruntu czy podatku od nieruchomości, które stanowią jeden z elementów budowania budżetu przez władze lokalne tj. miasta i gminy.

Poziom kosztów operacyjnych a opłaty ponoszone przez najemców

Wysokość stawek eksploatacyjnych, czyli opłat ponoszonych przez najemców, wielokrotnie odzwierciedla poziom kosztów operacyjnych. Dlatego zarządzanie OpEx ma bezpośredni wpływ na atrakcyjność oferty najmu dla potencjalnych najemców i może decydować o tym, czy nieruchomość będzie konkurencyjna na rynku. Analogicznie w przypadku obiektu, który znajduje się na etapie planowania lub jest już w budowie doświadczone zespoły zarządców nieruchomości, mogą zostać poproszone o oszacowanie wysokości opłat eksploatacyjnych. W tej sytuacji kalkulacja powinna zakładać ok. 10% margines błędu pod pierwszy budżet. Przyjmuje się, że w nowych budynkach opłaty eksploatacyjne z reguły powinny być niższe.

Mieć rękę na pulsie

Wreszcie, skuteczne zarządzanie nieruchomościami magazynowymi wymaga stałego monitorowania wskaźników wydajności operacyjnej i finansowej, wdrażania efektywnych strategii zarządzania kosztami oraz dostosowywania się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb najemców. Działania te pozwalają nie tylko zminimalizować ryzyko inwestycyjne, lecz także maksymalizować zwrot z inwestycji w dłuższej perspektywie czasowej. Reasumując, stawki eksploatacyjne, czyli opłaty ponoszone przez najemców za korzystanie z nieruchomości magazynowej, uwzględniają zarówno koszty CapEx, jak i OpEx. Ich wysokość może być ustalana na podstawie prognozowanych kosztów operacyjnych, w tym: kosztów utrzymania, obsługi technicznej, ubezpieczeń, podatków czy kosztów finansowania inwestycji kapitałowych. Zarządcy nieruchomości muszą równoważyć te koszty, aby zapewnić opłacalność inwestycji dla właścicieli nieruchomości i atrakcyjne warunki dla najemców. Warto podkreślić, że wszystkie te czynniki muszą zostać uwzględnione przy ustalaniu stawki eksploatacyjnej, aby zapewnić zrównoważony poziom kosztów i konkurencyjność oferty najmu nieruchomości magazynowej na rynku. Dla właścicieli nieruchomości istotne jest znalezienie równowagi między minimalizacją kosztów, zapewnieniem wysokiej jakości usług i zadowolenia najemców a maksymalizacją wartości nieruchomości.