Dobre praktyki - dialog techniczny w zamówieniach usług utrzymania czystości. Część 1

Jak się okazuje, dla wielu to “Czary-Mary”’ a jednak Dialog techniczny to po prostu proces konsultacyjny, który pozwala zamawiającemu na zebranie informacji o dostępnych na rynku rozwiązaniach. Warto go przeprowadzić przed wszczęciem właściwego postępowania wyboru wykonawcy, by zdobyć wiedzę niezbędną do poprawnego określenia ram konkursu i wyłonienia rzetelnego partnera biznesowego. W kontekście usług profesjonalnego utrzymania czystości, Dialog techniczny ma na celu zapewnienie, że to właśnie zamawiający dokładnie rozumie, jakie technologie i metody są dostępne na rynku, oraz jaki zakres usługi go faktycznie interesuje, zanim jeszcze sformułuje wymagania w specyfikacji zamówienia. W teorii tyle mogłoby wystarczyć, ale nie zostawię Cię z tym na bezludziu.

Dlaczego Dialog techniczny jest stosowany?

Owszem strona zainteresowana zakupem, zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych (PZP) z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.) “...może przeprowadzić dialog techniczny…”, ale nie jest do tego zobligowana. Jest to więc jedynie dobra praktyka, ale bez powodu do Ustawy nie trafiła, a celowo o nim piszę, bo z punktu widzenia FM-a może ona przynieść więcej dobrego niż złego. W zamówieniach publicznych Dialog techniczny jest wykorzystywany głównie po to, by zamawiający mógł:

• Poznać innowacje rynkowe: w branży utrzymania czystości technologie i metody nieustannie się rozwijają. Dialog techniczny pozwala na zdobycie wiedzy i zrozumienie najnowszych innowacji, takich jak ekologiczne środki czystości czy nowoczesne urządzenia czyszczące.
• Sprecyzować własne wymagania: dzięki bezpośrednim konsultacjom z dostawcami i ekspertami rynku, zamawiający mogą lepiej określić swoje potrzeby i uniknąć niejasności w specyfikacji zamówienia.
• Uniknąć błędów i zbędnych kosztów: przedwcześnie sformułowane wymagania mogą prowadzić do błędów w zamówieniu, co z kolei skutkuje dodatkowymi kosztami. Dialog techniczny minimalizuje ryzyko takich problemów.

Jaka jest fizyczna korzyść z implementacji dialogu technicznego do procesów komercyjnych?

Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że wprowadzenie dialogu technicznego do zamówień komercyjnych, w tym na usługi profesjonalnego utrzymania czystości, przynosi szereg korzyści, których efekty mogą co prawda być rozciągnięte w czasie, ale za to potrafią być spektakularne:

• Optymalizacja procesu zamówienia: pozyskanie szczegółowych informacji od potencjalnych wykonawców pozwala na lepsze zaplanowanie zamówienia. Można uniknąć sytuacji, w której wymagania są zbyt ogólne lub nieadekwatne do potrzeb.
• Zwiększenie konkurencyjności: otwarte konsultacje z wieloma dostawcami (niekoniecznie firmami sprzątającymi, ale też środowiskiem eksperckim i organizacjami branżowymi) sprzyjają zdrowej konkurencji, co z kolei może prowadzić do bardziej atrakcyjnych ofert.Dostosowanie usług do rzeczywistych potrzeb: Dialog techniczny umożliwia lepsze dopasowanie oferty do specyficznych potrzeb obiektu, co zwiększa efektywność i jakość świadczonych usług, oraz może obniżyć całkowity koszt usługi.

Zapraszamy już dziś na część drugą rozważań o dialogu technicznego w usługach czystości, która już niebawem w naszym serwisie!